ESCRIBA Document and Contract Lifecycle Manager

Legen Sie die Grundlage für eine umfassende Document Governance und die Optimierung der zugehörigen Prozesse. Mit der Basisanwendung DCL-Manager können Sie bereits den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente und Verträgen abbilden.

NLC-App
ESCRIBA Document and Contract Lifecycle Manager

Der Document and Contract Lifecycle Manager (DCL) ist ein vollständiges, adaptives Case Management System entsprechend den Anforderungen der Case Management Modeling Notation (CMMN). Das Erstellen, Verhandeln und „Ausführen“ eines Dokuments wird als Geschäftsereignis definiert. Für jedes dieser Geschäfts­ereignisse werden Handlungspläne im Case Management System hinterlegt. So werden aus betrieblichen Abläufen digitale Workflows, die sich dann ganz oder in Teilen automatisieren lassen. Bei Bedarf können die Workflows während der Bearbeitung angepasst (adaptiert) werden. Anpas­sungen werden automatisch protokolliert. So lassen sich Rechtssicherheit und Fall-Flexibilität vereinen.

Der DCL Manager unterstützt alle Schritte, die ein Dokument bzw. Vertrag üblicherweise durchläuft: Entwurf, interne Abstimmung, externe Verhandlung, Ablage und Übergabe der Daten an relevante Folgesysteme (wie bspw. das Obligation Management oder ein SAP Backend), Anpassung und Ergänzung des Vertrags sowie Beendigung und Erneuerung.

Für jede Dokumentenart oder fallweise (adaptiv) für jedes einzelne Dokument lässt sich festlegen, welche Rolle oder Person den Entwurf, die Abstimmung usw. durchführen und/oder freigeben kann. Der DCL Manager unterstützt im Standard die Freigabeprozesse und faksimilierte Unterschriften sowie die Barcode-gestützte Erfassung von „nassen“ Unterschriften.

Document Governance and Continuous Improvement

Für jedes Dokument gibt es in jeder Phase des Lebenszyklus einen Verantwortlichen: den Document Owner. Darüber hinaus legen Sie auf Ebene einzelner Textblöcke fest, wer diese Texte pflegt, wer die Inhalte verantwortet und wer Änderungen für die produktive Nutzung freigeben darf. Damit schaffen Sie die Grundlage für ein unternehmensweites Regelwerk zum Umgang mit Dokumenten und deren Inhalten. Gleichzeitig entsteht so die Datenbasis für ein umfassende und kontinuierliche Optimierung aller Prozesse rund um Dokumente und deren Inhalte.

NLC-Apps sind Anwendungen, die mit Hilfe von No- und Low-Code Technologie gebaut werden. Der Begriff NLC verdeutlicht, dass sich diese Anwendungen problemlos und umfassend mit Hilfe von No-/Low-Coding anpassen und erweitern lassen.

Technische Basis ist die NLC-Plattform ECAP (Enterprise Compliance and Agility Platform), die insbesondere auf die Optimierung von daten- und dokumentenintensiven Prozessen ausgerichtet ist.

Mittels No-Coding können Sie:

  • Datenbank-Anwendungen erstellen und anpassen
  • Case Management Anwendungen erstellen und anpassen
  • Makros, Regel-Sets (wie z. B. SLAs) und Geschäftsprozesse einrichten und abbilden
  • Anwenderspezifische Oberflächen gestalten und anpassen
  • Benutzer und Zugriffs-/Nutzungsrechte verwalten
  • Daten problemlos in tabellarischer und grafischer Form auswerten
  • Berichte und Auswertungen zu individuellen Dashboards zusammenfassen

Durch No-Coding wird in der Regel schon der Großteil der tatsächlich benötigten Funktionalität abgedeckt. Das Prinzip der Pareto-Effizienz kommt hier zum Tragen.

