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Jedes Unternehmen muss Dokumente verwalten. Ein Dokument ist im Grunde nichts anderes als die schriftliche Darstellung eines Sachverhalts zu einem bestimmten Zeitpunkt. Das Dokument – ob analog oder digital – gilt in der Regel als bindende Erklärung und verpflichtet die Akteure zu bestimmten Handlungen. Damit begründen Dokumente Rechtsverhältnisse.
Wer eine Vielzahl an Dokumenten in unterschiedlichen Kontexten und mit variierenden Sachverhalten erstellt, weiß um die Herausforderung, dass die Inhalte in allen Dokumenten den bestehenden betrieblichen sowie gesetzlichen Anforderungen genügen und kongruent zu den Daten in den Systemen sind.
Deshalb haben wir bei ESCRIBA ein professionelles Dokumentenmanagementsystem entwickelt, dass Ihnen hilft, individuelle und hochkomplexe Dokumente rechtlich einwandfrei zu erstellen – und das einfach, schnell und komfortabel.
Wo andere Systeme ihre Grenzen finden, fängt das Dokumentenmanagement von ESCRIBA erst so richtig an.
Mit ESCRIBA lassen sich personen-, abteilungs- und unternehmensübergreifende Arbeitsabläufe im Kontext der Dokumentenerstellung, -freigabe und -verwaltung bequem steuern und stark vereinfachen.
Wir haben mit ESCRIBA eine dynamische Dokumentenerstellung entwickelt. Das heißt, dokumentenspezifische Daten folgen regelbasierten Logiken, deren Ergebnis direkt in das Dokument einfließt. So sind beispielsweise komplexe und mehrsprachige Arbeitsverträge kinderleicht anzufertigen. Ist das gewünschte Dokument erstellt, kann es über angebundene Geräte oder Dienstleister gedruckt, per E-Mail versendet und auf Wunsch automatisch in einer elektronischen Akte oder an einem anderen Speicherort abgelegt werden.
Mit ESCRIBA können Sie direkt aus ihrem führenden System die Dokumentenerstellung starten – gleich, ob Sie in SAP, SuccessFactors, Workday oder einem anderen Backend arbeiten. Mit einem Mausklick entscheiden Sie, für wen welches Dokument erzeugt werden soll. Den Rest erledigt ESCRIBA: die Dokumentenerzeugung, die Weiterleitung, die Unterschrift die Ablage oder das Auslösen weiterer automatisierter Prozessschritte.
Mit ESCRIBA erstellen Sie Dokumente unterschiedlichster Eigenschaften und Formate. ESCRIBA verwendet dabei keine statischen Vorlagen wie beispielsweise in Word, sondern greift dynamisch auf Dokumenten-Bausteine zu sowie auf die Daten aller integrierten Systeme zu.
ESCRIBA übernimmt auch die Versionierung, die Verschlagwortung und die Verknüpfung der Dokumente mit Businessobjekten in den Backend-Systemen. Typische Businessobjekte sind personenbezogene Daten von Sachberarbeitenden, Mitarbeitenden, oder Kund:innen sowie Daten von Lieferungen, Bestellungen, Maschinen etc. Alle Dokumente werden nach der Erzeugung automatisiert abgelegt und wenn nötig archiviert. Sie werden also stets zentral gehalten und stehen jederzeit dezentral zur Verfügung.
Sobald ein Dokument angefordert wird, prüft ESCRIBA zunächst die verfügbare Datenlage:
Sind nicht alle relevante Informationen für das zu erstellende Dokument verfügbar, fragt ESCRIBA diese mit Hilfe von komfortablen Assistentendialogen ab. Die manuell ergänzten Daten werden dauerhaft im Auftrag gespeichert und können für Folgeprozesse und -dokumente abgerufen oder auch in angebundene Systeme zurückgeschrieben werden.
Auf Basis der User–Daten des führenden Systems werden auch die Zugriffsrechte auf das Dokument bzw. sogar bis auf einzelne Teile eines Dokuments für alle beteiligten Personen vergeben. Ebenfalls wird datenbasiert definiert, an wen das erzeugte Schriftgut versendet bzw. per Workflow bereitgestellt werden soll.
