Worauf es bei einem Dokumentenmanagementsystem in einer Multisystemlandschaft ankommt

Je größer und verwobener ein Unternehmen oder eine Organisation ist, desto verschachtelter und diverser ist in der Regel die Systemlandschaft im Hintergrund. Es gelingt nur selten, dass ein Konzern durchgängig auf ein Backendsystem setzt, denn in den meisten Fällen haben sich über Jahre hinweg in den unterschiedlichen Konzernteilen eigene IT-Strukturen entwickelt. Auch schrittweise Software-Rollouts führen dazu, dass zeitgleich neue und alte Systeme in Betrieb sind. Deshalb ist es von großem Vorteil, wenn ein Dokumentenmanagementsystem auch in einer sich verändernden Multisystemlandschaft bruchlos funktioniert. Am Beispiel von ESCRIBA Enterprise Document Services (EDS) erklären wir, wie sich ein DMS in einer Multisystemlandschaft integrieren lässt, in der verschiedene Backendsysteme wie SAP HCM, SAP SuccessFactors, Workday oder Dayforce zum Einsatz kommen und die Daten sowohl On-Premise als auch in der Cloud vorliegen.

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Warum ein Dokumentenmanagementsystem unverzichtbar ist

In jedem Unternehmen entstehen täglich zahlreiche Dokumente. In großen Konzernen sind es schnell Hunderte oder gar Tausende pro Tag. Zu den typischen Dokumenten zählen Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen, Angebote und Verträge mit Dienstleistern. Ein Dokument verpflichtet die beteiligten Akteure zu bestimmten Handlungen und begründet Rechtsverhältnisse. Wer eine Vielzahl solcher Dokumente in unterschiedlichen Kontexten und mit variierenden Sachverhalten erstellt, kennt die Herausforderung: Die Inhalte müssen stets den betrieblichen und gesetzlichen Anforderungen genügen. Sie müssen konsistent zu den Daten in den Backend-Systemen sein. Die Lösung hierfür ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das man idealerweise auch in eine komplexe Multisystemlandschaft integrieren kann.

Gerade im HR-Bereich sind die Anforderungen besonders hoch. Arbeitsverträge, Zeugnisse oder Bescheinigungen sind rechtssensibel, hochindividuell und müssen Compliance-Vorgaben wie die DSGVO zweifelsfrei erfüllen. Unterschiedliche Vorlagen, manuelle Nachbearbeitungen und fehlende Regelwerke sorgen dabei in vielen Unternehmen für Fehler, Inkonsistenzen und erheblichen Zeitverlust. Je komplexer die HR-Prozesse sind, desto größer werden Compliance-Risiken und Effizienzverluste.

Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) löst genau diese Probleme. Es schafft Ordnung, automatisiert Dokumentenprozesse und bildet das Rückgrat einer durchgängig digitalen Dokumentenstrategie. Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden profitieren dabei überproportional von den Skaleneffekten eines leistungsfähigen DMS – von der strukturierten Dokumentenerstellung über mehrstufige Freigabeworkflows bis hin zur rechtssicheren Archivierung. Das Ergebnis ist nicht nur ein schlankerer Verwaltungsaufwand, sondern auch eine spürbar höhere Qualität und Rechtssicherheit der erzeugten Dokumente.

Wie ESCRIBA EDS sich nahtlos in Multisystemlandschaften integrieren lässt

Die Unternehmens-IT ist selten ein monolithisches System. Gewachsene Systemlandschaften mit On-Premises-Lösungen wie SAP ERP oder SAP HCM treffen auf cloudbasierte Lösungen wie SAP SuccessFactors, Workday und Dayforce. Hinzu kommen spezialisierte Tools für Bewerbermanagement, Gehaltsabrechnung oder Zeitwirtschaft. Dabei sind die Daten über verschiedene Systeme verteilt. Oft kommt auch die gute alte Excel-Tabelle zum Einsatz, die lokal abgespeichert wurde. Und dennoch soll aus all diesen verstreuten Daten am Ende ein einziges, fehlerfreies und rechtssicheres Dokument entstehen.