Wenn erforderlich, kann der Leistungsumfang der NLC-Apps mithilfe von Low-Coding schnell und effizient erweitert werden. Hierzu stehen wiederum vorgefertigte NLC-Apps, wie bspw. der Master Data Manger, zur Verfügung. Die Plattform erlaubt es die NLC-Anwendungen umfassend mit Java (Backend/Server) und Java-Script / Angular (Frontend /Web) zu modifizieren und weiterzuentwickeln.

Alle Apps, die auf der NLC-Plattform gebaut wurden, können miteinander verknüpft und kombiniert werden (sogenannte App-Familien oder NLC-Suites). So können einfache Anwendungen stufenweise erweitert und bis zu einer umfangreichen Anwendungslandschaft ausgebaut werden.

Mit NLC-Technologie sind Sie vom ersten Tag an produktiv und haben die Möglichkeit, Ihre Anwendungen mit Ihren Anforderungen wachsen zu lassen.

Verträge und Dokumente werden per Assistentendialog erstellt und können berechtigungs­gesteuert bearbeitet werden. Der DCL Manager greift auf eine zentrale Datenbank zu, in der alle Texte, Layout-Informationen und Datenzugriffe als Objekte gehalten werden. Diese Technologie stellt sicher, dass Elemente nur einmal gespeichert, aber in beliebig vielen Dokumenten verwendet werden können. Dabei ist immer transparent, welches Objekt in welchem Dokument verwendet wird und wurde. Die Pflege und Aktualisierung der Vorlagen und Textelemente (Document Maintenance) wird dadurch erheblich erleichtert.

Lese-, Bearbeitungs- und Freigaberechte können bis auf Klausel-/Textabschnittsebene gesetzt werden. Dadurch ist klar geregelt, an welchen Stellen Dokumente von wem in welchem Umfang angepasst werden dürfen. Die Anpassungen werden protokolliert und können jederzeit nachverfolgt werden.

Zum Leistungsumfang gehören neben dem vollumfänglichen Case-/Ticket-Management System mit vorkonfektionierten Rollen (wie bspw. dem Document-Owner) auch Team-Strukturen und Kontrollmechanismen (SLA-Management), leistungsstarke Werkzeuge zur Automatisierung von Fällen mit Hilfe von Geschäftsregeln und Prozessen sowie vielfältige Berichte und Dashboards. Die NLC-Technologie ermöglicht es, den DCL Manager einfach und unproblematisch auf eigene Bedürfnisse und Vorstellungen anzupassen.

Mit dieser NLC-App haben Sie jederzeit umfassende Transparenz hinsichtlich Arbeitsfortschritt und Zustand aller Dokumente und Verträge in Ihrem Unternehmen. Durch den Einsatz des DCL Managers schaffen Sie die Grundlage, um Transparenz über alle Prozesse rund um Dokumente und Verträge, sowie über alle Daten und Inhalte der Dokumente und Verträge selbst zu erhalten. Das optionale Erweiterungspaket „Documents and Dark Data“ stellt Ihnen hierfür umfassende Berichte in tabellarischer und grafischer Form zur Verfügung und verschafft Ihnen damit Zugang zu Informationen, die sonst „im Dunkeln“ bleiben.

Der modulare Aufbau der NLC-Plattform ECAP stellt sicher, dass das System mit Ihren Anforderungen wachsen kann. Die Anbindung verschiedener Backend-Systeme, wie bspw. SAP, Salesforce oder eigener Datenbanken ist genauso problemlos möglich, wie der Einsatz von spezialisierten Systemen zur Dokumentenerkennung und -analyse.

Die NLC-App ist auf die Verwendung des Erweiterungsmoduls ESCRIBA Enterprise Signing Services (E2S) ausgelegt. Das Erweiterungsmodul ermöglicht die Nutzung der marktüblichen Technologien und Signatur-Dienstleiter. Dabei werden sowohl einfache elektronische Signaturen, wie sie bspw. DocuSign© oder Signaturit© angeboten, aber auch qualifizierte digitale Signaturen, wie XiTrust© von MOXIS sie anbietet, unterstützt. Zwischen den einzelnen Signatur-Diensten kann jederzeit umgeschaltet werden.

Verwandte App-Familien/ NLC-Suites:

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