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Die Zukunft des Personalbereichs ist digital. Das ist weder ein Geheimnis noch eine überraschende These. Zur Wahrheit gehört aber auch, dass „Digital HR“ mit voll digitalisierten Prozessen und automatisierten HR Workflows in den meisten Personalabteilungen eher Vision und weniger Alltag ist.
Bevor es um die konkrete Umsetzung digitaler HR Services geht, schauen wir uns zuerst an, was wir unter HR Service Management verstehen und was genau einen digitalen HR Prozess ausmacht.
Sobald ein:e Personaler:in die Belange mehrere Mitarbeitenden verwaltet, wiederholen sich einzelne Aufgaben. Dazu zählt zum Beispiel die Erstellung eines Arbeitsvertrags, die Änderung der Bankverbindungen oder auch die Organisation einer Weiterbildung.
Die Personalarbeit ist enorm vielfältig und schon allein deshalb haben sich im HR Bereich Themencluster herausgebildet. Diese Themencluster sind von Unternehmen zu Unternehmen verschieden und orientieren sich unter anderem an der Unternehmensgröße, der Aufbauorganisation sowie an Branchenspezifika. So hat die Personaleinsatzplanung in einem 24-Stunden Produktionsbetrieb gewiss einen anderen Stellenwert als in einem Start-Up mit flexiblen Arbeitszeiten.
Immer häufiger und vor allem in größeren Unternehmen gibt es darüber hinaus Teams für die HR-Infrastruktur, Datenmanagement und IT-Projekte.
Unabhängig davon, wie Sie Ihre HR Aufgaben sortieren, finden sich in den einzelnen Kategorien immer wiederkehrende Abläufe – also HR Prozesse. So essenziell Ihre Mitarbeitenden für den Erfolg Ihres Unternehmens sind, die alltäglichen HR Aufgaben zählen dabei nicht zur Wertschöpfungskette. Ein funktionierender Personalbereich ist vielmehr ein Hygienefaktor und übernimmt eine wesentliche Unterstützungsfunktion.
Aus diesem Grund nimmt die Bedeutung der Prozesseffizienz in HR stetig zu. Auf der einen Seite geht es um mehr Effizienz, einen hohen Automatisierungsgrad, die Senkung von Fehlern und Risiken und auf der anderen Seite auch immer mehr um eine hohe Servicequalität und herausstechende Employee Experience.
Der HR Service Manager ist eine HR Software aus Deutschland, mit der Sie alle HR Services und Ihre Personaladministration digital und transparent auf einer der modernsten HR Plattformen verwalten.
Zur Digitalisierung Ihrer HR Prozesse liefern wir ein fertiges und voreingestelltes HR Tool, dass all Ihre Personalaufgaben in digitale End-to-End Prozesse umwandelt.
Für den Begriff HR Service Management existiert derzeit noch keine allgemeingültige Definition. Wir betrachten das HR Service Management als Teildisziplin des Enterprise Service Managements. Demnach ist der Kerngedanke, dass die Gesamtheit der HR Serviceprozesse end-to-end digital und möglichst automatisiert ablaufen.
Dabei werden einzelne Teilschritte von verschiedenen Prozessbeteiligten über ein voll-integrierte HR Systemlandschaft digital abgebildet. Manuelle Tätigkeiten werden auf ein Minimum reduziert und zugleich maximale Transparenz geschaffen.
Kurzum: Personalaufgaben sollen so komfortabel und effizient wie möglich ablaufen und damit das gelingt, müssen sie maximal digital und automatisiert werden. Dafür braucht es eine entsprechende Software-Lösung, die gesamte Prozessketten vom Input bis zum Output digital unterstützt. So viel zur Theorie. Schauen wir uns im Folgenden den ESCRIBA HR Service Manager genauer an.
Übrigens: Wenn Sie schon immer mal wissen wollten, was eigentlich die Abkürzungen HRIS, HCM, HRMS bedeuten und worin die Unterschiede liegen, lesen Sie dazu unsere Ausführungen weiter unten.
