Digitale Personalakte auf No- und Low-Code Basis

Automatisiert erfolgreich mit der fortschrittlichsten E-Akte auf dem Markt

ESCRIBA denkt die digitale Akte neu – mit Fokus auf die Anwender:innen

Die Digitalisierung hat Unternehmen eine Welt voller Möglichkeiten eröffnet. Eine der wirkungsvollsten Veränderungen im digitalen Zeitalter war die Entwicklung und Implementierung von digitalen Personalakten und das digitale Personalmanagement. In der digitalen Akte von ESCRIBA können Sie alle Dokumente und Informationen ganz einfach zentral an einem Ort speichern, pflegen und von dort aus weiterverarbeiten. Sie selbst legen Zugriffsberechtigungen fest und verteilen feste Rollen innerhalb Ihres Unternehmens. Der Aufbau der E-Akte richtet sich dabei ganz nach Ihren Vorstellungen und den Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihres Fachbereichs.

Dank unserer einzigartigen Software können wir effiziente Workflows rund um Ihre digitale Personalakte darstellen und wiederkehrende Prozesse automatisieren. Durch die integrierte Suchfunktion können sie auch in eingescannten Dokumenten suchen und finden in Sekundenschnelle das richtige Dokument.

  • Dateien überall zugänglich
  • Dokumente speichern, anzeigen und weiterverarbeiten
  • Volltextsuche für verschiedene Dokumentenarten und eingescannte Dokumente
  • Ablagestruktur individuell anpassbar
  • Akte mit automatisierten Workflows verknüpfen
  • Alle Voraussetzungen zur Erfüllung von DSGVO- und Compliance-Richtlinien

Die E-Akte für den Personalbereich von ESCRIBA gibt Ihnen alle Werkzeuge zur lückenlosen Erfüllung der DSGVO-Richtlinien an die Hand. Mit unserer Software können Sie Ihre Akten revisionssicher und unter Einhaltung der Compliance-Vorgaben ablegen und archivieren. Dadurch senken Sie nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern mindern auch das Risiko für Sanktionen oder Datenlecks.

Einfach alles im Blick behalten

Unsere digitale Personalakte ist im Standard mit einer fertigen Ablagestruktur für HR-Services ausgestattet. Diese könne Sie direkt nutzen, um Ihre Personaldokumente und -informtionen abzulegen. Gleichzeitig ist die ESCRIBA Akte so anpassungsfähig, wie Sie es sich wünschen. Unsere hauseigenen No- und Low-Code Software ermöglicht eine flexible Anpassung von Ordnerstruktur, Oberfläche und Funktionalitäten –  zum Großteil sogar ohne IT-Kenntnisse.

Egal ob PDFs, Word-Dokumente, gescannte Verträge oder andere Formate. Hochladen, ablegen, organisieren, anzeigen, versenden, weiterverarbeiten oder löschen – alles ist mit unserer E-Akte möglich. Mit ESCRIBA gewinnen Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten und Dokumente, immer und überall.

Diese Unternehmen vertrauen  ESCRIBA

Logo Lufthansa
Logo PriceWaterhouseCoopers
Logo Fujitsu

Die 4 wichtigsten Gründe, um Ihre Personalakte sofort zu digitalisieren

Standortunabhängig

Endlich können Sie auch außerhalb des Büros auf Personaldokumente zugreifen. Egal, ob im Homeoffice oder auf Geschäftsreise.

Integration ohne Kompromisse

Die digitale Personalakte wird direkt an Ihr Backendsystem angebunden. Kein Datenverlust, keine Medienbrüche, keine Umwege.

Individuell

Unsere E-Akte wird vollständig an Ihre Bedürfnisse angepasst. Ob Aktenstrukturen, Farbgebungen oder ein benutzerdefinierter Bildschirmaufbau.

Komplett abgesichert

Digitalisieren Sie Ihre Akte DSGVO-konform und unter Berücksichtigung aller Compliance-Richtlinien.

Die ESCRIBA Personalakte:

Vortrag und Live-Demo

Digitalisierung im HR?
Hier geht nichts ohne die E-Akte. 


Unsere Experten:
Dr. Juergen Erbeldinger und Markus Görtz geben Ihnen einen Ausblick,
was im HR der Zukunft alles möglich ist.

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Welche Vorteile bietet eine elektronische Personalakte gegenüber einer Papierakte?

Eine digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der klassischen Akte aus Papier. Dabei erleichtert sie nicht nur die tägliche Arbeit der Personalabteilung, sondern bietet auch nützliche Services für die alle Mitarbeitenden Ihres Unternehmens.

