Want to know more about ESCRIBA?
Simply register here for our e-mail distribution list.
Menu
The demands on the legal system have changed significantly in recent years. Legal tech has long since ceased to be a foreign concept, and the use of modern software solutions is steadily increasing. With the goal of increasing legal efficiency while maintaining a high level of consulting quality, both in-house legal departments and law firms must now deal with digital process management and automation.
The economic pressures that arise not only from new business models, but are present in every organisation, require recurring efficiency improvements in all functional areas. Legal departments and law firms often respond by simply cutting costs, such as travel restrictions, reduced or delayed hiring, less professional development or even reducing IT investment.
The latter in particular is extremely critical in view of technological change and digital competition. In order to break out of the negative spiral, innovative solutions for the provision of legal services, a modern technological system landscape and data-based decision-making are needed above all.
Legal departments in companies today are not just guardians of the law, but much more strategic business partners. In addition to traditional legal functions such as compliance and risk assessment, they are also responsible for cost management and communication with other business areas and external service providers.
Corporate lawyers are increasingly expected to proactively shape the strategic development of the company with accurate risk assessments and regulatory judgements. For this to succeed, a business mindset that focuses more strongly on operationalisation and digitalisation is required in addition to the legal approach.
With increasing digitalisation, law firms are confronted with new technical possibilities and the associated changes in competition as well as the growing expectations of their clients. Analysing data, recognising patterns and quickly deriving effective solution models must be part of a law firm’s basic service much more than before.
In order to provide their clients with customised and value-adding support, law firms must be able to set up new digital systems and put them into operation quickly and smoothly. This requires an even stronger combination of legal and technical/organisational expertise.
Lasting high and top legal performance is based on operational excellence and the ability to realise strategic and content-related goals quickly and consistently. We are a Berlin-based software and digitalisation company and have been developing innovative applications, advising on their introduction and supporting your operations for 25 years. With our in-house no/low-coding platform, you create an excellent technical and organisational framework for your digital legal system.
Mit Lösungen profitieren Kanzleien, Rechtsabteilungen und Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen von den Vorteilen der Digitalisierung. Unsere No-/Low-Coding (NLC) Technologie eröffnet Ihnen Entscheidungsspielräume, in welchem Umfang Sie interne oder externe IT-Spezialisten mit der Digitalisierung beauftragen wollen. Beratung zu agilen Methoden und Begleitung von Veränderungsprozessen erhalten Sie ebenfalls bei uns.
Unsere Kunden wählen dabei aus einem breiten Spektrum an fertigen NLC-Anwendungen oder lassen sich maßgeschneiderte Software für individuelle Einsatzzwecke entwickeln. Im Alltagsgeschäft unterstützen unsere Lösungen u.a. dabei, Verträge weitgehend automatisiert zu erstellen und effizient zu verwalten, Honorarvereinbarungen schnell und genau anzupassen und ganze Vorgänge präzise und schnell digital zu verakten . Unser höchst effizienter Ansatz stellt technisch sicher, dass vorhandene Daten, Dokumente und Prozesse wo immer möglich nahtlos ineinandergreifen.
Durch unser optimales Schnittstellenmanagement können wir sowohl vorgefertigte Apps als auch individuelle Kundenanwendungen nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren. So überwinden Sie mühelos Softwaregrenzen und erhalten maximale Kontrolle über Ihre Prozesse.
ESCRIBA ist multisystemfähig und funktioniert reibungslos On-Premise, in der Cloud und auch in hybriden Szenarien. Unsere weitreichende Erfahrung mit dem Transfer von Daten und Leistungen in Clouds umfasst alle deutschen und europäischen Cloud Services, gängigen Hyperscaler und Spezialanbieter. Unternehmen mit erhöhten regulatorischen Anforderungen bieten wir auch die Leistungen der NORIS.NET (BaFin konform) und für den öffentlichen Dienst bietet sich die STACKIT Cloud an.
Mit ESCRIBA meistern Sie die stetig steigenden Anforderungen an Effektivität und Effizienz auf der einen und an Beitrag zu Qualitäts-, Wissens- und Risikomanagement auf der anderen Seite. Sobald Sie unsere Technologie im Einsatz haben, wird die Schnelligkeit, Qualität und Agilität Ihrer Leistungserbringung einen eigenständigen Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Damit sind Sie in der Lage, dauerhafte Wettbewerbsvorteile auf einem neuen Niveau zu erzielen.