Aufzeichnung ESCRIBA Vortrag
Sie organisieren und verwalten alle Anfragen und Services in einem zentralen Ticketsystem. Von Ihnen definierte Leistungskategorien bestimmen das automatische Routing an das passende Bearbeitungsteam. Über das integrierte Prozessdesign lassen sich Workflows einrichten und Prozessstandards etablieren, damit Ihre HR Aufgaben schnell und zuverlässig bearbeitet werden.
Über das personalisierte HR Service Portal können Mitarbeitende und Führungskräfte Anträge und Rückfragen bei der Personalabteilung einreichen. Zudem bietet das Portal Employee Self-Services sowie den Zugriff auf die eigene Personalakte an. Das Portal kann auch um eine Wissensdatenbank ergänzt werden, um der Belegschaft umfangreiche Informationen bereitzustellen und damit Rückfragen zu verringern.
Da eine digitale Personalakte sowohl Start- als auch Endpunkt von HR Prozessen sein kann, ist sie komplett im HR Service Manager integriert. Alle Dokumente, die während der Bearbeitung benötigt oder erstellt werden, sind im direkten Zugriff bzw. werden automatisch in der Akte abgelegt. Direkt im Prozess wird definiert, welche Dokumente, in welchem Stadium wo in der Ablagestruktur gespeichert werden. Sie können die Akte mit unterschiedlichen Berechtigungen versehen und damit auch als Mitarbeitenden- und Führungskräfte-Akte über das Serviceportal zugänglich machen.
Der HR Service Manager ist mit einer leistungsstarken Komponente zur Erstellung von Dokumenten ausgestattet. Damit erzeugen Sie Dokumente unterschiedlichster Eigenschaften und Formate in wenigen Klicks. Anstelle statischer Vorlagen werden vordefinierte Dokumenten-Bausteinen sowie Daten aller integrierten Systeme und Eingabemasken dynamisch zusammengesetzt. So entsteht ein Großteil der Dokumente ohne oder mit nur wenigen manuellen Eingaben – jederzeit im passenden Layout und mit korrekten Rechts- und Designvorgaben.
Mit der nahtlosen Integration in vorhandene Systeme, wie z.B. SAP, SuccessFactors oder Workday stehen alle Personaldaten ohne Medienbrüche und berechtigungsgesteuert im HR Service Manager zur Verfügung. Daten müssen also nicht mehr manuell oder doppelt gepflegt werden, sondern werden automatisch aus dem Backend abgerufen und sogar dorthin zurück übertragen.
Wenn Sie all Ihre HR Services digital bearbeiten, können Sie diese auch mit SLA-Prozessen versehen und die entstehenden Prozessdaten auswerten. Der HR Service Manager bietet dafür ein umfassendes Monitoring und übersichtliche Dashboard-Funktionen, die Sie ebenfalls individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können. So gewinnen Sie wertvolle Insights für Ihre Personalarbeit und Ansatzpunkte für weitere Prozessoptimierungen.
Mit dem ESCRIBA HR Service Manager starten Sie Ihre HR Digitalisierung nicht bei null. Wir liefern Ihnen einen umfangreichen HR Leistungs- und Servicekatalog mit. Dieser beinhaltet über 100 typische HR Serviceprozesse mit voreingestellte Workflows, Genehmigungen und Signaturprozessen sowie SLAs und Auswertungen.
Die meisten Personalaufgaben münden in einem oder mehreren Dokumenten. Diese manuell zu erstellen, ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Deshalb liefert ESCRIBA Ihnen nicht nur eine hochwertige automatisierte Dokumentenerstellung, sondern auch Dokumentenvorlagen. Dank unserer langjährigen Erfahrung im deutschen Rechtsraum, können Sie diese praktische Vorkonfiguration direkt nutzen oder selbst mit wenig Aufwand an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.