Vorteile aus HR-Sicht

  • Ablage und Erstellung aller relevanten Dokumente
  • Verwaltung von spezifischen Mitarbeiterdokumenten inkl. Genehmigungen und Unterschriften
  • Automatisierte Löschung von Dokumenten nach Entfall des berechtigten Interesses
  • Automatisierte Erstellung von Bescheinigungen
  • Digitale Bereitstellung von Dokumenten für Mitarbeitende

Vorteile aus Mitarbeitersicht

  • Einsichtnahme in ausgewählte Dokumente und Nachweise über ein Service-Portal
  • Automatische Erstellung von individuell zu erzeugende Bescheinigungen möglich
  • Beteiligung an digitalen Unterschriftverfahren
  • Verknüpfung mit Self Service-Prozessen zur Dokumentenanforderung möglich

Dokumentenablage in der Akte? Genau unser Ding. 

Mit über zwei Dekaden an Erfahrung im Umgang mit digitalem Dokumentenmanagement sind wir der perfekte Partner für alle Unternehmen, die täglich eine große Anzahl an Dokumenten verarbeiten müssen.

Durch die digitale Dokumentenablage ist eine einfache Verwaltung und Nutzung von Dokumenten und Informationen gewährleistet. Die Daten werden beim Ablegen in ein sicheres Format konvertiert und stehen sofort durch die integrierte Volltextsuche zur Verfügung. Hierdurch können Anwender:innen gezielt nach Akten oder auch im Volltext stöbern. Eine Vielzahl an Suchkriterien, wie Namen, Dokumentenarten, Metadaten und Tags/Labels erleichtern das Auffinden der benötigten Informationen.

Auch ältere Versionen von Dokumenten werden in der Akte gesichert und können jederzeit abgerufen werden. Über die Historie des Dokumentes lassen sich Änderungen und Zugriffe detailliert nachverfolgen.

Gebündelte Power
im HR Service Manager

Die digitale Personalakte ist nur einer von vielen Bausteinen auf No- und Low-Code Basis. Mit dem HR Service Manager erhalten Sie zusätzlich zur E-Akte auch noch ein Ticketsystem, ein Self Service-Portal und viele weitere Funktionen, die Ihre HR-Abteilung benötigt.

  • Erzeugung, Ablage und Bearbeitung von Dokumenten in oder aus
    der Plattform heraus
  • Generieren und Verwalten von Dokumentversionen
  • Protokolliertes Hochladen und Herunterladen von Dokumenten
  • Volltextsuche in Dokumenten
  • Integrierte Suche nach Personen und assoziierten Informationen wie Dokumenten und Kommunikationen
  • Zuverlässige Dokumentenerzeugung mit direkter elektronischer Unterschrift sowie automatischer Ablage in der digitalen Personalakte des betroffenen Mitarbeitenden

Höchste Standards bei DSGVO und Sicherheit

Der Schutz der Personaldaten steht bei uns an erster Stelle. Durch mehrere überlagerte Datenschutzmaßnahmen stellen wir sicher, dass Ihre Daten in der digitalen Personalakte vor unberechtigten Zugriffen Dritter sicher geschützt sind. Die Datenübertragung erfolgt mit modernsten Verschlüsselungsverfahren, der Zugriff auf Wunsch nur für registrierte Clients.

Unser Sicherheitskonzept basiert auf dem Prinzip der ‘Single Source of Truth’. Mit diesem Konzept stellen wir sicher, dass alle Änderungen dokumentiert und somit die Grundlage für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und einer DSGVO-konformen Arbeit gelegt wird. Die regelbasierte Löschfunktion unterstützt die Umsetzung und Abbildung von intern und/oder extern vorgegebener Aufbewahrungsfristen.

Machen Sie keine Kompromisse beim Datenschutz – die ESCRIBA E-Akte bietet den höchsten Sicherheitsstandard bei der digitalen Personalakte.

Berechtigungen und Rollen in der digitalen Akte

Das flexible und benutzerdefinierte Berechtigungskonzept regelt, wer auf welche Akten und Dokumente zugreifen darf. Weisen Sie den Rollen Ihres Unternehmens dauerhafte und temporäre Rechte zu. Über die zentrale Berechtigungssteuerung werden Funktionen, wie Lesen, Ändern, Löschen, bis auf Dokumentebene dezidiert gesteuert. 

Eine Besonderheit der ESCRIBA Personalakte ist, dass Sie Dokumente auch partiell freigeben können. So können bestimmte Abschnitte je nach Rolle des Nutzers komplett gesperrt werden, oder erst nach der Freigabe durch einen anderen Nutzer, wie die Führungskraft, geändert werden.

Mit Anbindung an ihr bestehendes ERP-System können wir zudem auf die Mitarbeiterrollen aus dem Backend zugreifen, und diese bestimmten Dokumentenrechten zuordnen.

Die digitale Akte –  das müssen Sie dazu wissen

Was ist die digitale Akte und wer braucht sie?