Die hohe Automation und Vorkonfektionierung sorgt für Kosten- und Zeitersparnis bei deutlich verbesserter Qualität. Mit ESCRIBA ist sichergestellt, dass in Abhängigkeit von den Daten die richtigen Inhalte verwendet und die Corporate Design-Vorgaben umgesetzt werden. Durch die Automation werden Fehlerquellen systematisch eliminiert.
ESCRIBA liest die Daten für die jeweiligen Felder direkt aus Ihrer Datenbank. Dadurch werden die Daten per Mausklick und nicht mehr per Hand eingefügt. Das steigert die Effizienz, reduziert Fehler und spart Kosten.
Alle Vorlagen stehen Ihnen in einem zentralen Verzeichnis zur Verfügung. Individuelle Ausprägungen werden auf Basis der Daten aktuell automatisch zusammengestellt, bei Bedarf auch aus verschiedenen Systemen, wie SAP, SuccessFactors, Workday u. a. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Einzeldokument, einen Serienbrief oder einen Mengenauftrag handelt. Zusätzliche Informationen können auch durch den Import von Excel- oder csv-Listen bereitgestellt werden.
Sind nicht alle erforderlichen Daten im Backend, können diese bequem über Assistentenabfragen ergänzt werden. Der Assistent kann auch genutzt werden, um zwischen mehreren Varianten eines Sachverhalts zu entscheiden. Das heißt, ein übersichtlicher Dialog leitet den User durch alle offenen Fragen. Über eine Rückschreibefunktion können eingegebene Daten im angebundenen System gespeichert werden.
ESCRIBA liest die Daten für die jeweiligen Felder direkt aus Ihrer Datenbank. Dadurch werden die Daten per Mausklick und nicht mehr per Hand eingefügt. Das steigert die Effizienz, reduziert Fehler und spart Kosten.
Alle Vorlagen stehen Ihnen in einem zentralen Verzeichnis zur Verfügung. Individuelle Ausprägungen werden auf Basis der Daten aktuell automatisch zusammengestellt, bei Bedarf auch aus verschiedenen Systemen, wie SAP, SuccessFactors, Workday u. a. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Einzeldokument, einen Serienbrief oder einen Mengenauftrag handelt. Zusätzliche Informationen können auch durch den Import von Excel- oder csv-Listen bereitgestellt werden.
Sind nicht alle erforderlichen Daten im Backend, können diese bequem über Assistentenabfragen ergänzt werden. Der Assistent kann auch genutzt werden, um zwischen mehreren Varianten eines Sachverhalts zu entscheiden. Das heißt, ein übersichtlicher Dialog leitet den User durch alle offenen Fragen. Über eine Rückschreibefunktion können eingegebene Daten im angebundenen System gespeichert werden.
Unsere Technologie ermöglicht anspruchsvollstes Schriftgut schneller, besser und vor allem konform zu betrieblichen und gesetzlichen Regularien zu erstellen. Neben der optimierten Dokumentenerstellung können diese auch in Workflows integriert, über unterschiedliche Kanäle (Multi-Channel) ausgegeben sowie auf einer Plattform zentral gemanaged werden (Ablage, Archivierung, Zugriff usw.).
ENERCON nutzt ESCRIBA erfolgreich für die automatisierte Erstellung von Arbeitsverträgen
Projektleiterin bei ENERCON GmbH
Trotz aller voreingestellten Vielfalt kann es notwendig sein, Dokumente nachzubearbeiten: Das eine Mal gilt es, kleine individuelle Ergänzungen hinzuzufügen, die nicht im Standard angelegt sind, ein anderes Mal soll bei komplexen Sachverhalten eine größere Flexibilität erreicht werden. Eine gute Dokumenten-Software bietet auch bei der Textnachbearbeitung größtmögliche Flexibilität bei gleichbleibenden Qualitätsstandards.
Eine Option der Nachbearbeitung ist die Auswahl aus verschiedenen vordefinierten Varianten für einen Sachverhalt. Eine übersichtliche Vorschau informiert über die Inhalte der jeweiligen Varianten, eine Vergleichsfunktion illustriert deren Unterschiede auf einen Blick.
Compliance-Richtlinien können verlangen, ganze Dokumente oder bestimmte Textblöcke (Absätze) für die individuelle Nachbearbeitung zu sperren. Aus diesem Grund lässt sich mit ESCRIBA die Nachbearbeitung für jeden einzelnen Textblock individuell regeln und sogar rollenbasiert steuern. Mit integrierten Workflows können Nachbearbeitungen auch als genehmigungspflichtig eingestellt werden, so dass diese im Anschluss automatisch durch eine autorisierte Person freigegeben oder angepasst werden muss.
