ESCRIBA - No-/Low-Code Technologie zur Digitalisierung daten- und dokumentenintensiver Prozesse
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Unsere bidirektionale Schnittstelle für echte digitale End-to-End Prozesse

ESCRIBA Integration Server (EIS)

Fehlerfreie Datenübernahme aus bestehenden Systemen

Paralleler Zugriff auf mehrere Backend-Systeme

Dokumentenerstellung im Handumdrehen

Das Multi-System-Bindeglied zwischen ESCRIBA Anwendungen und Ihren bestehenden Backend-Systemen

Der ESCRIBA Integration Server (EIS) ist unsere ausgereifte Multi-System-Lösung zur Integration von ESCRIBA Anwendungen in bestehende Backend-Systeme wie SAP, SuccessFactors, Workday oder Oracle. Als Datendrehscheibe kann der EIS auf alle benötigten Daten zugreifen – im Idealfall sogar bidirektional, sofern es die API des Backendsystems zulässt. Dadurch werden Daten bei Bedarf aus mehreren bestehenden Systemumgebungen ausgelesen, zusammengeführt und im Fall einer bidirektionalen Anbindung auch zurückgeschrieben.

Der große Benefit: Alle Workflows laufen fehlerfrei ohne Medienbrüche oder doppelte Datenpflege ab, während die Stammdaten in den angeschlossenen Backend-Systemen immer auf dem aktuellsten Stand bleiben.

Starke Funktionserweiterung und einfache Integration in bestehende Systeme

Der ESCRIBA Integration Server dient nicht nur als reine Datendrehscheibe, sondern erhöht gleichzeitig den Funktionsumfang Ihres bestehenden Systems. Vor allem bei der Dokumentenerstellung spielt er eine zentrale Rolle: Werden Dokumente erzeugt, stellt der EIS die benötigten Komponenten bereit und sorgt für eine Zwischenspeicherung der Dokumente. Dabei spielt es keine Rolle, mit welchen Systemen Sie arbeiten, denn dank vorkonfektionierter Adapter und API-Anbindung kann der ESCRIBA Integration Server auf Ihre vorhandenen Daten problemlos zugreifen und zurückschreiben.

Erweiterung der bestehenden IT-Landschaft für optimale Prozesse

Klassische ERP-Systeme sind ein essenzieller Bestandteil von Unternehmen. Als „Enterprise Resource Planning“-Software bilden sie alle wichtigen Geschäftsprozesse ab, die zur Führung eines Unternehmens notwendig sind. Doch gerade das breite Einsatzgebiet und der enorme Funktionsumfang überfordern viele Mitarbeitende. Paradoxerweise können ERP-Systeme trotz ihrer Leistungsfähigkeit spezifische Anforderungen nicht optimal abdecken. Auch Cloud-basierte Lösungen wie SuccessFactors, Workday, etc. können bestimmte Funktionen nicht oder nur unzureichend abbilden.

Die Lösung: ESCRIBA erweitert die Funktionen der (Cloud-)Systeme mit passgenauen Anwendungen auf No- und Low-Code-Basis, die speziell für einen Unternehmens- oder Anwendungsbereich entwickelt oder adaptiert werden. Hierfür nutzen wir die EIS-Anbindung, um auf vorhandene Backend-Daten zuzugreifen. Dies ermöglicht zum Beispiel eine automatische Dokumentenerstellung auf Basis der ESCRIBA Enterprise Document Services (EDS) mit kundenspezifischem Fokus unter Nutzung der Stammdaten aus dem Backend-System.

Unsere Technologiepartner

Funktionen des ESCRIBA Integration Servers im Überblick

Als Datendrehscheibe

kann der EIS Informationen zwischen ESCRIBA Anwendungen und Backend-Systemen auslesen, weiterverarbeiten und zurückschreiben (bidirektionale Integration).

Single-Source-of-Truth-Prinzip

Dem Single-Source-of-Truth-Prinzi folgend, können Daten, die in einer ESCRIBA Anwendung angepasst wurden, im zugehörigen Backend-Datensatz gleichzeitig aktualisiert werden, sofern entsprechend konfiguriert.

Paralleler Zugriff auf mehrere Backend-Systeme

So lassen sich Daten zwischen SAP, SuccessFactors, Workday, Oracle HCM und ESCRIBA Business-Apps hin- und herbewegen.

On-Premises oder Cloud

Auch hybride Szenarien aus parallellaufenden Anbindungen – sowohl On-Premises als auch in der Cloud – sind problemlos möglich.

Anbindung

Zur Anbindung des EIS wird der web-basierte User Manager zur Benutzer- und Rollenverwaltung bereitgestellt.

Compliance

Daten sind vor unerlaubten Zugriffen geschützt und ein hoher Compliance-Standard ist zu jeder Zeit sichergestellt.

Dokumentenmanagement

Je nach Wunsch ermöglicht der EIS die Datenspeicherung, das Dokumentenmanagement und das Bereithalten von Metadaten in der Cloud oder On-Premises beim Kunden.