Grundsätzlich ähnelt die digitale Akte, der traditionellen Papierakte. Der Grundgedanke ist, dass alle Mitarbeiterdokumente wie Arbeitsverträge, Arbeitszeitänderungen, Urlaubsanträge etc. an einem Ort gebündelt sind.  Die digitale Personalakte ist eine bequeme und moderne Möglichkeit, stets alle wichtigen Informationen zur Hand zu haben. Durch den verteilten Zugriff kann die Akte von mehreren Personen gleichzeitig angesehen werden und ist von überall, zum Beispiel aus dem Homeoffice, zugänglich. Die Zeiten, in denen man sich auf die Suche nach einer Akte im Schrank machen musste, sind somit endgültig vorbei. 

Durch ein ausgeklügeltes Rollen- und Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Akten einsehen und bearbeiten dürfen. So sind die persönlichen Daten ihrer Angestellten optimal geschützt. Durch die Lagerung auf dem sicheren Server, ist die Akte auch vor Bränden, Diebstahl oder Naturkatastrophen geschützt. 

Aufbau einer E-Akte

Alle Dokumente, die in Papierform enthalten sind, finden sich auch in der E-Akte wieder. Diese werden eingescannt und in den entsprechenden digitalen Ordnern abgelegt. Mittels einer Texterkennung kann dann auch innerhalb der Akte nach Schlagwörtern gesucht werden.  

Die digitale Akte ist nicht nur schneller und einfacher, sondern auch deutlich vielseitiger. Die Personalabteilung kann so zusätzlich Zeit sparen und der Arbeitsablauf wird erleichtert. Durch die Verknüpfung mit einem Self-Service-Portal können Mitarbeitende Bescheinigungen ganz einfach selbst generieren. Auch E-Mails und andere digitale Korrespondenzen können direkt in der Akte gespeichert werden – für mehr Übersicht und weniger Papierkram. 

Moderne E-Akten, wie die digitale Akte von ESCRIBA erlauben zudem, Tickets für Arbeitsaufgaben zu erstellen oder detaillierte Report aus den Personalakten zu ziehen. 

Was muss ein Unternehmen bei der Einführung der digitalen Akte beachten?

Bevor Sie sich an ein großes Digitalisierungsprojekt, wie den Umstieg zur digitalen Personalakte, machen, sollten Sie gut planen und am besten professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen. Die Daten in der Personalakte sind hochsensibel und unterliegen den Bestimmungen der DSGVO. Ferner müssen Sie rechtliche Bestimmungen wie eine gesicherte Dokumentenübertragung und -verschlüsselung ermöglichen, Benutzerrollen mit Rechten definieren und Zugriffsprotokolle führen.

Digitale Personalakte – was muss im Original aufbewahrt werden?

Der Großteil aller Dokumente kann, nach erfolgreichem Scan und Ablage im System bedenkenlos vernichtet werden. Besonders wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge und Kündigungen sollten aber zur Sicherheit im Original aufbewahrt werden, da im Zweifel vor Gericht nur mit dem Papierdokument der Urkundenbeweis erbracht werden kann. 

Die Implementierung des digitalen Aktensystems kann, je nach Unternehmensgröße, unterschiedlich lang dauern. Damit die Umstellung erfolgreich verläuft, ist es wichtig, ausreichend Ressourcen bereitzustellen. Um die digitale Akte erfolgreich einzuführen, müssen auch die Mitarbeitenden im Umgang mit dem neuen System entsprechend geschult werden.

Die digitale Personalakte ist ein klarer Gewinn für alle Unternehmen, die Papierbürokratie abschaffen
und digitalisieren wollen. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihr Personal effektiver zu verwalten und wertvolle Zeit, Platz und Geld zu sparen.

Die Vorteile der elektronischen Personalakte im Überblick

Papierakte

Standardakte

ESCRIBA E-Akte

DSGVO-konform

Überall zugänglich

Automatische Datensicherung

Suche im (gescannten) Dokument

Automatische Einhaltung von Löschfristen

Drag-and-Drop Funktionalität

Partielle Freigabe von Dokumenten

Integrierte Workflow-Engine

umfassende Reportingoptionen

Anbindung an SAP / Successfactors und weitere Backend-System

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ESCRIBA - No-/Low-Code Technologie zur Digitalisierung daten- und dokumentenintensiver Prozesse
ESCRIBA ist Ihr Digitalisierungsexperte! Als Anbieter von Softwarelösungen und IT-Projekten auf Basis von No- und Low-Code Technologie erarbeiten wir mit unseren Kunden agile und nachhaltige Digitalisierungslösungen für mehr Qualität, Effizienz und dauerhafte Wettbewerbsvorteile.
 

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