Laut einer Umfrage von ESCRIBA nutzen 47,8 Prozent der Desktop-Worker beruflich KI-Tools wie ChatGPT oder Gemini, die nicht von ihren Arbeitgebern bereitgestellt werden. Dies ist nur eine der spannenden Erkenntnisse aus dem neuen ESCRIBA Whitepaper zur KI-Nutzung am Arbeitsplatz. Für diese Untersuchung hat das Marktforschungsinstitut Bilendi im Juni 2023 im Auftrag von ESCRIBA 1.037 Beschäftigte aus Deutschland befragt, die überwiegend an einem Schreibtisch arbeiten.
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KI-Nutzung am Arbeitsplatz ohne Regeln und Kontrolle
Ein Großteil der Beschäftigten, die einer Arbeit am Schreibtisch nachgehen, wird mit den Herausforderungen, die Künstliche Intelligenz mit sich bringt, allein gelassen. So bestätigen nur 45,2 Prozent der Befragten, dass es bei ihrem Arbeitgeber „klare Regeln“ gibt, „welche KI-Tools genutzt werden dürfen“ (Anteil der Antworten „Trifft voll zu“ bzw. „Trifft eher zu“). Solche Regeln fehlen ebenfalls für die Eingabe von Daten in KI-Tools (45,8 Prozent). Weiterbildungen für Beschäftigte, deren Aufgaben sich durch den KI-Einsatz verändern, gibt es nur bei 32,2 Prozent der Befragten.
Vergeblicher Wunsch nach Unterstützung
Dabei ist der Wunsch nach Unterstützung der Desktop-Worker deutlich größer als die Angebote der Arbeitgeber. Klare Regeln zur Dateneingabe in KI-Tools wünschen sich demnach 62,4 Prozent. Auch KI-Weiterbildung wünschen sich 62,1 Prozent der Befragten. Ebenfalls eine Mehrheit möchte klare Regeln, welche Tools überhaupt genutzt werden dürfen (60,9 Prozent). Somit wünscht sich das Gros der Beschäftigten eine umfassende Unterstützung von ihren Arbeitgebern. Doch nur eine Minderheit kommt in den Genuss der genannten Maßnahmen.
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Whitepaper zur KI-Nutzung am Arbeitsplatz
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KI ist längst im Alltag angekommen
Dabei ist Künstliche Intelligenz längst im Berufsalltag der Desktop-Worker angekommen: 49,0 Prozent von ihnen nutzen KI „mehrmals pro Woche“, „täglich“ oder „mehrmals täglich“. Besonders verbreitet ist die Nutzung unter Akademiker:innen (56,3 Prozent gegenüber 41,6 Prozent bei Nicht-Akademiker:innen) sowie unter Jüngeren im Alter von 18 bis 29 Jahren (63,6 Prozent gegenüber 34,7 Prozent bei Beschäftigten zwischen 60 und 65 Jahren) verbreitet.
Recherche und Textarbeit
Am häufigsten wird KI für die Recherche von Informationen genutzt. So gaben 71,4 Prozent der Befragten an, sie in diesem Kontext „häufig“ oder „gelegentlich“ im beruflichen Alltag zu nutzen. An zweiter Stelle folgt das Erstellen oder Überarbeiten von Texten und Dokumenten (65,5 Prozent). An die Erstellung und Nutzung von KI-Agenten traut sich hingegen nur eine Minderheit von 28,5 Prozent heran. Das größte Vertrauen bringen am Schreibtisch Arbeitende der KI bei textbezogenen Anwendungen wie der Optimierung von Rechtschreibung und Grammatik entgegen. 62,2 Prozent vertrauen hier „sehr stark“ oder „eher stark“ der KI. Bei der stilistischen Überarbeitung von Texten sind es 59,3 Prozent. Im Hinblick auf „Automatisierungen (ohne direkte Prüfung im Prozess)“ ist das Vertrauen mit 30,1 Prozent deutlich geringer ausgeprägt.
Unkontrollierte Nutzung und Risiken
Fehlende Regeln, fehlende Unterstützung: Der daraus folgende Rückgriff auf „Schatten-KI“-Lösungen durch fast die Hälfte der Mitarbeitenden birgt Risiken. Fragt man die Nutzenden nicht-offizieller KI-Lösungen danach, welche Daten Sie schon einmal in diese nicht offiziell bereit gestellten Tools eingegeben haben,zeigen sich eindeutige Risiken.Die Eingabe sensibler Unternehmensdaten in nicht autorisierte KI-Tools stellt kein Randphänomen dar.
Eingabe sensibler Daten
42,7 Prozent der befragten Schatten-KI-Nutzenden haben schon einmal Entwürfe für interne E-Mails in nicht vom Arbeitgeber bereitgestellte KI-Tools wie ChatGPT oder Gemini eingegeben. Weitere 27,4 Prozent können sich das zumindest vorstellen. „Strategische Informationen zu Projekten, Produkten oder Kunden“ haben bereits 15,7 Prozent eingegeben, weitere 25,4 Prozent können sich das zumindest vorstellen. Auch die Eingabe von Kundendaten (12,9 Prozent / 15,9 Prozent), Personal- oder Bewerberdaten (12,3 Prozent / 17,5 Prozent) sowie Finanzdaten (9,5 Prozent / 18,1 Prozent) zeigt hohe Werte.
KI-Parallelwelt in Unternehmen
„Unsere Umfrage zeigt: Mitarbeitende stehen unter dem Druck, die neue Technik anzuwenden und sind in der KI-Praxis deshalb häufig schon weiter als ihre Arbeitgeber. Ohne klare interne Regeln und Vorgaben entstehen operative und datenschutzrelevante Risiken“, sagt Steffen Kühn, Chief Information Security Officer von ESCRIBA: „Wer das Thema ignoriert, riskiert eine Parallelwelt der KI-Nutzung im Unternehmen – mit allen Risiken und Nachteilen.“
Über ESCRIBA AG
Die ESCRIBA AG unterstützt führende Unternehmen bei der Automatisierung und Digitalisierung von HR-Prozessen. Mit ihrer NLC|AI-Plattform ECAP zählt ESCRIBA zu den europäischen Technologieführern. Die Plattform ermöglicht den umfassenden und regelkonformen Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Unternehmen. Sie unterstützt die Einrichtung und Orchestrierung von KI-Agenten und agentischen Netzwerken, ist dabei jedoch unabhängig von einzelnen KI-Modellen, um Abhängigkeiten und Kostenrisiken zu vermeiden. Die besondere Stärke der ESCRIBA Technologien zeigt sich bei den Themen Dokumentenerzeugung (DocGen), Dokumentenmanagement und Archivierung (digitale Personalakte) sowie der Prozessautomatisierung mithilfe von KI (Enterprise Agent Network). Die HR-Softwaremodule von ESCRIBA können eigenständig oder tief integriert in SAP HCM, SAP SuccessFactors, Workday, Dayforce, Oracle sowie IBM betrieben und genutzt werden. Zu unseren Kunden gehören DAX-40- und MDAX-Unternehmen, viele internationale Konzerne aus den Global Fortune 500 sowie Kunden der öffentlichen Hand.
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