Diese Geschwindigkeit und Flexibilität erreichen Sie dank unserer einzigartigen No- und Low-Code (NLC) Technologie. Der ESCRIBA HR Service Manager läuft auf einer der modernsten Plattformen, die im Gegensatz zu herkömmlicher Software ein großes Spektrum an einsatzbereiten Digitalisierungs- und Automatisierungsfunktionen bereitstellt. Über eine leicht zu bedienende Customizing- und No-Code-Oberfläche können Sie Ihre HR Prozesse selbst schnell und einfach konfigurieren. So sind Sie mit dem ESCRIBA HR Service Manager bereits nach wenigen Tag startklar.
Der ESCRIBA HR Service Manager ist eine Anwendung auf unserer No-/Low-Code Plattform. Damit lässt sich Software viel schneller und bedarfsgerechter ändern und erweitern. No-/Low-Coding ermöglicht nicht nur einen schnellen Go-Live, sondern steht vor allem im Betrieb für das unmittelbare Reagieren auf Feedback. Kontaktpunkte, Dokumente und Prozesse können nahezu in Echtzeit angepasst und verbessert werden.
Personaler:innen können ohne Programmierkenntnisse selbst Änderungen vornehmen und ihre HR Software an neue Gegebenheiten anpassen. Wenn gewünscht, pflegen und betreiben wir Ihre Anwendungen in unserer Cloud und optimieren Ihre HR Prozesse entsprechend Ihren Anforderungen. So entsteht in einem agilen Prozess bessere Unternehmenssoftware, die dauerhaft aktuell bleibt.
Im Rahmen der Personaladministration gibt es immer wieder Anlässe, die eine Änderung in den Mitarbeiterstammdaten erfordern. Hat eine oder einer Ihrer Mitarbeitenden beispielsweise geheiratet, folgt nicht selten eine Namensänderung.
Es fallen Ihnen sofort weitere Prozesse ein, die Sie gerne digitalisieren und automatisieren wollen?
Administrative Tätigkeiten rauben HR‘lern täglich bis zu 80 Prozent ihrer Zeit. Vor allem wiederkehrende und monotone Aufgaben müssen durch gezielte HR Digitalisierung automatisiert werden, damit Personaler:innen Zeit für wertschöpfende Aufgaben gewinnen.
Das Ziel der HR Transformation ist durch digitale Technologien Abläufe und Prozesse zu vereinfachen und gleichzeitig zu verbessern. Im Idealfall lassen sich diese nämlich gänzlich oder zu Teilen automatisieren, sodass menschliches Eingreifen nur noch bedingt nötig ist. Gleichzeitig bietet HR Automatisierung die Chance, die Fehleranfälligkeit zu senken und Compliance zu erhöhen. Auf diese Weise kann die Digitalisierung von Personalprozessen nicht nur einen entscheidenden Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten, sondern auch die Mitarbeitendenzufriedenheit langfristig erhöhen.
Prozesse, bei denen ein oder sogar mehrere Dokumente erstellt werden, liefern den größten Hebel für die Effizienzsteigerung. Ob mit guter Vorlage oder gar auf einem weißen Blatt Papier – die Erstellung eines Dokuments zählt immer noch zu den aufwändigsten und manuellsten Prozessen. Etwa 80 Prozent der HR Services münden in einem Vertrag, einem Zeugnis, einer Bescheinigung oder Begleitschreiben. Deshalb lohnt sich ein digitales HR Service Management mit integrierten Dokumentvorlagen und passenden Workflows.
Mit einem umfangreichen HR Workflow Management bzw. HR Ticketsystem organisieren Sie alle Aufgaben teamintern oder auch team-übergreifend und können diese strukturiert bearbeiten. Dabei werden alle Personalaufgaben in einem HR Servicekatalog strukturiert und in modellierten Prozessen (teil-)automatisiert. Die Arbeit für HR Mitarbeitenden reduziert sich auf wenige Prüfschritte und Genehmigungen.
Erst wenn die operativen HR Aufgaben automatisch und reibungslos laufen, können Sie die HR Strategie aktiv gestalten. Stellen Sie jetzt die Weichen für Ihren langfristigen Unternehmenserfolg.