Genau für dieses Szenario wurde ESCRIBA Enterprise Document Services (EDS) entwickelt. Das Besondere dabei: Während die meisten anderen Systeme für bestimmte Führungssysteme optimiert wurden, kann ESCRIBA in nahezu jede vorhandene Systemlandschaft nahtlos eingebunden werden. Das macht EDS nicht nur zu einer idealen Multisystemlösung, sondern auch zu einer zukunftssicheren Investition. Denn die vielfältigen Schnittstellen gewährleisten auch in Zukunft eine hohe Integrationstiefe.

Der ESCRIBA Integration Server: Die Datendrehscheibe für parallele Systeme

Das technische Herzstück der ESCRIBA Plattform ist der ESCRIBA Integration Server (EIS) – eine ausgereifte Multisystem-Lösung zur Integration von ESCRIBA Anwendungen in bestehende Backendsysteme wie SAP HCM, SAP SuccessFactors, Workday, Dayforce oder Oracle. Als Datendrehscheibe kann der EIS auf alle benötigten Daten zugreifen – im Idealfall sogar bidirektional, sofern es die API des Backend-Systems zulässt. Dadurch werden Daten bei Bedarf aus mehreren bestehenden Systemumgebungen parallel ausgelesen, zusammengeführt und im Fall einer bidirektionalen Anbindung auch zurückgeschrieben.

Der entscheidende Mehrwert: Alle Workflows laufen fehlerfrei ohne Medienbrüche oder doppelte Datenpflege ab, während die Stammdaten in den angeschlossenen Backend-Systemen immer auf dem aktuellsten Stand bleiben. Dem Single-Source-of-Truth-Prinzip folgend können Daten, die in einer ESCRIBA-Anwendung angepasst wurden, im zugehörigen Backend-Datensatz gleichzeitig aktualisiert werden – sofern entsprechend konfiguriert.

Was ESCRIBA dabei von anderen DMS-Lösungen klar unterscheidet: Der EIS dient nicht nur als reine Datendrehscheibe, sondern erhöht gleichzeitig den Funktionsumfang des bestehenden Systems. Er stellt die benötigten Komponenten für die Dokumentenerzeugung bereit und sorgt für eine systemübergreifende Zwischenspeicherung. Und das unabhängig davon, ob On-Premises, Cloud oder hybride Szenarien zum Einsatz kommen.

Dynamische Dokumentenerstellung statt statischer Vorlagen

Klassische DMS-Lösungen arbeiten mit statischen Word-Vorlagen. Dieser Ansatz stößt bei komplexen, datengetriebenen Dokumenten in Multisystemlandschaften jedoch schnell an seine Grenzen. ESCRIBA setzt hingegen auf dynamische Dokumentenbaupläne. In ihnen ist hinterlegt, welche Elemente an welcher Position stehen sollen und welche Datenquellen dafür herangezogen werden. Dabei können Daten verschiedener Art aus jedem angebundenen System genutzt werden. Dazu zählen Textelemente, numerische Werte, Bilder und mehr.

Die Inhalte werden regelbasiert direkt beim Erzeugen auf Grundlage der hinterlegten Logiken und der genutzten Daten zusammengestellt. Fehlende Daten, die in keinem System hinterlegt sind, können über logisch aufgebaute Assistenzabfragen manuell ergänzt werden. Das Ergebnis sind hochindividuelle Dokumente, die automatisch auf den jeweiligen Sachverhalt abgestimmt sind. Immer vollständig und fehlerfrei.

Vielfältige Anbindungsmöglichkeiten für jede Systemlandschaft

Der ESCRIBA Integration Server bietet eine hohe Bandbreite an Anbindungsoptionen, um nahezu jede denkbare IT-Landschaft zu unterstützen:

• Für HCM-Systeme wie SAP SuccessFactors, Workday, Dayforce gibt es vorkonfektionierte Connectoren für eine schnelle und einfache Integration.
• Für weitere Systeme wie Bewerbermanagement-Tools (z. B. d.vinci) gibt es Anbindungsmöglichkeiten per REST-API.
• Per SQL-Adapter (auf Basis von JDBC): Daten werden aus SQL-Datenbanken wie Oracle direkt ausgelesen.
• File Adapter: Import von Daten aus hochgeladenen Microsoft-Excel-Dateien.
• Webservices: Anbindung weiterer Anwendungen, etwa Kidicap oder ServiceNow.