Sofern der User dafür berechtigt ist, können Textpassagen frei manuell nachbearbeitet werden. Änderungen werden farblich hervorgehoben und können mit dem Originalwortlaut verglichen werden (Redlining). Zudem wird jede Änderung in der Software präzise dokumentiert und protokolliert.
Ist das Dokument final, können weitere Veränderungen nicht mehr vorgenommen werden, ohne eine neue Version des Dokuments zu erzeugen. Die Revisionssicherheit ist garantiert und den Compliance-Anforderungen wird umfangreich Rechnung getragen.
Immer dann, wenn Dokumente und Geschäftsprozesse automatisiert werden, deren Grundlage komplexe Rechenoperationen sind, kommt unsere Erweiterung ESCRIBA Functions zum Zug.
Mit den ESCRIBA Functions sind weitaus mehr als einfache mathematische Berechnungen möglich. Die Functions können anhand komplexer Kriterien Daten ermitteln und User-Eingaben in Assistentendialogen validieren. Sämtliche Ergebnisse aus solchen Berechnungen können zudem weiterverarbeitet oder ins entsprechende Backend-System zurückgeschrieben werden.
Mit ESCRIBA können Sie mit einfachsten Mitteln hochwertige und individuelle Dokumente in jeglicher Form erstellen und dazugehörige Prozesse digital steuern. Unsere moderne Technologie unterstützt Einzelunternehmen, Konzerne und IT-Dienstleister bei der vollautomatischen und interaktiven Dokumentenerstellung aus beliebigen externen Systemen, wie z.B. SAP, SuccessFactors und Workday.
Wir sind mit ESCRIBA bereits seit mehr als 20 Jahren am Markt, sind stark verwurzelt in der DACH-Region und haben mit Schwerpunkt HR bereits über 300 Digitalisierungsprojekte erfolgreich für und mit unseren Kund:innen umgesetzt.
Auch die beste Software kommt an ihre Grenzen, wenn durch unnötig manuelle Arbeit und Medienbrüche Prozesse erschwert werden oder sich Fehler einschleichen. Mit ESCRIBA genießen Sie die Vorteile der automatischen Dokumentenerstellung vollintegriert in Ihre Systemlandschaft.
ESCRIBA ergänzt hervorragend HRX-, ERP- und CRM-Systeme. Sie passen aufgrund ihrer zukunftsweisenden Technologien perfekt zueinander. SAP, SuccessFactors oder Workday unterstützen Sie bei der Personalstrategie, Personalplanung und Personalanalyse? ESCRIBA stellt sicher, dass auf Grundlage von Regeln und Daten perfekte Dokumente sowie die dazugehörigen Workflows aus den Systemen heraus entstehen.
Der integrierte Excel-Generator ist in der Lage, Daten aus beispielsweise einer csv-Liste heraus hochzuladen. Aus den von Excel zur Verfügung gestellten Daten werden Dokumente erstellt, die daraufhin zur Weiterverarbeitung genutzt werden. Ebenso stellt ESCRIBA eine Schnittstelle und entsprechende Oberflächen-Generatoren für SQL Datenbanken bereit.
Die ESCRIBA Technologie ist konsequent auf den Multisystem-Einsatz ausgerichtet. Dabei werden On-Premise, Cloud und hybride Systemumgebungen unterstützt. So können Daten aus verschiedenen Quellen gemeinsam in einem neuen Dokument zusammengefügt werden. Genauso ist es möglich, aus einem Employee Self Service (ESS) oder Manager Self Service (MSS) direkt die Dokumentenerzeugung zu starten.
ESCRIBA kann auf alle Daten in den angebundenen Backend-Systemen zugreifen, die über eine geeignete Schnittstelle zur Verfügung stehen. Das Verbindungsstück zwischen beiden Systemen ist dabei der ESCRIBA Integration Server, von SAP erfolgreich zertifiziert.