Die Studie zum Thema „Digital HR“ gibt Aufschluss über Digitalisierungsgrad und -einstellung innerhalb deutscher Personalabteilungen. Trotz des großen Potentials im administrativ geprägten Tätigkeitsbereich, hinkt HR oftmals hinterher, wenn es um die eigene digitale Transformation geht – vor allem im Vergleich zu anderen Fachabteilungen.
Die Ängste und Herausforderungen bei der HR Digitalisierung liegen auf der Hand: automatisierte Prozesse sind unpersönlich, Mitarbeitende werden überflüssig. So die Befürchtungen, die in vielen HR Köpfen fest verankert sind und dadurch wie eine Bremse wirken.
Allerdings werden dabei oft die Chancen außer Acht gelassen, die die Digitalisierung von HR Prozessen mit sich bringt. Mehr Zeit für Gespräche und Entwicklung von Mitarbeitenden, für die Rekrutierung von neuen Talenten und für strategische Aufgaben. Auch die Entwicklung einer attraktiven Arbeitgebermarke (Employer Branding) steht zunehmen im Fokus. All das ermöglicht ein gut umgesetztes HR Service Management.
Gemäß Studie bezeichnet sich keiner der befragten HR Bereiche als „voll digitalisiert“ und nicht einmal die Hälfte aller befragten Personaler:innen ist mit dem eigenen Digitalisierungsfortschritt zufrieden (45,4 %). Von allen Bereichen bewertet sich der Personalbereich im Übrigen am schlechtesten. Ein immer wieder genanntes Hindernis: Fehlende IT-Kompetenz und die Zusammenarbeit mit der IT.
Erfahren Sie mehr dazu in unserem ausführlichen Beitrag:
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Unternehmen, die ihre Personalprozesse digitalisieren wollen, suchen oft nach einer umfassenden HR Software. Allerdings ist es damit nicht getan. Zwar liefert die Anschaffung einer solchen das nötige technische Handwerkszeug, aber wenn die HR Prozesse selbst nicht klar definiert sind, tritt der Nutzen der Digitalisierung nicht ein. HR Bereiche müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie ihre internen Abläufe kennen, verschlanken und optimieren müssen, bevor sie sich dem technologischen Aspekt der Digitalisierung widmen.
Wer seine Geschäftsvorfälle digital transformieren möchte, muss im ersten Schritt definieren, welche Services die HR Abteilung leistet und wie diese prozessual ablaufen. Ohne dieses Wissen werden weitere Bemühungen der Digitalisierung nicht ihre volle Wirkung entfalten können. Umso größer das Leistungsspektrum, desto höher ist der Aufwand für die Analyse der Services und das Prozessdesign.
Wir haben unsere langjährige Erfahrung in der HR Digitalisierung genutzt, um die Analyse der gängigsten Personalprozesse für unsere Kunden zu übernehmen. Das Ergebnis ist unser HR Leistungs- und Servicekatalog, der mehr als 300 Services in 14 Leistungskategorien umfasst.
Die Services sind mit bereits mit vordefinierten Workflows, den passenden Dokumentenvorlagen inkl. digitaler Signatur und SLA-Prozessen sowie vordefinierte Reports ausgestattet. Sie wählen einfach aus unserem HR Servicekatalog aus, welche Leistungen Ihre Personalabteilung anbietet und schon können Sie die fertigen Prozesse nutzen und via HR Service Portal Ihren Mitarbeitenden bereitstellen.
Was ist die richtige Digitalisierungsstrategie, damit Personalabteilungen Zeit gewinnen und die Ressource „Mensch“ wieder in den Vordergrund rücken können?
In unserem kostenfreien E-Book HR: Get Digitalization Done erfahren Sie, wie Sie den Herausforderungen einer digitalen Transformation in HR angehen können und warum No-/ Low-Coding ein wesentliches Werkzeug ist, um HR Prozesse zu automatisieren. Lesen Sie auch, welche Erfolge das Zusammenspiel von agiler Software und agilem Management hervorbringen.