Archive

Erstellte Dokumente können in Archive (Cloud oder On-Premises) überführt werden.

Christian Keller

Christian Keller
Business Development

Haben Sie Fragen zu ESCRIBA und unseren Software-Lösungen?

Dann vereinbaren Sie gern direkt einen Termin mit mir. Im persönlichen Gespräch stimmen wir gemeinsam Ihre Anforderung und mögliche Lösungen auf Basis der ESCRIBA ECAP NLC-Plattform ab. Ich freue mich auf Ihre Anfrage.

Vielfältige Anbindungsmöglichkeiten für einen effizienten Workflow

ESCRIBA setzt generell auf eine End-to-End-Digitalisierung von daten- und dokumentenintensiven Prozessen. Das bedeutet: Daten werden aus verschiedenen Systemen und Quellen medienbruchlos zusammengeführt und im Zuge eines gesamtheitlichen digitalen Workflows verarbeitet. Als Multi-System-Bindeglied kann der ESCRIBA Integration Server nicht nur an ERP-Systeme angebunden werden, sondern auch auf Daten aus anderen CRM-Systemen, Office-365-Anwendungen, etc. zugreifen. Zudem lassen sich Anwendungen wie Signature Services einbinden und somit digitale Unterschriften in Dokumenten nutzen. Darüber hinaus können auf Basis der No- und Low-Coding-Plattform ESCRIBA ECAP, eigene Anwendungen entwickelt werden, die ebenfalls per EIS an bestehende Systeme und Services angebunden werden. Die Einsatz- und Erweiterungsmöglichkeiten sind nahezu grenzenlos. 

ESCRIBA ECAP – Integrationsplattform

Zugriff auf Daten aus allen relevanten Systemen und Datenquellen

Der ESCRIBA Integration Server (EIS) wurde entwickelt, um ESCRIBA sowohl an bestehende als auch an zukünftige Systeme anzubinden und Daten zu übertragen. Folgende Anbindungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

  • Für ERP-Systeme wie SAP, SuccessFactors und Workday nutzen wir unsere vorkonfektionierten Adapter, um eine schnelle und einfache Integration zu ermöglichen.
  • Auf weitere Systeme wie zum Beispiel das Bewerbermanagement d.vinci kann der EIS per REST-API zugreifen.
  • Per SQL-Adapter (basierend auf JDBC) können Daten aus SQL-Datenbanken (z.B. Oracle) ausgelesen werden.
  • Zusätzlich können mit dem File Adapter auch Daten beispielsweise aus hochgeladenen Microsoft-Excel-Dateien importiert werden.
  • Andere Anwendungen wie zum Beispiel Kidicap können via Webservices angebunden werden.

 

Die Anbindung weiterer Datenquellen kann auf Anfrage erfolgen. Kontaktieren Sie uns gerne für eine individuelle Beratung.

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Unsere Kunden über ESCRIBA

Eine der großen Stärken von ESCRIBA ist es, vielfältige und komplexe Dokumente übersichtlich und einfach zu verwalten. Dank der tiefen Integration in SAP HCM sowie SAP SuccessFactors sind wir in der Lage, den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden in unserem Unternehmen mit den entsprechenden Dokumenten zu begleiten. Die umfangreichen Möglichkeiten zur Individualisierung der Dokumente, die ESCRIBA bietet, versetzt uns in die Lage, optimal auf die vielfältigen Anforderungen und Wünsche unserer Fachabteilungen einzugehen.

Joachim Pleiß

Head of HR Technology & Solutions,
Rewe Group

ESCRIBA ist als einziger Anbieter in der Lage, die Komplexität, die in den Dokumenten steckt, abzubilden. In Kombination mit der tiefen Integration in SAP macht das die Software so einzigartig.

Peer Heineken

Geschäftsführer ,
docforce

Mit der Einführung von ESCRIBA konnten und können wir einige Dokumentenprozesse optimieren und mithilfe der SAP Integration an unsere komplexen Voraussetzungen anpassen. Gerade in der sich stetig ändernden Arbeitswelt ist es für uns maßgeblich, schnell auf Veränderungen (z. B. in der aktuellen Gesetzgebung) regieren zu können. Als Designer schätze ich die Möglichkeit, direkt Änderungen für unser Team eigenständig durchzuführen.

Viviane Lachmann

Personalreferentin,
Karlsruher Institut für Technologie (KIT)

Datenmanagement nach dem
Single-Source-of-Truth-Prinzip

Anschließend erfolgt über den EIS die Verwaltung von Dokumentenaufträgen, die Beschaffung von Daten aus den angebundenen Systemen und Datenquellen sowie die Ablage der erzeugten Dokumente entweder in einer eigenen Datenhaltung, der ESCRIBA Akte oder über offene Schnittstellen in einer elektronischen zusätzlichen Akten- oder Ablagelösung (Archiv). 