„Mit der Einführung von ESCRIBA konnten und können wir einige Dokumentenprozesse optimieren und mithilfe der SAP Integration an unsere komplexen Voraussetzungen anpassen. Gerade in der sich stetig ändernden Arbeitswelt ist es für uns maßgeblich, schnell auf Veränderungen (z. B. in der aktuellen Gesetzgebung) regieren zu können. Als Designer schätze ich die Möglichkeit, direkt Änderungen für unser Team eigenständig durchzuführen.“
Viviane Lachmann
Personalreferentin, Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Kostenloser Download: EDS Feature Paper
Von der automatisierten Erstellung bis hin zur Archivierung und integrierten Folgeprozesse. ESCRIBA EDS ist die Technologie für einfache und sichere Dokumentenprozesse.
Die vielfältigen Funktionen und Möglichkeiten haben wir anhand der unterschiedlichen Stadien eines Dokuments für sie übersichtlich abgebildet und detailliert beschrieben.
Das EDS Feature Paper eignet sich deshalb besonders gut für die Recherche zu Ihren Ausschreibungen oder zur direkten Vorlage bei Ihrer Projektleitung, Ihrem Einkauf oder als Unterlage für das kommende Management Meeting.
Jetzt alle Features der ESCRIBA Dokumentenerstellung übersichtlich als Download erhalten
Bürokratieaufgaben nehmen in vielen Personalabteilungen und HR Shared Service Centern unnötig viel Zeit in Anspruch. Mitarbeitende sind gebunden durch zeitraubende, sich immer wiederholende und fehleranfällige Tätigkeiten, worunter Servicequalität und strategische Aufgaben leiden.
HR-Systeme wie SAP HRX, SuccessFactors oder Workday erleichtern den Arbeitsalltag, jedoch fallen deren Bordmittel für die vielen verschiedenen Dokumentenprozesse hinter den Qualitäts-, Compliance– und Effizienz-Maßstäben anspruchsvoller Personalverantwortlicher zurück. Daher setzen bereits mehr als die Hälfte der DAX-und MDAX-Unternehmen sowie viele Mittelständler auf ESCRIBA.
Alle zu einem Geschäftsvorfall gehörenden Dokumente und Anschreiben sowie E-Mails können mit ESCRIBA auf sehr effiziente Art erstellt und versendet werden. Notwendige Abstimmungen und Unterschriftenprozesse und die revisionssichere Archivierung in der digitalen Personalakte werden direkt mitautomatisiert. Das spart Zeit und schafft Raum andere wertschöpfende Tätigkeiten.
In der digitalen Personalakte werden alle wichtigen Personaldokumente, wie Arbeitsvertrag, Arbeitszeitenänderungen, Urlaubsanträge u.v.m. an einem virtuellen Ort gebündelt. Die Zeiten, in denen HR‘ler stundenlang nach der passenden Akte in verschiedenen Schränken suchen, gehören damit der Vergangenheit an. Alle Dokumente in der E-Akte sind jederzeit von überall erreichbar und können von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen werden. Die logische Ablagestruktur und das Kennzeichnen mit Schlagwörtern oder Labels ermöglicht auch die automatische Speicherung der Dokumente an der richtigen Stelle. Eine Volltextsuche mit Texterkennung erleichtert zusätzlich das Auffinden von Informationen.
Dank des differenzierten Rollen- und Berechtigungskonzepts wird sichergestellt, dass ausschließlich die berechtigten Personen Zugriff auf die jeweiligen Dokumente erhalten sowie diese lesen, bearbeiten und/oder löschen dürfen. Dieser Zugriff lässt sich innerhalb einer Akte ganz gezielt für definierte Bereiche oder Dokumentenarten steuern. So stehen den Mitarbeitenden andere Dokumente zur Verfügung als ihren Führungskräften oder den HR’lern. DSGVO-Anforderungen und interne Richtlinien lassen sich somit regelkonform umsetzen bei gleichzeitig komfortablen Datenzugriff.
Die digitale Akte erleichtert also nicht nur den Arbeitsalltag von Personalabteilungen, sondern eröffnet durch die Verknüpfung mit einem Self-Service Portal noch viele weitere Vorteile und Möglichkeiten.