Darüber hinaus können auf Basis der KI-basierten No- und Low-Code-Plattform ESCRIBA Enterprise Agent Network (EAN) Anwendungen entwickelt werden, die ebenfalls per EIS an bestehende Systeme und Services angebunden werden. Die Einsatz- und Erweiterungsmöglichkeiten sind damit nahezu grenzenlos.

Die SAP-Zertifizierung: Verlässlichkeit auch in komplexen SAP-Umgebungen

Für Unternehmen, die SAP nutzen, ist die SAP-Zertifizierung des ESCRIBA Integration Servers ein starkes Qualitätsmerkmal. Denn der EIS wurde bereits zum fünften Mal in Folge von SAP zertifiziert. Das Zertifikat wird jährlich erneuert und bestätigt dem ESCRIBA Integration Server 2.0 einen nahtlosen und zuverlässigen Datenaustausch auf der SAP Business Technology Platform (BTP). Zudem werden ESCRIBA Lösungen im SAP Store gelistet.

In der Praxis bedeutet das: Unternehmen, die sowohl SAP ERP oder SAP HCM On-Premises als auch SAP SuccessFactors in der Cloud nutzen, können beide Systeme über den EIS parallel anbinden und Daten aus beiden Welten in einem einzigen Dokument zusammenführen. Eine hybride Systemlandschaft stellt somit kein Hindernis mehr dar, sondern ist eine zu bewältigende Aufgabe.

Workday-Integration: „Built on Workday“-zertifizierte Apps

Für Workday-Umgebungen stehen zwei Apps zur Verfügung, die das begehrte Zertifikat „Built on Workday“ tragen und direkt im Workday Marketplace erhältlich sind

Der ESCRIBA Document Automation Connector ermöglicht Workday-Benutzern das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten direkt aus Workday heraus – ohne Systemwechsel. Inhalt, Layout und Branding werden automatisch an die Unternehmensanforderungen angepasst. Globaler Lokalisierungs-Support für mehrere Sprachen sowie ein integrierter Signaturmanager für E-Signaturen über mehrere Anbieter hinweg sind dabei inklusive.

Der ESCRIBA eFile Automation Connector unterstützt die Konfiguration der eFile-Verbindung mit Workday: Workday-Dokumente können ad hoc oder automatisch an die richtige Ablage innerhalb der elektronischen Personalakte verschoben werden. Die Anwendung ist in hohem Maße konfigurierbar und berücksichtigt auch Szenarien, in denen Mitarbeitende zwischen verschiedenen Gerichtsbarkeiten wechseln.

Keine Programmierung erforderlich – und dennoch maximale Flexibilität

Was die Implementierung von ESCRIBA in Multisystemlandschaften besonders attraktiv macht: Der gesamte Integrationsprozess erfordert keine umfangreiche Softwareentwicklung. Nach dem Herstellen der technischen Verbindung werden die benötigten Datenfelder der jeweiligen APIs durch Konfiguration im Connector verbunden – unkompliziert und einfach. Der Integrationsprozess kann von Kunden selbstständig vorgenommen oder mit Unterstützung von ESCRIBA durchgeführt werden.

Dahinter steckt die ESCRIBA ECAP NLC|AI-Plattform – eine zukunftsweisende No- und Low-Code|AI-Technologie, die Anpassungen ohne Entwicklerteams ermöglicht. Unternehmen können selbst Vorlagen, Regeln oder Schnittstellen konfigurieren und bleiben so bei neuen Anforderungen oder gesetzlichen Änderungen schnell handlungsfähig. Das ESCRIBA Agent Network (EAN) beschleunigt dank Künstlicher Intelligenz die Projektentwicklung zusätzlich durch wiederverwendbare Funktionsbausteine.

Governance, Compliance und Sicherheit auf Enterprise-Niveau

Ein weiterer Aspekt, der ESCRIBA in komplexen Systemlandschaften unverzichtbar macht, ist das ausgefeilte Konzept für Document Governance. Als einziges DMS bietet ESCRIBA mehrstufige Systemlandschaften inklusive Recovery- und HotSwap-Stage. Durch das leistungsstarke Transportsystem können zeitkritische Änderungen entschärft, regelbasierte Texte umfänglich getestet und gezielt freigegeben werden. Nur perfekte und geprüfte Dokumentenbaupläne gelangen von der Entwicklung über die Qualitätssicherung ins Produktivsystem.