Thorsten Dirks, ehemals Vorstandsvorsitzender der Telefónica Deutschland Holding
Immer dann, wenn wiederkehrende Tätigkeiten standardisiert und in der Folge digitalisiert werden können, werden Energie und Kapazitäten für die aus rechtlicher und wirtschaftlicher Sicht wertschöpfende Arbeit freigesetzt.
Das „Legal In-house Processes“, eine Publikation unseres Partners Liquid Legal Institute e.V., ermöglicht einen schnellen Einstieg in das Prozessmanagement aus der Perspektive der Rechtsabteilung.
Fordern Sie jetzt den Link zur Publikation (in englischer Sprache) an und erfahren Sie, wie Rechtsabteilungen sich selbst in die Lage versetzen, das Unternehmen aktiv zu steuern, anstatt sich vom Geschäftsumfeld leiten zu lassen.
Unter dem Begriff Legal Tech oder auch Legal Operations fassen wir eine Reihe an Anwendungsmöglichkeiten digitaler Lösungen für juristische Alltags- und Spezialaufgaben zusammen. Die Bandbreite ist dabei fast grenzenlos. Im Grunde kann aus jedem wiederkehrenden manuellen Ablauf ein Pendant in Form eines digitalen Workflows erzeugt werden. Mindestens bei der Nutzung und dem Transfern von Daten lassen sich bereits aufwändige und fehleranfällige Arbeiten automatisieren. Meist stecken aber noch deutlich mehr Automatisierungs- und Optimierungspotentiale in juristischen Abläufen, als es auf den ersten Blick ersichtlich ist.
Nicht zuletzt ermöglicht der Einsatz von Technologie den Jurist:innen, Aufgaben zu delegieren, die heute noch in ihren Händen liegen. Auf der Grundlage klarer Prozessgestaltung und inhaltlicher Standards können bestimmte juristische Aufgaben an anderweitige Fachleute im Unternehmen bzw. der Kanzlei übertragen werden. Die Aufsicht durch einen Anwalt oder eine Anwältin kann auf ein Minimum reduziert werden und nur dann erfolgen, wenn dies unbedingt erforderlich ist.
Mit dem Legal Matter Manager verwalten Sie alle Vorgänge und Aufträge Ihrer Rechtsabteilung oder Kanzlei – konzernweit und bereichsübergreifend. Über ein vollständiges und zugleich adaptives Case Management System lassen sich alle juristischen Aufgaben und Vorgänge digital abbilden und steuern. Dabei können Handlungspläne bzw. Prozessketten mittels integriertem Business Process Management (gemäß BPMN) modelliert werden. So werden aus betrieblichen Abläufen digitale Workflows, die sich dann ganz oder in Teilen automatisieren lassen. Bei Bedarf können die Workflows während der Bearbeitung angepasst werden, wobei alle Änderungen automatisch protokolliert werden. So lassen sich Rechtssicherheit und Fall-Flexibilität vereinen.
Der Legal Matter Manager kann dank unserer modularen No-/Low-Code Plattform bedarfsgerecht um Komponenten zur automatisierten Dokumenten- und Vertragserstellung, Freigabe- und Signaturprozesse digitale Akten und Service-Portale für Mandant:innen, Partner:innen oder weitere Stakeholder ergänzt werden.
Ein Virtual Board Room Manager ist ein umfassendes Meeting-Planungstool, mit dem juristisch relevante Sitzungen komfortabel organisiert und durchgeführt werden kann. Die App übernimmt das Einladungs-, Fristen und Daten-Management für Meetings und Sitzungen aller Art. Zudem lassen sich erforderliche Unterlagen zentral verwalten, berechtigungsgesteuert bereitstellen und protokolliert ablegen sowie versionieren.
Mit dem Corporate Compliance Manager werden Hinweise auf den Verdacht oder den Verstoß gegen Compliance Richtlinien digital erfasst. Über ein angeschlossenes Portal können mögliche Compliance-Verstöße oder Verdachtsmomente gemeldet werden. Das dahinterliegende Ticketsystem bildet den gesamten Prozess von der Erfassung durch den Hinweisgeber, über das Routing an den richtigen Ansprechpartner bis hin zur Fallbearbeitung digital ab. Die Möglichkeit zur anonymen Meldung steckt in der Grundfunktionalität der App. Alle fallbezogenen Informationen, Dokumente, Korrespondenzen und Fristen werden an einem Ort zentriert und vereinfachen die End-to-end Bearbeitung auch bei Einbindung mehrerer Instanzen.
