Digitale Dokumentenerstellung
in Bestzeit

ENERCON und ESCRIBA: HR-Prozesse neu denken

Die ENERCON GmbH ist, mit mehr als 12.000 Mitarbeitenden weltweit, eines der global führenden Unternehmen im Bereich der Windenergieanlagenherstellung. Der Technologiekonzern steht für nachhaltige Energielösungen und leistet damit einen enormen Beitrag zum Klimaschutz und einer Zukunft frei von einer Energiegewinnung aus fossilen Energieträgern.

78%

schnellerer Einstellungsprozess

95%

mehr
Digitalisierung

75%

weniger
Arbeitsschritte

Ein klares Ziel: Mehr Automatisierung durch Digitalisierung

Die Personalabteilung von ENERCON hat tagtäglich mit einer Vielzahl unterschiedlichster Dokumente zu kämpfen. Früher existierten zahlreiche Dokumentenversionen auf verschiedenen Endgeräten und Dateien mussten oft ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden. Der personelle Aufwand für den Arbeitsvertragsprozess lag so durchschnittlich bei mehr als 1.000 Stunden im Jahr.

“Teilweise wurden Arbeitsverträge mit über 60 Seiten Anlagen zum Bewerber geschickt. Einige Dokumente, wie beispielsweise die Geschenke-Richtlinien, sind in dieser Phase für den zukünftigen Mitarbeitenden aber noch vollkommen irrelevant.” sagt Anke Klöpper, die als IT-Verantwortliche der Personalabteilung das Digitalisierungsprojekt leitet.

Für sie und die Geschäftsleitung war somit klar, dass die Personalprozesse mithilfe einer Softwarelösung digitalisiert und automatisiert werden mussten. Dadurch sollte die HR-Abteilung bei der täglichen Arbeit entlastet und langfristig ein hoher Compliance- und Sicherheitsstandard im Unternehmen erreicht werden. 


Als eines der weltweit führenden Unternehmen im Bereich Windenergie, setzt ENERCON seit Jahrzehnten neue Maßstäbe mit seinen technologischen Innovationen.

Branche: Erneuerbare Energie 

Gründung: 1984

Hauptsitz: Aurich / Deutschland

www.enercon.de

Begeisterung bei den Fachanwender:innen

Die Personalmitarbeitenden von ENERCON waren von Anfang an in das Projekt involviert und brachten ihre eigenen Ideen und Wünsche mit ein. Nach der Konzeptionierungsphase wurden zuerst einfache und anschließend zunehmend komplexere Dokumente und Prozesse mit der ESCRIBA Software modelliert. Das Ergebnis übertraf alle Erwartungen: Gut 75 Dokumentenvorlagen in Word wurden mit ESCRIBA auf 30 dynamische Vorlagen reduziert, mit denen nicht nur das Standarddokument selbst, sondern auch seine diversen Varianten mit wenigen Mausklicks erstellt werden können – und das stets rechtssicher und versionstreu. 

„Mit ESCRIBA und der digitalen Signatur konnten wir den Prozess für die Erstellung von Arbeitsverträgen von 6,25 Stunden auf nur 45 Minuten reduzieren. Abläufe, die sich vorher über mehrere Wochen hingezogen haben, lassen sich jetzt an einem Tag erledigen.“

Anke Klöpper

Projektleiterin bei ENERCON GmbH 

Der Prozess für die Arbeitsvertragserstellung war zuvor überaus aufwendig, da je nach Vertragsart, verschiedene Dokumentenvorlagen gesucht, angepasst und zusammengestellt werden mussten. 

Die HR-Abteilung von ENERCON hat den Vorgang mithilfe der ESCRIBA Dokumenten- und Workflow-Lösung im ersten Schritt um mehr als 75% auf 248 Stunden im Jahr verkürzt. Als nächsten Meilenstein ist die Integration der digitalen Signatur geplant. Damit wäre eine weitere Einsparung von 120 Stunden im Jahr möglich, was in Summe eine Reduktion der Prozesszeit um nahezu 90 Prozent ergäbe.

Der Personalbereich profitiert enorm von diesem Zuwachs an
Produktivität und kürzeren Prozesszeiten.

Zeitaufwand für Dokumentenerstellung mit ESCRIBA bei ENERCON

ESCRIBA als strategischer Partner

Für Peer Heineken, der ENERCON als unabhängiger Berater unterstützt, war schnell klar, dass die Zielvorgaben nur mit der ESCRIBA Dokumenten- und Workflow-Technologie erreicht werden können. Denn mit den auf No- und Low-Code basierenden ESCRIBA Komponenten können regelbasierte Dokumente vollautomatisiert erstellt, Prozesse digital abgebildet und feste Rollen und Berechtigungen für die Mitarbeitenden vergeben werden.

„ESCRIBA ist als einziger Anbieter in der Lage, die Komplexität, die in den Dokumenten steckt, abzubilden. In Kombination mit der tiefen Integration in SAP macht das die Software so einzigartig.“

Peer Heineken

Geschäftsführer docforce. 

Prozesse aus Mitarbeitersicht

Dokumente und Workflows sind aber nur der erste Schritt zur digitalen Transformation, denn ESCRIBA bietet einen umfangreichen Anwendungskatalog, der alle HR Services abdeckt und ebenfalls von der ausgereiften Dokumententechnologie profitiert.

Dazu gehören die digitale Akte, ein Self-Service Portal für Mitarbeitende und ein HR Service Management in Form eines Ticketsystems. Durch den No- und Low-Coding Ansatz sind diese Applikationen jederzeit personalisier- und erweiterbar, wodurch sich die Digitalisierung im Unternehmen Schritt für Schritt ausbauen lässt.

Die Digitalisierung geht weiter

Das Digitalisierungsprojekt war für ENERCON und ESCRIBA ein Erfolg auf ganzer Linie. Gemeinsam konnten wir Personalprozesse beschleunigen, Arbeitsabläufe optimieren und eine technische Basis für die Zukunft schaffen. Die Erfolgsgeschichte hört hier noch lange nicht auf, denn ENERCON will weiterhin konsequent den Weg in Richtung Prozessdigitalisierung gehen. 

Weitere Prozesse, Workflows und Dokumente werden automatisiert, ständig weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst.

„Digitalisierung ist ein lebender Prozess. Mit ESCRIBA sind wir nicht an langjährige Releasezyklen gebunden, sondern können auch ad hoc Dokumentenvorlagen, Prozesse und Schnittstellen verändern.“

Anke Klöpper

Projektleiterin bei ENERCON GmbH 

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