Das ESCRIBA Domain- und Berechtigungskonzept regelt die Zusammenarbeit verschiedener Rechtseinheiten oder Fachbereiche und organisiert, wer welche Dokumente erstellen beziehungsweise auf sie zugreifen darf – bis auf die Ebene einzelner Textblöcke oder Klauseln. Alle Vorgänge lassen sich durch personen- und rollenbezogene Berechtigungen zielgenau steuern. Rollenbasierte Zugriffskonzepte und europäische Hosting-Optionen unterstützen eine DSGVO-konforme Verarbeitung von Personaldaten zu jeder Zeit.

Use Cases – Die REWE Group und ENERCON als Referenzbeispiele

Dass ESCRIBA genau dann seine Stärken ausspielt, wenn Systemlandschaften besonders komplex sind, belegen erfolgreiche Use Cases. Die REWE Group setzt auf die Kombination aus SAP HCM und SAP SuccessFactors: Unterschiedliche Vorlagen, Systemlandschaften und manuelle Abläufe führten zuvor zu hohem Aufwand und fehlender Standardisierung. Mit den ESCRIBA Enterprise Document Services wurden alle HR-Dokumente zentralisiert, regelbasiert automatisiert und in beide SAP-Systeme integriert – das Ergebnis ist ein durchgängiger, digitaler End-to-End-Prozess für die konzernweite HR-Dokumentenerstellung.

„Eine der großen Stärken von ESCRIBA ist es, vielfältige und komplexe Dokumente übersichtlich und einfach zu verwalten. Dank der tiefen Integration in SAP HCM sowie SAP SuccessFactors sind wir in der Lage, den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden in unserem Unternehmen mit den entsprechenden Dokumenten zu begleiten“, bestätigt Joachim Pleiß, Head of HR Technology & Solutions bei der REWE Group.

Bei ENERCON ließ sich der Erfolg besonders gut in Zahlen messen. Denn der Prozess für die Erstellung von Arbeitsverträgen wurde von 6,25 Stunden auf nur 45 Minuten reduziert. Das geht einher mir einer 78 Prozent schnelleren Bearbeitungszeit, einer 95 Prozent höheren Digitalisierungsquote und eine Einsparung von über 900 Stunden Arbeitsaufwand.

Fazit: Mit dem DMS von ESCRIBA gut für die Zukunft aufgestellt

Bei der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems stellt sich nicht die Frage „Welches System nutzen wir gerade?“, sondern „Welches System werden wir in fünf oder zehn Jahren nutzen?“ Systemlandschaften verändern sich. Unternehmen wechseln beispielsweise von SAP HCM zu SAP SuccessFactors, migrieren von On-Premises in die Cloud, ergänzen ihr Kern-HCM um spezialisierte Tools oder führen neue Systeme parallel ein.

Wer sich für ein Dokumentenmanagementsystem entscheidet, das an ein bestimmtes Backend-System gebunden ist, setzt sich einem hohen Migrationsrisiko aus. Wer dagegen auf ESCRIBA setzt, investiert in eine multisystemfähige und damit zukunftssichere Lösung: Der ESCRIBA Integration Server kann parallel mehrere Systeme wie SAP HCM, SAP SuccessFactors, Workday, Dayforce und Oracle anbinden. Die Daten werden in einem einzelnen Dokument zusammengeführt. Ein Systemwechsel bedeutet somit keinen Neustart der Dokumentenprozesse, sondern lediglich eine Rekonfiguration der Schnittstellen.

Die SAP-Zertifizierung, das „Built on Workday“-Zertifikat und die REST-API-Fähigkeit für weitere Systeme sichern die Zukunftsinvestition. Eine wegweisende No- und Low-Code-AI-Technologie, die Anpassungen ohne Entwicklerteams ermöglicht, sowie das KI-gestützte ESCRIBA Agent Network (EAN) schaffen ungeahnte Effizienzpotenziale. Mit ESCRIBA EDS erhalten Unternehmen somit viel mehr als nur ein zeitgemäßes Dokumentenmanagementsystem für ihre Multisystemlandschaft. Sie erhalten eine Lösung für ihre IT-Zukunft.

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