Die NLC-Technologie stellt sicher, dass sich nicht nur das Melde-Formular auf die Bedarfe Ihrer Compliance-Abteilung flexibel anpassen lässt, sondern dass auch mit den dahinterliegenden Abläufen ein digitaler Zwilling Ihrer internen Regelwerke entsteht. Bereits bearbeitete Vorgänge werden kategorisiert gespeichert, so dass sich die App zugleich zu Ihrem Compliance-Gedächtnis entwickelt.
Die Auswertung aller Parameter mit visueller Darstellung auf personalisierten Dashboards bildet zusätzlich die Basis für kontinuierliche Optimierungen.
Der Document and Contract Lifecycle Manager kann den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente und Verträge abbilden. In einem adaptiven Case Management System steuern Sie bequem die Erstellung, Verhandlung, Unterzeichnung und Ablage von Dokumenten und Verträgen. Aus bisher manuellen Teilprozesse werden integrierte digitale Workflows, die verschiedenste Parteien in den Prozess einbeziehen und ausgewählte Prozessschritte automatisieren.
Für jede Dokumenten- bzw. Vertragsart oder fallweise sogar individuell für einzelne Dokumente lässt sich festlegen, welche Rolle oder Person den Entwurf, die Abstimmung usw. durchführen und/oder freigeben kann. Dabei werden neben der einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur auch anbieterunabhängige Freigaben (Approvals), faksimilierte Unterschriften sowie die Barcode-gestützte Erfassung von „nassen“ Unterschriften unterstützt.
Verträge und Dokumente werden per Assistentendialog erstellt und können berechtigungsgesteuert bearbeitet werden. Unsere zentrale Datenbank, in der alle Texte/Klauseln, Layout-Informationen und Datenzugriffe als Objekte gehalten werden, stellt sicher, dass Elemente nur einmal gespeichert, aber in beliebig vielen Dokumenten verwendet werden können. Die Pflege und Aktualisierung der Vorlagen und Textelemente (Klauseldatenbank) wird dadurch erheblich erleichtert. Zudem unterstützen wir durch unsere vielfältigen Schnittstellen die Ablage und Übergabe der Daten an relevante Folgesysteme, wie bspw. Eine externe elektronische Akte, SAP oder ERP-Backend oder auch ein Obligation Management.
Der Document and Contract Analyzer analysiert Ihre Dokumente nach bestimmten Parametern und beurteilt, ob ein Dokument oder Teile des Dokuments (Klauseln) eine weitere Prüfung benötigen. Da jedes mit ESCRIBA erzeugte Dokument eine eigene Document-DNA besitzt, können dezidierte Datenfelder geprüft werden. Dabei wird ausgewertet, ob ein Dokument in Bezug auf zuvor definierte Parameter oder Standardbeschreibungen risikobehaftet ist und ob damit eine weitere Überprüfung nötig ist oder nicht.
Der Document and Contract Analyzer lässt sich individuell konfigurieren und ermöglicht eine Auto-Analyse, in der jedes Dokument bzw. einzelne Klauseln innerhalb eines Dokuments verglichen und entsprechend klassifiziert werden.
Mit dem NDA Manager erstellen und verwalten Sie Ihre Geheimhaltungsvereinbarungen (Non-Disclosure Agreements, NDA). Eine dialoggeführte Erstellung auf Basis standardisierter Klauseln macht auch komplexe NDAs in Sekundenschnelle möglich. Die Dokumente werden den Vertragspartner:innen bei multilateralen Verträgen als Anhang per E-Mail oder als Link zur Webversion zur Verfügung gestellt und können im Rahmen der Verhandlung direkt angepasst und kommentiert werden. Selbstverständlich können Sie interne Freigabeprozesse und externe Unterschriften mit einbinden.
Zur Vollversion des NDA Manager gehört ein besonders gesicherter Datenraum, den Sie nutzen können, um den Zugriff auf Informationen gesondert zu berechtigen und gerichtsfest zu protokollieren. Mit dieser Technologie setzen Sie vom ersten Moment an den zentralen Regelungsgehalt Ihrer NDAs um. Zudem gelingt Ihnen das gezielte Löschen von Informationen und der Nachweis der Löschung.
