In vielen Personalabteilungen mit SAP-Landschaften stehen die Mitarbeitenden vor den gleichen Problemen: Sie müssen zahlreiche Dokumente – vom Arbeitsvertrag über Zeugnisse bis zu Bescheinigungen – rechtssicher erstellen, ablegen und über Jahre hinweg auffindbar halten. In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder, dass selbst die führenden HR-Systeme von SAP, Workday und anderen bei komplexen, individuellen Dokumenten an ihre Grenzen stoßen. Die Personaler kämpfen mit ineffizienten Daten- und Dokumentenprozessen, veralteten Vorlagen und fehleranfälligem Copy and Paste. Wer eine digitale Personalakte mit Dokumentenmanagement für SAP einführen möchte, sollte allerdings einige zentrale Aspekte beachten.
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Geschätzte Lesedauer: 8 Minuten
Übersicht
- Digitale Personalakte für SAP – der Grundbaustein für ein nachhaltiges Dokumentenmanagement
- Dokumentenmanagementsystem für SAP – mehr als eine Ablage
- Digitale Personalakte und Dokumentenmanagement gehören zusammen
- Welche digitale Personalakte für SAP ist für Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitenden am besten geeignet?
- Fazit
Digitale Personalakte für SAP – der Grundbaustein für ein nachhaltiges Dokumentenmanagement
Die digitale Personalakte – auch elektronische Personalakte (ePA), digitale Mitarbeiterakte oder E-Akte genannt -, ist die elektronische Version der klassischen Papierakte. In ihr werden alle Personaldokumente eines Mitarbeitenden gespeichert. Dazu gehören unter anderem folgende Dokumente:
- Arbeitsverträge
- Entgeltunterlagen
- Urlaubsanträge
- Anträge auf Arbeitszeitänderung
- Zeugnisse
- Lebensläufe
- Krankmeldungen
- Leistungsbeurteilungen
Bei all den gespeicherten Dokumenten ist die Zweckbindung wichtig. Das heißt, in die Akte gehören nur Dokumente, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Laut DSGVO dürfen Gesundheitsdaten wie Arztberichte oder Diagnosen im Regelfall nicht in der E-Akte verarbeitet werden.
Für SAP-Nutzer:innen ist besonders relevant, wie tief sich eine digitale Personalakte in bestehende Systeme wie SAP HCM, SAP S/4HANA oder SAP SuccessFactors integrieren lässt. ESCRIBA bietet mit der digitalen Personalakte (ECAP eFILE) eine tiefe Integration nicht nur in SAP SuccessFactors, sondern zusätzlich auch in SAP HCM S/4HANA, HRX, ERP und CRM.
Im ersten Schritt startet die Dokumentenerstellung mit ESCRIBA direkt aus dem führenden System: Im Backend wird das benötigte Dokument gewählt, anschließend der betreffende Mitarbeitende ausgewählt und schließlich der Ausgabekanal beziehungsweise Workflow bestimmt. Die technische Anbindung erfolgt über den ESCRIBA Integration Server (EIS), der als Datendrehscheibe HR-Stamm- und Bewegungsdaten aus SAP über eine OData-Schnittstelle ausliest. Der EIS ist von SAP zertifiziert, was eine nahtlose Integration von ESCRIBA Lösungen wie digitaler Personalakte und Dokumentenmanagement gewährleistet. Somit listet SAP selbst den ESCRIBA Integration Server 2.0 als Partnerlösung zur Dokumentengenerierung im Bereich Human Capital Management im SAP Store.
