Während viele Unternehmen noch über KI-Richtlinien beraten, ist Künstliche Intelligenz für einen Großteil der Beschäftigten in Deutschland längst Alltag: 49,0 Prozent der Desktop-Worker setzen KI nach einer aktuellen Umfrage des HR-Technologieunternehmens ESCRIBA „mehrmals pro Woche“, „täglich“ oder „mehrmals täglich“ ein. 60,3 Prozent nutzen KI sogar deutlich häufiger als noch vor zwölf Monaten. Dahinter verbirgt sich eine stille KI-Transformation mit Risiken. Für diese Untersuchung hat das Marktforschungsinstitut Bilendi im Juni 2026 im Auftrag von ESCRIBA 1.037 Beschäftigte in Deutschland befragt, die überwiegend am Schreibtisch arbeiten.
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Das ESCRIBA Whitepaper zur Umfrage steht kostenlos zur Verfügung
Die Umfrage zeigt ein Bild der zwei Geschwindigkeiten: Mitarbeitende experimentieren, improvisieren und übernehmen Verantwortung für ihre eigene Produktivität – während viele Unternehmen noch über Richtlinien diskutieren. Was vor wenigen Jahren noch als Zukunftstechnologie galt, ist für fast jeden zweiten Desktop-Worker mittlerweile zur Routine geworden. Besonders deutlich zeigt sich der Trend im Generationenvergleich: 63,6 Prozent der 18- bis 29-Jährigen nutzen KI häufig beruflich, bei den 60- bis 65-Jährigen sind es nur 34,7 Prozent. Das Nutzungsverhalten der Jüngeren dürfte dabei ein Vorbote sein: KI-Nutzung im Büro wird in wenigen Jahren zur Regel für alle Generationen.
Know-how bleibt niedrig – der Sprung zu KI-Agenten fehlt
Trotz hoher Nutzungszahlen bleibt das durchschnittliche Anwender-Know-how gering. Die meisten Beschäftigten setzen KI vor allem als Ersatz für die klassische Suchmaschine ein: An erster Stelle steht mit 71,4 Prozent die Recherche von Informationen. Ganz anders sieht es bei komplexeren Anwendungen aus – nur 28,5 Prozent der Befragten trauen sich an die Erstellung und Nutzung von KI-Agenten heran, die eigenständig Teilschritte eines Prozesses übernehmen. Zwischen einfacher Anwendung und struktureller Automatisierung liegt damit für die meisten Unternehmen noch ein weiter Weg.
Kontrolle ist die Ausnahme, nicht die Regel
Ein weiteres Ergebnis der Umfrage wirft ein kritisches Licht auf die betriebliche KI-Kultur: 36,5 Prozent der Befragten geben an, KI-Ergebnisse nur „gelegentlich“ oder „nie“ zu überprüfen, bevor sie sie nutzen. Gleichzeitig gehen nur 23,3 Prozent gegenüber Kolleginnen, Kollegen oder Vorgesetzten offen damit um, wenn sie KI einsetzen. Es fehlt in den meisten Unternehmen eine offene KI-Kultur – aus dem möglichen Effizienz- und Qualitätsbooster KI wird so ein Einfallstor für Pfusch und Fehlinformationen.
Unterstützung bleibt aus, Mitarbeitende weichen auf inoffizielle Tools aus
Der Wunsch nach Unterstützung durch den Arbeitgeber ist groß. Doch die Realität in den Unternehmen hinkt in fast allen zehn abgefragten Dimensionen deutlich hinterher (siehe Grafik mit Beispielen).
Die Folge dieses KI-Support-Gaps: Rund ein Viertel der Befragten (25,1 Prozent) berichtet von starkem KI-Stress. Gleichzeitig weichen viele Mitarbeitende bereits auf eigene KI-Lösungen aus, die nicht vom Arbeitgeber bereitgestellt oder freigegeben wurden. Das kann Folgen für Datensicherheit, Risikomanagement und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen haben: 47,8 Prozent der Desktop-Worker nutzen KI-Tools, die ihr Arbeitgeber nicht offiziell bereitgestellt hat. Diese stille, weitgehend unkontrollierte KI-Transformation im Arbeitsalltag birgt erhebliche Risiken.
Der gute KI-Arbeitgeber schließt die gesamte Lücke
Benefits, Work-Life-Balance, Diversity, Karriere – die Wunschliste von Beschäftigten ist lang. Mit der KI-Kompetenz von Arbeitgebern kommt ein neues Element hinzu. „Der gute KI-Arbeitgeber existiert nicht als Unternehmen, das in einem einzelnen Thema gut abschneidet, sondern als jenes, das Mitarbeitendenbedürfnisse und Wünsche ernst nimmt sowie Lücken systematisch schließt“, sagt ESCRIBA Gründer und Geschäftsführer Dr. Juergen Erbeldinger. „Das umfasst Weiterbildung, Tools und Datenregeln sowie -anschlüsse ebenso wie die Organisationsentwicklung. Die KI-Transformation ist ein Veränderungsprozess, bei dem Beschäftigte mitgenommen werden müssen”, sagt Erbeldinger. Nur so lassen sich die Risiken einer stillen KI-Transformation im Verborgenen vermeiden.
Über ESCRIBA
Die ESCRIBA AG unterstützt führende Unternehmen bei der Automatisierung und Digitalisierung von HR-Prozessen. Mit ihrer NLC|AI-Plattform ECAP zählt ESCRIBA zu den europäischen Technologieführern. Die Plattform ermöglicht den umfassenden und regelkonformen Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Unternehmen. Sie unterstützt die Einrichtung und Orchestrierung von KI-Agenten und agentischen Netzwerken, ist dabei jedoch unabhängig von einzelnen KI-Modellen, um Abhängigkeiten und Kostenrisiken zu vermeiden. Die besondere Stärke der ESCRIBA Technologien zeigt sich bei den Themen Dokumentenerzeugung (DocGen), Dokumentenmanagement und Archivierung (digitale Personalakte) sowie der Prozessautomatisierung mithilfe von KI (Enterprise Agent Network). Die HR-Softwaremodule von ESCRIBA können eigenständig oder tief integriert in SAP HCM, SAP SuccessFactors, Workday, Dayforce, Oracle sowie IBM betrieben und genutzt werden. Zu unseren Kunden gehören DAX-40- und MDAX-Unternehmen, viele internationale Konzerne aus den Global Fortune 500 sowie Kunden der öffentlichen Hand. ESCRIBA wurde 1998 von Dr. Juergen Erbeldinger gegründet und beschäftigt heute rund 160 Mitarbeitende in Europa und Indien.
