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Die Digitalisierung hat Unternehmen eine Welt voller Möglichkeiten eröffnet. Eine der wirkungsvollsten Veränderungen im digitalen Zeitalter war die Entwicklung und Implementierung von digitalen Personalakten und das digitale Personalmanagement. In der digitalen Akte von ESCRIBA können Sie alle Dokumente und Informationen ganz einfach zentral an einem Ort speichern, pflegen und von dort aus weiterverarbeiten. Sie selbst legen Zugriffsberechtigungen fest und verteilen feste Rollen innerhalb Ihres Unternehmens. Der Aufbau der E-Akte richtet sich dabei ganz nach Ihren Vorstellungen und den Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihres Fachbereichs.
Dank unserer einzigartigen Software können wir effiziente Workflows rund um Ihre digitale Personalakte darstellen und wiederkehrende Prozesse automatisieren. Durch die integrierte Suchfunktion können sie auch in eingescannten Dokumenten suchen und finden in Sekundenschnelle das richtige Dokument.
Die E-Akte für den Personalbereich von ESCRIBA gibt Ihnen alle Werkzeuge zur lückenlosen Erfüllung der DSGVO-Richtlinien an die Hand. Mit unserer Software können Sie Ihre Akten revisionssicher und unter Einhaltung der Compliance-Vorgaben ablegen und archivieren. Dadurch senken Sie nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern mindern auch das Risiko für Sanktionen oder Datenlecks.
Unsere digitale Personalakte ist im Standard mit einer fertigen Ablagestruktur für HR-Services ausgestattet. Diese könne Sie direkt nutzen, um Ihre Personaldokumente und -informtionen abzulegen. Gleichzeitig ist die ESCRIBA Akte so anpassungsfähig, wie Sie es sich wünschen. Unsere hauseigenen No- und Low-Code Software ermöglicht eine flexible Anpassung von Ordnerstruktur, Oberfläche und Funktionalitäten – zum Großteil sogar ohne IT-Kenntnisse.
Egal ob PDFs, Word-Dokumente, gescannte Verträge oder andere Formate. Hochladen, ablegen, organisieren, anzeigen, versenden, weiterverarbeiten oder löschen – alles ist mit unserer E-Akte möglich. Mit ESCRIBA gewinnen Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten und Dokumente, immer und überall.
Unsere Experten geben Ihnen einen Ausblick, was im HR der Zukunft alles möglich ist.
Eine digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der klassischen Akte aus Papier. Dabei erleichtert sie nicht nur die tägliche Arbeit der Personalabteilung, sondern bietet auch nützliche Services für die alle Mitarbeitenden Ihres Unternehmens.
Mit über zwei Dekaden an Erfahrung im Umgang mit digitalem Dokumentenmanagement sind wir der perfekte Partner für alle Unternehmen, die täglich eine große Anzahl an Dokumenten verarbeiten müssen.
Durch die digitale Dokumentenablage ist eine einfache Verwaltung und Nutzung von Dokumenten und Informationen gewährleistet. Die Daten werden beim Ablegen in ein sicheres Format konvertiert und stehen sofort durch die integrierte Volltextsuche zur Verfügung. Hierdurch können Anwender:innen gezielt nach Akten oder auch im Volltext stöbern. Eine Vielzahl an Suchkriterien, wie Namen, Dokumentenarten, Metadaten und Tags/Labels erleichtern das Auffinden der benötigten Informationen.
Auch ältere Versionen von Dokumenten werden in der Akte gesichert und können jederzeit abgerufen werden. Über die Historie des Dokumentes lassen sich Änderungen und Zugriffe detailliert nachverfolgen.
Die digitale Personalakte ist nur einer von vielen Bausteinen auf No- und Low-Code Basis. Mit dem HR Service Manager erhalten Sie zusätzlich zur E-Akte auch noch ein Ticketsystem, ein Self Service-Portal und viele weitere Funktionen, die Ihre HR-Abteilung benötigt.
Der Schutz der Personaldaten steht bei uns an erster Stelle. Durch mehrere überlagerte Datenschutzmaßnahmen stellen wir sicher, dass Ihre Daten in der digitalen Personalakte vor unberechtigten Zugriffen Dritter sicher geschützt sind. Die Datenübertragung erfolgt mit modernsten Verschlüsselungsverfahren, der Zugriff auf Wunsch nur für registrierte Clients.
Unser Sicherheitskonzept basiert auf dem Prinzip der ‚Single Source of Truth‘. Mit diesem Konzept stellen wir sicher, dass alle Änderungen dokumentiert und somit die Grundlage für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und einer DSGVO-konformen Arbeit gelegt wird. Die regelbasierte Löschfunktion unterstützt die Umsetzung und Abbildung von intern und/oder extern vorgegebener Aufbewahrungsfristen.
Machen Sie keine Kompromisse beim Datenschutz – die ESCRIBA E-Akte bietet den höchsten Sicherheitsstandard bei der digitalen Personalakte.
Das flexible und benutzerdefinierte Berechtigungskonzept regelt, wer auf welche Akten und Dokumente zugreifen darf. Weisen Sie den Rollen Ihres Unternehmens dauerhafte und temporäre Rechte zu. Über die zentrale Berechtigungssteuerung werden Funktionen, wie Lesen, Ändern, Löschen, bis auf Dokumentebene dezidiert gesteuert.