Die nahtlose Integration der digitalen Personalakte in ein bestehendes SAP-System ist das A und O bei der Wahl für die passende Lösung. Deswegen sollte man bei der Auswahl einer digitalen Personalakte für eine SAP-Landschaft auf folgende Aspekte achten:
- DSGVO-Konformität
- Benutzerfreundlichkeit
- vorhandene Schnittstellen zu bestehenden HR-Systemen
- Möglichkeiten zur Rollenvergabe und Rechteverwaltung
- Unterstützung bei der Migration bestehender Papierakten
- Sowohl Cloud- als auch On-Premise-Betrieb möglich
Dokumentenmanagementsystem für SAP – mehr als eine Ablage
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für SAP sollte deutlich mehr leisten als nur die reine Ablage. Mit den Enterprise Document Services (EDS) hat ESCRIBA ein professionelles DMS entwickelt, das dabei hilft, individuelle und hochkomplexe Dokumente rechtlich einwandfrei, einfach, schnell und komfortabel zu erstellen. Damit lassen sich personen-, abteilungs- und unternehmensübergreifende Arbeitsabläufe im Kontext der Dokumentenerstellung, -freigabe und -verwaltung bequem steuern und vereinfachen.
ESCRIBA EDS deckt somit die automatisierte Dokumentenerstellung, Dokumentenprozesse, Ablage, Archivierung und integrierte Folgeprozesse ab. Das System lässt sich sowohl mit SAP HCM, S/4HANA, ERP und CRM als auch mit SAP SuccessFactors verbinden. Herzstück ist eine objektorientierte Datenbank, in der man Layouts, Textelemente, Logos, Regeln und Berechnungslogiken zentral verwalten kann. Änderungen an einem Passus, etwa in einem Tarifvertrag, werden an einer einzigen Stelle aktualisiert und gelten automatisch für alle Folgedokumente.
Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems für SAP sollte man insbesondere auf folgende Punkte achten:
- Zertifizierung und Integrationstiefe: Hier punktet der ESCRIBA Integration Server (EIS), da er seit rund zehn Jahren jährlich von SAP zertifiziert wird. Er ist direkt im SAP Store als Software-as-a-Service-Lösung sowie zusätzlich On-Premise auf Kundenservern verfügbar.
- Unterstützte SAP-Umgebungen: Dazu zählen unter anderem SAP SuccessFactors, SAP BTP sowie SAP ERP und SAP S/4HANA.
- Betriebsmodell: On-Premise-, Cloud- und hybride Systemumgebungen sollten unterstützt werden, damit sich die Lösung an die vorhandene IT-Architektur anpasst statt umgekehrt.
- Rollen- und Berechtigungskonzept: Zugriffsrechte sollten sich bis auf einzelne Textblöcke oder Dokumentabschnitte steuern lassen, damit Mitarbeitende, Führungskräfte und HR-Personal jeweils nur die für sie relevanten Inhalte sehen.
Digitale Personalakte und Dokumentenmanagement gehören zusammen
Obwohl beide Lösungen oft einzeln behandelt werden, gehen digitale Personalakte und Dokumentenmanagement in der Praxis Hand in Hand: Ein erzeugtes Dokument kann zusammen mit Drucken, E-Mail-Versand und digitaler Signatur in einem einzigen Prozessschritt anschließend automatisch in der elektronischen Personalakte abgelegt werden. Die digitale Personalakte ähnelt also der traditionellen Papierakte, die der Aufbewahrung von Dokumenten diente. Zu den zentralen Funktionen einer solchen kombinierten digitalen Lösung zählen folgende:
- eine logische Ablagestruktur mit automatischer Speicherung am richtigen Ort
- Kennzeichnung mit Schlagwörtern oder Tags
- Volltextsuche inklusive Texterkennung in eingescannten Dokumenten
- ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept.
- automatisierte Unterschriftenprozesse.
- revisionssichere Archivierung
- Verknüpfung mit einem Self-Service-Portal
Dies ist besonders für Unternehmen mit Betriebsrat und komplexeren Freigabeprozessen wichtig. Bestimmte Dokumentabschnitte lassen sich für einzelne Nutzerrollen sperren oder dürfen erst nach Freigabe durch eine andere Person, etwa eine Führungskraft, geändert werden. Auch die Rechtslage sollte man im Blick behalten. Ab dem 1. Januar 2027 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, bestimmte Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen elektronisch und maschinell auswertbar zu führen, da die bisherige Befreiungsmöglichkeit Ende 2026 ausläuft. Eine allgemeine Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte für sämtliche Personaldokumente besteht dagegen weiterhin nicht. Alles Wichtige dazu erklären wir in diesem Ratgeberartikel.