Als Datendrehscheibe kann der ESCRIBA Integration Server auf alle benötigten Daten zugreifen, um sie in der angebundenen ESCRIBA Anwendung bereitzustellen. Dabei werden die bestehenden User-Berechtigungen und –Zugriffsrechte in dem jeweiligen System beim Datenlesen berücksichtigt. Somit bietet der EIS einen sicheren, zuverlässigen und fehlerfreien Datentransfer nach dem Single-Source-of-Truth-Prinzip (SSOT). 

In Abhängigkeit vom Anwendungs-Szenario und der individuellen Konfiguration können Daten dank dem EIS in der ESCRIBA Anwendung nicht nur bereitgestellt, sondern auch zurück in das ursprüngliche System übertragen werden, sofern die API es zulässt. Dadurch bleibt die Datenhaltung des Backendsystems immer auf dem neuesten Stand. Dies erleichtert die Datenpflege und sorgt gleichzeitig für konsistente Datensätze über alle angebundenen Systeme hinweg. 

Konfiguration des ESCRIBA Integration Servers am Beispiel Workday

Der EIS ist die technische Basis für die Verbindung zwischen ESCRIBA und der Workday-Umgebung des Kunden. Das System ist schnell installiert und konfiguriert: Zunächst wird die technische Verbindung hergestellt, anschließend können die benötigten Datenfelder der Workday APIs durch Konfiguration im Connector verbunden werden, ganz ohne Programmierung – unkompliziert und einfach. Bei Bedarf kann in der jeweiligen ESCRIBA Anwendung ein bidirektionaler Datenaustausch konfiguriert werden.

Der Integrationsprozess kann von Kunden selbstständig vorgenommen werden oder mit Unterstützung von ESCRIBA erfolgen. Zur Herstellung der technischen Verbindung werden von Workday angebotene Schnittstellen anhand unserer Integrationsvorlagen in den ESCRIBA Integration Server unkompliziert angebunden. Weitere Daten, z.B. Details aus laufenden Workday Geschäftsprozessen sowie beliebige weitere Informationen, die über Custom Reports via Reports-as-a-Service bereitgestellt werden, können ebenfalls verwendet werden. Wenn die Datenfelder einmal angebunden wurden, können diese einfach für die Erstellung von Dokumenten, aber auch für die Steuerung von Geschäftsprozessen mit wenigen Klicks herangezogen werden.

Sobald eine Workday-Schnittstelle bereitgestellt und die technische Verbindung mit ESCRIBA hergestellt ist, ist die Anbindung innerhalb kürzester Zeit im EIS konfiguriert. Bis zum Go-Live sind meist weitere Abstimmungen und Tests nötig, die erfahrungsgemäß etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Als eines der Anwendungsszenarien kann ESCRIBA ECAP Document Services for Workday rechtssichere und Compliance-konforme Dokumente wie Arbeitsverträge nach individuellen Unternehmensanforderungen unter Verwendung der in Workday vorliegenden Datenbasis erstellen. Darüber hinaus können auch Bescheinigungen, Zeugnisse sowie alle anderen Arten von HR-Dokumenten erzeugt werden.

Mehr zu den ESCRIBA Document Services for Workday finden Sie im offiziellen PwC Store. Dort finden Sie auch die Document Tags, die den Einsatz von Workday und ESCRIBA Document Services for Workday komplettieren.

Konfiguration des ESCRIBA Integration Servers am Beispiel SAP SuccessFactors

Bereits zum 5. Mal in Folge wurde der ESCRIBA Integration Server von SAP zertifiziert. Das Zertifikat wird im jährlichen Turnus erneuert, um eine problemlose Integration der ESCRIBA Anwendungen in SAP-Backendsysteme zu gewährleisten.   

Das SAP-Zertifikat bestätigt dem ESCRIBA Integration Server 2.0 nicht nur einen nahtlosen, sondern auch zuverlässigen Datenaustausch auf der SAP Business Technology Plattform (BTP). Dadurch lassen sich beispielsweise automatisch und fehlerfrei Dokumente aus einem ERP-System heraus, aber auch aus cloudbasierten HCM-Softwarelösungen wie SuccessFactors von SAP erstellen. 

Anwendungen von Partnern, die auf der BTP aufgebaut sind, bieten Cloud-native Funktionen für SAP Saas-Lösungen wie SAP SuccessFactors, SAP Fieldglass® und SAP S/4HANA®. 

Die Software-Lösungen von ESCRIBA werden auch im SAP Certified Solutions Directory gelistet mit folgenden Features und Benefits:   

Key Features als Ergänzung zu SAP-Lösungen

  • automatische Dokumentenerstellung
  • Prozess- und Workflow-Integration
  • Integration von elektronischen Signaturen
  • automatische Archivierung

Benefits für den Kunden

  • Dokumentenerstellung aus SAP heraus 
  • Nahtlose Integration in SAP On-Premises- sowie alle Cloud-basierten HCM-Services in SAP SuccessFactors
  • weitere zusätzlich integrierte HR-Services für alle HR-relevanten Anwendungsfälle

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