Der Mass Claim Manager ist eine App für den zeitoptimierten Umgang sowie die pünktliche und individuelle Abarbeitung von Massenklagen oder anderweitigen Massenverfahren. Jeder Einzelvorgang (Einzelklage) wird mit den dazugehörigen Daten (Klageschrift, Kläger, Gericht, Prozessbevollmächtigte usw.) als eigener Case in der App angelegt. In der App kann dann für eine große Anzahl an Cases passende Antworten generiert und dahinterliegende Folgeprozesse gemanagt werden. Zusätzlich ermöglicht die Zentralisierung aller Daten eine umfangreiche Auswertbarkeit und damit auch vollständige Transparenz über den kompletten Prozessablauf.
Auf der ESCRIBA No-/Low-Code (NLC-)Plattform lassen sich leistungsstarke Software-Anwendungen (NLC-Apps) zur Digitalisierung verschiedenster Rechtsaufgaben mit wenigen Klicks erstellen und kontinuierlich verbessern. Die hohe Umsetzungsgeschwindigkeit und Lösungsorientierung der Technologie ermöglichen es, die technisch-organisatorischen Rahmenbedingungen der juristischen Arbeit zunächst in kleinen iterativen Schritten, dann aber umfassend und nachhaltig zu optimieren.
Der große Vorteil von NLC-Anwendungen ist, dass die Komplexität und Leistungsstärke mit Ihren Bedürfnissen mitwachsen. Dies ist möglich, weil wir eine vollwertige und durchgängige Low-Code-Umgebung bereitstellen, in der die Datenbankmodelle, Speicherprozesse und Business-Logiken leicht adaptierbar sind. Zudem laufen Sie nicht Gefahr, dass sie in regelmäßigen Abständen auf eine neue Produktversionen migrieren müssen. Auf unserer NLC-Plattform sind Anpassungen und Erweiterungen jederzeit möglich und verursachen deutlich weniger Aufwand als bei herkömmlichen Softwarelösungen. Damit vermeiden Sie unnötige Funktionen und Features genauso wie unhandliche und langwierige Anpassungs- und Release-Prozesse.
Auf Basis der NLC-Technologie verantworten und gestalten Juristische Expert:innen den inhaltlichen Aufbau und die Ausgestaltung ihrer digitalen Prozesse selbst. Sie werden in die Lage versetzt, ihre Anforderungen an Technologieeinsatz und standardisierten Abläufen aus fachlicher Sicht zu definieren. Auch mit Blick auf die technische Umsetzung bieten wir maximale Flexibilität. Kleinere Anpassungen im Bereich des No-Codings bzw. Customizings können direkt in der App mithilfe einfacher zu bedienender Benutzeroberflächen selbst vorgenommen werden.
Umfangreichere oder komplexere Änderungen werden entweder durch interne No- und Low-Coder oder mittels externen Expert:innen, wie wir bei ESCRIBA es sind, erledigt. So lässt sich der Kostenaufwand für Systemanpassungen und Neuprogrammierungen deutlich reduzieren. Vor allem im Vergleich zu klassischen ERP-Systemen bietet sich Unternehmen und Kanzleien hier enormes Einsparungspotenzial. Neben den Kostenersparnissen und der hohen Flexibilität ist die einfache Bedienung, Wartung und Entwicklung ein weiterer wichtiger Vorteil von No- und Low-Coding.
Geheimhaltungsvereinbarungen, im Englischen Non-Disclosure-Agreement (NDA) genannt, schützen Ihre Geschäftsgeheimnisse, vertrauliche Informationen und Unterlagen während einer Geschäftsanbahnungen bzw. bei Vertragsverhandlungen mit externen Parteien. Eine solche Verschwiegenheitserklärung ist ein Vertrag, der sehr häufig zwischen Geschäftspartnern geschlossen wird.
Mit dem ESCRIBA NDA Manager erstellen, verhandeln und unterzeichnen Sie Ihre NDAs nicht nur viel schneller und einfacher als bisher, Sie erhalten auch automatisch für jeden Geheimhaltungsvertrag einen geschützten Datenraum für den Austausch vertraulicher Informationen und Dokumente.
Der NDA-Manager gibt Ihnen Transparenz über alle Daten in den Geheimhaltungsvereinbarungen sowie den zugehörigen Prozessen. Berichte in tabellarischer und graphischer Form können nutzergerecht zu Dashboards gebündelt werden. Die gezielte Auswertung dieser Daten ist die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Dokumente.