Welche digitale Personalakte für SAP ist für Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitenden am besten geeignet?
Laut einer im Jahr 2026 veröffentlichten Marktanalyse und Anbieterbewertung von Stephan Boehnke HR Consulting & Training gibt es keine pauschale Antwort auf die Frage nach der besten digitalen Personalakte: Es gibt nicht die eine universell beste Lösung, sondern für jedes Unternehmensprofil eine passende Lösungsklasse, wie wir bereits in einem früheren Ratgeberbeitrag ausführlich erklärten. Die Wahl hängt weniger von einzelnen Funktionen ab als von der bestehenden IT-Architektur, der HR-Organisationsstruktur und dem Digitalisierungsgrad des Unternehmens. Das Whitepaper untersuchte insgesamt 16 Anbieter – zehn eigenständige Stand-alone-Lösungen sowie sechs integrierte Lösungen, die an HR- oder ERP-Kernsysteme gebunden sind – anhand von sieben Kriterien:
- Funktionalität
- Integrationen und Schnittstellen
- Implementierungsaufwand
- Aufwand im laufenden Betrieb
- Betriebsmodelle
- Usability
- Kundenzielgruppe
Gerade für große Unternehmen und Konzerne mit SAP als führendem System enthält das Whitepaper konkrete Empfehlungen: Wenn alles im SAP-Stack bleiben soll, eignen sich SAP-native bzw. SAP-integrierte Lösungen wie TopFlow oder Centric. Stehen global skalierbare HR-Prozesse im Fokus, wird SAP SuccessFactors in Kombination mit OpenText empfohlen. Wird vor allem Dokumentenautomatisierung benötigt, wird Aconso genannt. Wenn dagegen digitale Dokumentenerzeugung, Prozessautomatisierung mit integriertem Ticketsystem und hohe Flexibilität gefragt sind, wird ESCRIBA mit seiner No-/Low-Code-Technologie empfohlen.
In der Praxis bedeutet das für Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitenden: Die Zielgruppen der im Whitepaper untersuchten Lösungsklassen reichen von großen Mittelständlern bis zu internationalen Konzernen. ECM-basierte Plattformen eignen sich insbesondere für Organisationen mit einer unternehmensweiten Dokumentenstrategie, hohen Compliance-Anforderungen und Bedarf an fachbereichsübergreifenden Ablagen. Die ESCRIBA-Lösungen für digitale Personalakten und Dokumentenmanagement in SAP sind speziell für Personalabteilungen, HR-Shared-Service-Center, komplexe Unternehmensstrukturen und Konzerne geeignet. Dies wird auch dadurch deutlich, dass bereits mehr als die Hälfte der DAX- und MDAX-Unternehmen sowie viele Mittelständler auf ESCRIBA setzen.
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Fazit
Bei der Einführung einer digitalen Personalakte mit Dokumentenmanagement für SAP sollte man vier Dinge besonders sorgfältig prüfen:
- die Integrationstiefe und SAP-Zertifizierung der Lösung, etwa über einen SAP-zertifizierten Integrationsserver
- die Fähigkeit, Dokumente regelbasiert und dynamisch statt über statische Word-Vorlagen zu erzeugen
- ein granulares Rollen- und Berechtigungskonzept bis auf Dokumentabschnittsebene
- ein Match mit der vorhandenen IT-Architektur, HR-Organisation und Unternehmensgröße
Gerade in Unternehmen und Konzernen mit über 1.000 Mitarbeitenden ist nicht allein die Funktionsvielfalt einer Integration entscheidend, sondern auch, wie gut sich die neue Lösung in die bestehende SAP-Landschaft und die zukünftige Digitalisierungsstrategie einfügt.