Als einziges Dokumentenmanagementsystem bietet ESCRIBA mehrstufige Systemlandschaften (inkl. Recovery- und falls gewünscht HotSwap-Stage). Durch das leistungsstarke Transportsystem können zeitkritische Änderungen entschärft, regelbasierte Texte umfänglich getestet und gezielt freigegeben werden. Nur perfekte und geprüfte Dokumentenbaupläne gelangen von der Entwicklung über die Qualitätssicherung ins Produktivsystem. Das ESCRIBA Domain- und Berechtigungskonzept regelt die Zusammenarbeit von verschiedenen Rechtseinheiten oder Fachbereichen und organisiert, wer welche Dokumente erstellen bzw. auf sie zugreifen darf. Damit sind rechtssichere Versionierungen, umfängliche Wiederherstellbarkeit und hohe Sicherheit im Betrieb garantiert.
Alle Vorgänge lassen sich durch die Vergabe von personen- und rollenbezogenen Berechtigungen bis auf die Ebene von Textblöcken oder Klauseln zielgenau steuern. Je Textblock können Sie die Verantwortlichkeit festlegen. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Daten und Inhalte in Ihren Dokumenten stehen. Folgenschwere Fehler durch falsche Daten oder anfechtbare Formulierungen werden damit ausgeschlossen. Darüber hinaus schaffen Sie Transparenz darüber, welche Verpflichtungen Ihr Unternehmen aufgrund von Dokumenten und Verträgen eingegangen ist. Damit schaffen Sie die Grundlage für ein unternehmensweites Regelwerk im Umgang mit Dokumenten und behalten die Kontrolle über alle Inhalte (Document Governance).
Unsere Technologie ist daher insbesondere für komplexe Unternehmensstrukturen und Konzerne geeignet, bei den andere Systeme oft an ihre Grenzen stoßen. ESCRIBA ist bereits in der Standardausführung Enterprise-ready und stellt die Einhaltung komplexer betrieblicher sowie rechtliche Anforderungen sicher. Das entlastet die Verantwortlichen spürbar, senkt die Betriebskosten und reduziert nachhaltig Compliance- und Haftungsrisiken.
No- und Low-Coding ist eine moderne Art der Softwareentwicklung, bei der Code nicht mehr manuell geschrieben wird, sondern Anwendungen mit vorgefertigten Code-Bausteinen erstellt werden. In den letzten beiden Jahrzehnten haben wir unser Dokumentenmanagement kontinuierlich mit unseren Kunden weiterentwickelt und sind heute Technologieführer im Bereich Dokumentenerzeugung und -automation. In den vergangen fünf Jahren haben wir die Dokumentenerstellung No-/Low-Code-fähig gemacht und in unsere Plattform integriert. Damit steht unseren Kunden das gesamte Leistungsspektrum für die Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse zur Verfügung: eine leistungsstarke elektronische Akte, ein adaptives Case Management und ein vollständiges Business Process Management System (BPMN 2.0).
Darüber hinaus bietet ESCRIBA einen Stellhebel beim Auf- und Ausbau eines Self-Service Portfolios im Web-Kontext (Portal) und gleichermaßen ein Bindeglied für die Realisierung personenübergreifender und verteilter Arbeitsabläufe im Tagesgeschäft. So wird eine solide Basis für eine durchgängige, nahtlose und konsistente dokumentenzentrierte Prozessgestaltung geschaffen, die sich nahtlos in vorhandene Workflow-Systeme integriert. Damit steht Ihnen ein flexibles Werkzeug für das Management von Serviceprozessen sowie deren kontinuierliche Optimierung zur Verfügung.
Christian Keller
Business Development
Dann vereinbaren Sie gern direkt einen Termin mit mir. Im persönlichen Gespräch stimmen wir gemeinsam Ihre Anforderung und mögliche Lösungen auf Basis der ESCRIBA ECAP NLC-Plattform ab. Ich freue mich auf Ihre Anfrage.
Warum ESCRIBA?
ESCRIBA steht für 25 Jahre gelebte Digitalisierung in Unternehmen. Unser Herz schlägt für digitale Prozesse und skalierbare Technologien, die wir auf unserer eigenen No- und Low-Code-Plattform entwickeln. Damit schaffen wir in kurzer Zeit bahnbrechende Ergebnisse und bringen Ihre Softwarewelt auf Vordermann. Wählen Sie aus unserem breiten Spektrum an vorkonfektionierten Lösungen oder lassen Sie uns maßgeschneiderte Software für Ihren persönlichen Einsatzzweck entwickeln. mehr >>
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