Eine Besonderheit der ESCRIBA Personalakte ist, dass Sie Dokumente auch partiell freigeben können. So können bestimmte Abschnitte je nach Rolle des Nutzers komplett gesperrt werden, oder erst nach der Freigabe durch einen anderen Nutzer, wie die Führungskraft, geändert werden.
Mit Anbindung an ihr bestehendes ERP-System können wir zudem auf die Mitarbeiterrollen aus dem Backend zugreifen, und diese bestimmten Dokumentenrechten zuordnen.
Grundsätzlich ähnelt die digitale Akte, der traditionellen Papierakte. Der Grundgedanke ist, dass alle Mitarbeiterdokumente wie Arbeitsverträge, Arbeitszeitänderungen, Urlaubsanträge etc. an einem Ort gebündelt sind. Die digitale Personalakte ist eine bequeme und moderne Möglichkeit, stets alle wichtigen Informationen zur Hand zu haben. Durch den verteilten Zugriff kann die Akte von mehreren Personen gleichzeitig angesehen werden und ist von überall, zum Beispiel aus dem Homeoffice, zugänglich. Die Zeiten, in denen man sich auf die Suche nach einer Akte im Schrank machen musste, sind somit endgültig vorbei.
Durch ein ausgeklügeltes Rollen- und Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Akten einsehen und bearbeiten dürfen. So sind die persönlichen Daten ihrer Angestellten optimal geschützt. Durch die Lagerung auf dem sicheren Server, ist die Akte auch vor Bränden, Diebstahl oder Naturkatastrophen geschützt.
Alle Dokumente, die in Papierform enthalten sind, finden sich auch in der E-Akte wieder. Diese werden eingescannt und in den entsprechenden digitalen Ordnern abgelegt. Mittels einer Texterkennung kann dann auch innerhalb der Akte nach Schlagwörtern gesucht werden.
Die digitale Akte ist nicht nur schneller und einfacher, sondern auch deutlich vielseitiger. Die Personalabteilung kann so zusätzlich Zeit sparen und der Arbeitsablauf wird erleichtert. Durch die Verknüpfung mit einem Self-Service-Portal können Mitarbeitende Bescheinigungen ganz einfach selbst generieren. Auch E-Mails und andere digitale Korrespondenzen können direkt in der Akte gespeichert werden – für mehr Übersicht und weniger Papierkram.
Moderne E-Akten, wie die digitale Akte von ESCRIBA erlauben zudem, Tickets für Arbeitsaufgaben zu erstellen oder detaillierte Report aus den Personalakten zu ziehen.
Bevor Sie sich an ein großes Digitalisierungsprojekt, wie den Umstieg zur digitalen Personalakte, machen, sollten Sie gut planen und am besten professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen. Die Daten in der Personalakte sind hochsensibel und unterliegen den Bestimmungen der DSGVO. Ferner müssen Sie rechtliche Bestimmungen wie eine gesicherte Dokumentenübertragung und -verschlüsselung ermöglichen, Benutzerrollen mit Rechten definieren und Zugriffsprotokolle führen.
Der Großteil aller Dokumente kann, nach erfolgreichem Scan und Ablage im System bedenkenlos vernichtet werden. Besonders wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge und Kündigungen sollten aber zur Sicherheit im Original aufbewahrt werden, da im Zweifel vor Gericht nur mit dem Papierdokument der Urkundenbeweis erbracht werden kann.
Die Implementierung des digitalen Aktensystems kann, je nach Unternehmensgröße, unterschiedlich lang dauern. Damit die Umstellung erfolgreich verläuft, ist es wichtig, ausreichend Ressourcen bereitzustellen. Um die digitale Akte erfolgreich einzuführen, müssen auch die Mitarbeitenden im Umgang mit dem neuen System entsprechend geschult werden.
Papierakte
Standardakte
ESCRIBA E-Akte
DSGVO-konform
Überall zugänglich
Automatische Datensicherung
Suche im (gescannten) Dokument
Automatische Einhaltung von Löschfristen
Drag-and-Drop Funktionalität
Partielle Freigabe von Dokumenten
Integrierte Workflow-Engine
umfassende Reportingoptionen
Anbindung an SAP / Successfactors und weitere Backend-System
Christian Keller
Business Development
Dann vereinbaren Sie gern direkt einen Termin mit mir. Im persönlichen Gespräch stimmen wir gemeinsam Ihre Anforderung und mögliche Lösungen auf Basis der ESCRIBA ECAP NLC-Plattform ab. Ich freue mich auf Ihre Anfrage.
Warum ESCRIBA?
ESCRIBA steht für 25 Jahre gelebte Digitalisierung in Unternehmen. Unser Herz schlägt für digitale Prozesse und skalierbare Technologien, die wir auf unserer eigenen No- und Low-Code-Plattform entwickeln. Damit schaffen wir in kurzer Zeit bahnbrechende Ergebnisse und bringen Ihre Softwarewelt auf Vordermann. Wählen Sie aus unserem breiten Spektrum an vorkonfektionierten Lösungen oder lassen Sie uns maßgeschneiderte Software für Ihren persönlichen Einsatzzweck entwickeln. mehr >>
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