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Wer sich im HR Umfeld bewegt, der wird früher oder später mit den Abkürzungen HRIS, HCM und HRMS in Berührung kommen. Alle drei beschäftigen sich mit digitalen Ansätzen für das Management von Personalressourcen. Die Begriffe haben sich zu unterschiedlichen Zeiten des digitalen Fortschritts entwickelt und obwohl sie oft als Synonym verwendet werden, gibt es durchaus einige Unterschiede.
HRIS ist ein Personalinformationssystem und stellt eine Schnittstelle zwischen Personalwesen und Informationstechnologie durch HR Software dar. Mit einem HRIS können Personaldaten, -aktivitäten und -prozesse elektronisch abgewickelt werden. Zumeist werden mit HRIS administrative HR Aufgaben standardisiert verarbeitet. Zusätzlich bieten HRIS ein integriertes Monitoring der Daten und darauf basierende Auswertungen mit an, die ein detailliertes HR Reporting erleichtern. HRIS war einer der ersten Begriffe, der sich etablierte, als Personaldaten aus dem Aktenschrank in elektronische Datenbanken übergingen.
Beim Human Capital Management liegt der Fokus noch stärker auf dem Wissen, den Fähigkeiten und den Erfahrungen der Mitarbeitenden – also all das, was unter den Begriff Humankapital im Sinne eines immaterieller Vermögenswertes fällt. Im Grunde ist mit einem HCM in erster Linie gar keine Softwarelösung gemeint, jedoch werden die Prozesse zur Personalsteuerung oftmals mittels Software abgebildet und unterstützt. Daher ist HCM ein weiter gefasster Begriff als HRIS, weil damit auch strategische HR Aufgaben, wie Performance- und Talentmanagements oder auch Vergütungs- und Nachfolgeplanungen gemanagt werden sollen.
Man ist sich uneins, ob das HCM oder das HRMS die umfangreichste Art von HR Software-Plattformen beschreibt. Fakt ist, dass beide die Funktionen des HRIS innerhalb einer Software erweitern. Mit HRMS sind oft umfassendere Software-Suite gemeint, mit der bestenfalls alle Belange moderneren Belegschaft verwaltet werden können. Dazu zählen beispielsweise die Administration von Mitarbeiterdaten, Zeiterfassung, Entgeltabrechnung, Recruiting und Onboarding, zusätzliche Leistungen, Schulung, Talentmanagement usw. Seinen Ursprung haben HRMS in klassischen On-Premise-Systemen, aber auch Anbieter mit nativen Cloud-Anwendungen bezeichnen ihre Lösungen oft als HR Management Systeme.
Der technische Fortschritt bietet Unternehmen und HR Bereichen immer mehr Möglichkeiten für die Verarbeitung, Nutzung und Interpretation ihrer Daten. Das ruft auch ständig neue Anbieter auf den Plan, die neue, innovative Lösungen rund um das HR Management entwickeln. Eine konkrete Zu-bzw. Einordnung in die bestehende Begriffswelt spielt dabei eher eine untergeordnete bis gar keine Rolle. Aus diesem Grund verschwimmen die Begriffe und das, was Anbieter und Anwender darunter verstehen zusehends. Es geht viel mehr darum, welche Probleme und Herausforderungen ein Unternehmen lösen will und welcher Anbieter dafür die am besten geeignete Lösung bereitstellt.
Warum ESCRIBA?
ESCRIBA steht für 25 Jahre gelebte Digitalisierung in Unternehmen. Unser Herz schlägt für digitale Prozesse und skalierbare Technologien, die wir auf unserer eigenen No- und Low-Code Plattform entwickeln. Damit schaffen wir in kurzer Zeit bahnbrechende Ergebnisse und bringen Ihre Softwarewelt auf Vordermann. Wählen Sie aus unserem breiten Spektrum an vorkonfektionierten Lösungen oder lassen Sie uns maßgeschneiderte Software für Ihren persönlichen Einsatzzweck entwickeln. mehr >>
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