Zudem stellen wir Ihnen auf unserer ESCRIBA Plattform zu jedem NDA einen exklusiven Datenraum zur Verfügung. Dieser ist durch gezielte Zugriffsberechtigungen bestens für den Austausch sensibler Informationen und Dokumente zwischen Ihnen und Ihren Vertragspartnern geeignet. Vor allem sind Sie dadurch in der Lage, den Zugriff auf alle ausgetauschten Dokumente sowie die Löschung dieser zu protokollieren. Sie erhalten damit – falls erforderlich – ein umfassendes Protokoll über alle Aktivitäten bis hin zum konkreten Löschnachweis. Damit stellen Sie sicher, dass vertrauliche Dokumente nur von Personen eingesehen werden, die Sie dafür berechtigt haben.
Testen Sie jetzt unseren NDA-Manager und erstellen Sie live Ihre individuelle Geheimhaltungsvereinbarung.
Unsere Demo vermittelt Ihnen einen ersten Eindruck, wie schnell und einfach Sie mit ESCRIBA jegliche Form von Dokumenten und Verträgen erstellen können. Mit unserer Demo-Version erstellen Sie sich im Handumdrehen einen individualisierten Entwurf eines NDA, das Ihnen per E-Mail zugestellt wird. (Aktuell nur in englischer Sprache verfügbar.)
NDA erstellen
Sie erstellen Ihr NDA in kurzer Zeit durch Eingabe und Auswahl relevanter Daten der Vertragspartner
Dokument herunterladen
Ihr NDA wird direkt erzeugt und kann dem/den Vertragspartner/n gesendet werden.
In der Demo-Version erhalten Sie das Dokument als PDF automatisch an die angegebene E-Mail Adresse
Signaturprozess starten
Nach Eingabe der Signaturberechtigten wird über den Service eines Anbieters ein Signaturprozess gestartet.
NDAs ablegen und managen
Alle Stammdaten aus dem NDA sind wiederverwertbar in einer Case-Management Anwendung verfügbar. An den jeweiligen Fällen (Cases) können Fristen mit automatischen Benachrichtigungen und Eskalationsszenarien gesteuert werden.
Weitere Mitarbeiter zur Zusammenarbeit einladen
Der NDA Manager von mehreren Mitarbeitern oder Partnern genutzt werden. Ein Berechtigungssystem steuert dabei den Zugriff und die Berechtigungen.
1-3 User
ab 4 User
Neue NDAs aus der App erstellen
Direkt aus dem NDA Manager heraus können weitere NDA-Prozesse komfortabel gestartet werden. Dank der dialogbasierten Vertragserstellung können auch Nicht-Juristen rechtsichere Verträge erstellen.
bis 20 NDAs
ab 21 NDAs
Auswertungen in übersichtlichen Dashboards
Sie haben Status, Bearbeitungsstände, Fristen und Aufgaben stets im Blick, können diese gezielt auswerten und in grafischen Reports individuell anzeigen lassen
Geschützter Datenraum für beteiligte Parteien
Nach Signatur beider Parteien kann für jeden NDA-Fall ein geschützter Datenraum geöffnet werden. Sämtliche Datenzugriffe werden revisionssicher protokolliert. Automatische Hinweise auf Löschung der Daten können nach Ablauf der Schutzfrist aufgesetzt und nachweisbar dokumentiert werden.
Klauseln und Texte individuell nachbearbeiten
Eigene inhaltliche Anpassungen von Klauseln und die Auswahl vordefinierter Textvarianten sind möglich.
NDAs mit Vertragspartner(n) verhandeln
Verträge müssen häufig nachverhandelt werden. Durch unseren Nachbearbeitungsmodus können sie jegliche Bearbeitungen nachverfolgen
Nutzerbasierte Berechtigung auf einzelne Klauseln festlegen
Mittels detaillierter Berechtigungssteuerung bis auf Klauselebene können Zugriffe und Bearbeitungsmöglichkeiten für Rollen, Teams oder Personen definiert werden.
Freigabe-Workflows definieren
Sie können für Ihre NDAs Workflows integrieren und damit ganze Prozessketten, z.B. mehrstufige Freigabeprozesse automatisieren.
Eigenes Layouts/Formate festlegen
Ihre NDAs werden mit Ihrem Briefkopf bzw. nach Ihrer Corporate Identity erstellt und sind damit stets in einem einheitlichen und aktuellen Design.
Christian Keller
Business Development
Then please feel free to make an appointment with me directly. We will discuss your requirements and possible solutions based on the ESCRIBA ECAP NLC platform in a personal meeting. I look forward to your enquiry.
Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von outlook.office365.com zu laden.
Want to know more about ESCRIBA?
Simply register here for our e-mail distribution list.