Im digitalen Zeitalter befindet sich das Personalwesen in einem ständigen Wandel. Die Digitalisierung hat die Art und Weise verändert, wie Unternehmen Talente finden, binden und managen. Und dieser Wandel bringt auch Herausforderungen mit sich. In diesem Beitrag stelle ich die fünf größten Herausforderungen der HR-Digitalisierung vor, die ich aus meinen Gesprächen mit potenziellen Kunden herausgefiltert habe.
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1. Technische Integration und Datenmanagement
Die Einführung neuer Technologien zur Automatisierung von HR-Prozessen kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn es um die Integration in bestehende Systeme geht. Oft arbeiten Unternehmen mit verschiedenen Backend- und ERP-Systemen, was zu sogenannten Daten-Silos führt. Daten werden also doppelt oder gar mehrfach in verschiedenen „Silos“ abgespeichert und vorgehalten. Dieses Vorgehen sorgt für Chaos und Verwirrung bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die nicht einschätzen können, welcher Datensatz der korrekte und der aktuelle ist. Eine gefährliche Fehlerquelle.
Die HR-Abteilung muss also sicherstellen, dass die ausgewählten Technologien reibungslos miteinander funktionieren und dass Daten korrekt erfasst und gesichert werden. Hierbei sollte man auf das Single-Source-of-Truth-Prinzip (SSOT) setzen, um auf alle Daten zentral zuzugreifen, sie zu verwalten und zu bearbeiten. So arbeitet man immer mit dem richtigen Datensatz und kann die Änderungen der anderen Mitarbeiter nachverfolgen. Genau das ermöglicht der ESCRIBA HR Service Manager mit der Möglichkeit einer automatischen und gleichzeitig fehlerfreien Dokumentenerstellung. Er lässt sich problemlos in bestehende Systeme integrieren und kann auf Daten aus verschiedenen Quellen zugreifen.
Um jedoch von der Digitalisierung im HR-Department zu profitieren, kommt man um eine umfassende Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie eine klare Kommunikation über die Nutzung neuer Systeme nicht herum.
2. Datenschutz und Compliance
Sensible Mitarbeiter- und Kundendaten werden zunehmend digital erfasst, verarbeitet und gespeichert. Dies birgt potenzielle Risiken im Hinblick auf Datenschutz und Compliance. Die HR muss sicherstellen, dass alle Prozesse im Zuge der Digitalisierung den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen. Die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßigen Sicherheitsaudits ist unerlässlich, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
Auch beim Thema Compliance gilt es, die teils komplexen rechtlichen Vorgaben eines Unternehmens einzuhalten. Dies ist beispielsweise bei der Erstellung von Verträgen sowohl mit neuen Mitarbeitern als auch mit Kunden und Auftraggebern wichtig. Hierbei sorgen digitale Tools wie eine automatische Dokumentenerstellung nicht nur für eine enorme Zeitersparnis, sondern auch für Rechtssicherheit. Denn bei der Vertragserstellung können abgespeicherte Vorlagen und Textbausteine verwendet werden, die den Richtlinien entsprechen.
3. Veränderungen der Unternehmenskultur durch HR-Digitalisierung
Die Einführung neuer Tools und Prozesse erfordert auch eine Veränderung der Unternehmenskultur. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen vor der Herausforderung, neue Arbeitsweisen und Workflows anzunehmen und sich womöglich anpassen zu müssen. Bei solch großen Veränderungen ist es verständlich, wenn sich Skepsis und Widerstand formieren, insbesondere unter langjährigen Mitarbeitern. Diese müssen sich erst an neue Technologien und Arbeitsroutinen gewöhnen.
Eine offene und ehrliche Kommunikation über die großen Vorteile der Digitalisierung und die Auswirkungen auf die Arbeitsweise kann dazu beitragen, Widerstände abzubauen und die Akzeptanz neuer Technologien zu fördern. Auch hier ist es wichtig, das Personal regelmäßig zu schulen und weiterzubilden, damit es ihren Wissensstand kontinuierlich ausbauen kann und mit der Digitalisierung des HR-Departments mithalten können.
4. Talentmanagement und Talententwicklung
Die Digitalisierung der HR-Abteilung verändert nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen Mitarbeiter rekrutieren, sondern auch, wie sie diese entwickeln und fördern. Digitale Lernplattformen können dabei helfen, die Fähigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterzuentwickeln.
Die Identifizierung von Potenzial und die gezielte Förderung der Fähigkeiten sind ebenfalls wichtige Aufgaben innerhalb der HR-Abteilung. Vor allem junge Talente gilt es in einem Unternehmen zu halten, damit sie nicht frustriert an die Konkurrenz oder gar in andere Branchen abwandern. Dies gelingt nur, wenn es für Talente Wachstums- und Entwicklungspotenzial gibt und dieses aktiviert wird. Zudem werden heutzutage mehr denn je flexible Arbeitsmodelle nachgefragt und wertgeschätzt, die ebenfalls dazu beitragen, Talente in einem Unternehmen zu halten.
5. Analyse und Nutzung von Daten mit künstlicher Intelligenz
Mit der Digitalisierung stehen HR-Abteilungen große Mengen an Daten zur Verfügung, von Bewerberprofilen bis hin zu Mitarbeiterleistungsdaten. Die Herausforderung besteht darin, diese Daten effektiv zu analysieren und in aussagekräftige Erkenntnisse zu verwandeln. Die Implementierung von Analyse-Tools und die Schulung von HR-Mitarbeitern im Umgang mit Datenanalyse können helfen, die Potenziale der digitalen Transformation auszuschöpfen.
Hier bieten Anwendungen, die auf künstlicher Intelligenz (KI) basieren, enorme Potenziale. Schon jetzt können digitale Assistenten die Personalabteilung entlasten, indem sie zeitaufwendige Aufgaben wie die Analyse und Auswertung von Daten übernehmen. Dank generativer künstlicher Intelligenz (GenAI) werden digitale HR-Assistenten wie „RoBERTa“ von ESCRIBA möglich. Sie kann in Sekundenschnelle eingehende Bewerbungen auf offene Stellen prüfen und im Abgleich mit der Stellenausschreibung einen Matching-Score erstellen. Bei passenden Kandidat:innen generiert sie gleich mögliche Fragen für das Bewerbungsgespräch auf Basis des Lebenslaufs. Auf Wunsch kann RoBERTa auch HR-relevante Fragen auf Basis der Personalstammdaten beantworten. Zudem kann sie die Datensätze eines Unternehmens durchforsten und exakte Zahlen liefern. Damit nimmt sie nicht nur arbeitsintensive Aufgaben ab, sondern zeigt auch Potenziale und Lücken im Unternehmen auf. Das ist keine Zukunftsmusik, sondern bereits Realität.
Alles in allem birgt die Digitalisierung enorme Chancen für die HR. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusammen mit der Personalabteilung die oben genannten Herausforderungen proaktiv angehen und entsprechende Strategien entwickeln, können sie die digitale Transformation erfolgreich meistern und damit einen enormen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
