Im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie bietet die automatisierte Dokumentenerstellung erhebliche Effizienz-, Qualitäts- und Compliance-Vorteile für Unternehmen und Organisationen. Insbesondere in Unternehmen mit einer größeren Anzahl von Mitarbeitenden (1000+) können hohe Skaleneffekte erzielt werden. Doch wie lassen sich Dokumente in bereits bestehenden Systemlandschaften wie zum Beispiel Workday weiter optimieren und automatisieren? Mit diesem Thema beschäftigen wir uns in einem neuen Whitepaper und stellen Zusatzmodule für Workday von ESCRIBA sowie PwC vor.
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Traditionell war die Erstellung von Dokumenten eine manuelle Aufgabe, die auch heute noch oft zeitintensiv ist. Insbesondere in mittelständischen und großen Unternehmen sowie in Organisationen mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern gehört die Dokumentenerstellung nach wie vor zu den ressourcenintensivsten und aufwändigsten Aufgabenbereichen. Durch eine automatisierte Dokumentenerstellung kann man diese repetitiven Aufgaben nicht nur schneller, sondern auch weitestgehend fehlerfrei und unter Berücksichtigung der Compliance- und Corporate-Design-Vorgaben erledigen.
Wer eine Vielzahl an Dokumenten in unterschiedlichen Kontexten und mit variierenden Sachverhalten erstellt, weiß um die Herausforderung, dass die Inhalte in allen Dokumenten den bestehenden betrieblichen sowie gesetzlichen Anforderungen genügen und kongruent zu den Daten in den Systemen sind. Deswegen ist heutzutage ein effizientes Dokumentenmanagement für Unternehmen und Organisationen unabdingbar. Nur so kann man individuelle und hochkomplexe Dokumente sowohl rechtlich einwandfrei als auch ressourcenschonend erstellen, verschicken und anschließend sicher archivieren.
Mehr Ordnung im Dokumentenchaos mit Lösungen wie ESCRIBA EDS
Die Datenflut der letzten Jahre sowie die gestiegene Komplexität von IT-Landschaften und Office-Anwendungen haben in Unternehmen und Organisationen zu sogenannten Datensilos geführt. Diese stehen im Widerspruch zum Dokument als „Single Source of Truth“. Die Folge sind verstreute Daten, eine unübersichtliche Vielzahl uneinheitlicher Dokumentvorlagen, unterschiedliche Versionen und im Worst Case die Existenz veralteter Dokumente und Vorlagen, die weiterhin für Geschäftsprozesse genutzt werden.
Diesem Dokumentenchaos kann man mit einem effektiven Dokumentenmanagement inklusive automatisierter Dokumentenerstellung begegnen. Wie eine effektive Maßnahme aussieht, zeigt die Implementierung von ESCRIBA Enterprise Document Services (EDS) auf der ECAP No- und Low-Coding-Plattform. Diese Softwarelösung für Dokumente funktioniert sowohl „stand-alone“ als auch tief integriert in bestehende System wie zum Beispiel Workday. Nicht nur das. EDS kann man auch in komplexen Systemlandschaften, die aus mehreren Systemen bestehen, einfach implementieren. Dabei fungiert es als Daten-Bindeglied und kann so Dokumente basierend auf verschiedenen Quellen erstellen.
Automatisierte Dokumentenerstellung im Detail
Bei der automatisierten Dokumentenerstellung werden Software und IT-Technologien eingesetzt, um Dokumente auf der Grundlage vordefinierter Vorlagen und Datenquellen zu erstellen. Anstatt jedes Dokument von Grund auf manuell zu erstellen, können mithilfe von Automatisierungsmechanismen Daten aus verschiedenen Systemen abgerufen und nahtlos in Textelemente eingefügt werden, was zu dynamisch erstellten Inhalten führt. Systeme zur automatisierten Dokumentenerstellung basieren in der Regel auf vordefinierten Vorlagen, die auch vordefinierte Platzhalter für dynamische Inhalte (wie Mitarbeitenden-Daten oder Vertragsbedingungen) enthalten. Diese Platzhalter werden mit relevanten Daten aus Unternehmensdatenbanken gefüllt, die meist in Systemen wie SAP oder Workday vorliegen.
So setzt beispielsweise Enterprise Document Services (EDS) auf eine fortschrittliche, dynamische Dokumentenerstellung, indem dokumentenspezifische Daten regelbasierten Logiken folgen, deren Ergebnis direkt in das Dokument einfließt. Damit gelingen problemlos mit nur wenigen Klicks komplexe und bei Bedarf mehrsprachige Dokumente. Ist das gewünschte Dokument erstellt, kann es über Geräte bzw. Schnittstellen an eine Druckstraße zum Ausdruck geschickt, per E-Mail versendet und auf Wunsch automatisch in einer elektronischen Akte oder an einem anderen Speicherort abgelegt werden. Das alles kann sogar in einem einzelnen Prozessschritt erfolgen, indem ein Dokumentenbündel, welches aus mehreren Dokumenten besteht, nur einmal erzeugt und anschließend über die verschiedenen Kanäle verschickt wird.
Dokumente in Workday mit Zusatzmodulen optimieren
Softwaresysteme wie Workday sind ein wesentlicher Bestandteil von Unternehmen. Sie bilden alle wichtigen Geschäftsprozesse ab, die für die Führung eines Unternehmens notwendig sind. So vereint Workday Finanzen, Personalwesen und Planung auf einer offenen, Cloud-basierten Plattform. Laut Workday ermöglicht dieser Ansatz kontextbezogene Echtzeitberichte und nahtlose Prozesse für aufschlussreiche Einblicke und eine intuitive Anwendererfahrung.
Als HR-System bietet Workday einen enormen Funktionsumfang, zu dem auch die automatische Erstellung von Dokumenten gehört. Allerdings ist EDS deutlich umfangreicher und vielseitiger bei den Einsatzmöglichkeiten. Die Partnerschaft zwischen ESCRIBA und Workday ermöglicht es, EDS als sinnvolle Ergänzung in Workday-Prozesse zu integrieren. Dadurch profitieren Workday-Kunden von einem größeren Funktionsumfang bei der Dokumentenerstellung, ohne das System wechseln zu müssen.
EDS ermöglicht beispielsweise intelligente Dokumentenvorlagen sowie effiziente Workflows zur Erstellung individueller Dokumente nach dem Baukastenprinzip. Textbausteine sowie Layoutelemente werden zentral gepflegt, vorgehalten und sind wiederverwendbar. Zudem lassen sich Bearbeitungsfreigaben und Zugriffsrechte frei definieren. Diese und viele weitere Funktionen sorgen für einfachere Prozesse und letztlich mehr Effizienz bei der Dokumentenerstellung.
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