The Administrative Digital Twin

Daten- und dokumentenintensive Prozesse im Kontext der Digitalisierung

Die Beschaffung und Verarbeitung von Gütern sowie die Erbringung von Dienstleistungen wird zusammenfassend als Realwirtschaft bezeichnet. Zu den realwirtschaftlichen Vorgängen gehört immer auch ein entgegen gerichteter monetärer Zahlungsstrom. Jedem dieser Tupel aus realem Waren- und monetärem Zahlungsstrom steht spiegelbildlich ein dokumentierender Prozess, in dem Daten verarbeitet werden, gegenüber. Daher ist es nicht überraschend, dass die Höhe der Kosten für die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten durchschnittlich etwa 15% des Umsatzes eines Unternehmens betragen (Quelle IDC 2003, E&E 2008 und 2012).

Trennung von Daten und Dokumenten

Dokumente sind dabei so vielfältig wie die realwirtschaftlichen Vorgänge und die Unternehmen selbst, dienen aber immer nur dem Zweck, Sachverhalte und die damit verbundenen Rechte und Pflichten verbindlich zu regeln. Im Wirtschaftsleben sind Dokumente die zeitpunktbezogene Darstellung von Sachverhalten, die Erläuterung von Daten in ihrem konkreten Bedeutungszusammenhang, mit Beweiskraft. Dokumente begründen und beschreiben die Rechtsverhältnisse, die ein Unternehmen eingeht bzw. bewusst oder unbewusst eingegangen ist.

Das Schriftstück steht historisch für Integrität (Unveränderbarkeit), die Unterschrift für Authentizität (Urheberschaft) und das Versiegeln von Schriftrollen und Briefumschlägen für Vertraulichkeit (Informationssicherheit). Historisch richteten sich Dokumente dabei natürlich an den Menschen, sind in diesem Sinne menschlich lesbar.

Durch den Einsatz von Softwaresystemen, insbesondere Datenbanken, haben sich die Möglichkeiten und Gewohnheiten wirtschaftliche Vorgänge zu dokumentieren, grundlegend verändert. An vielen Stellen ist eine künstliche Dichotomie von Daten und Dokumenten zu beobachten, obwohl diese untrennbar miteinander verbunden sind. Aus dieser Trennung resultieren unnötige Kosten, zusätzliche Risiken und vor allem ungenutzte Wertschöpfungspotenziale.

Resultierende Zusatzkosten und Risiken

Zusatzkosten entstehen aus der doppelten Erfassung und Verarbeitung von Daten in Systemen und Dokumenten sowie durch die redundante Verwaltung der gleichen Sachverhalte in Systemen und Dokumenten. Dabei stellt das Dokumentenmanagement nach wie vor viele Unternehmen vor große Herausforderungen und ist oft mit hoher Ineffizienz verbunden, da Dokumente fälschlicherweise als unstrukturierte Inhalte gesehen werden. Oft wird die Verwaltung von Dokumenten deshalb im Enterprise Content Management verortet, anstatt sie im Prozess- und Datenmanagement anzusiedeln, wo sie tatsächlich hingehören.

Risiken entstehen deshalb, weil Daten und Inhalte, die in Dokumenten festgehalten sind, deutlich von den Daten in den Backendsystemen abweichen. Dabei begründen die Dokumente die Rechtsverhältnisse und nicht die Datenbanken. Eine Ursache für die Abweichung sind oft unbeabsichtigte Fehler aufgrund des hohen manuellen Erstellungsaufwands. Die Automationsquote bei der Dokumentenerstellung ist im Durchschnitt erschreckend niedrig.

Ebenso bedeutsam sind in diesem Zusammenhang das mangelnde Risikobewusstsein, und die unzureichende systemtechnische Unterstützung für eine umfassende Dokumenten Governance und Maintenance. Berechtigungskonzepte beziehen sich heute in der Regel auf Systeme und wenn überhaupt auf Dokumente, dann maximal auf das Lesen und Verändern eines gesamten Dokuments sowie auf die Freigabe oder Unterschrift. Regelungen zur Erstellung – wer stellt welche Daten, Texte und Textvarianten bereit, wer darf diese Bausteine verändern und was passiert bei einer Veränderung – fehlen in der Regel vollständig. Auch eine systematische Pflege und Aktualisierung der Dokumenteninhalte und -bausteine ist in den meisten Unternehmen nicht vorhanden.

Risiken entstehen deshalb, weil Daten und Inhalte, die in Dokumenten festgehalten sind, deutlich von den Daten in den Backensystemen abweichen. Dabei begründen die Dokumente die Rechtsverhältnisse und nicht die Datenbanken. Eine Ursache für die Abweichung sind oft unbeabsichtigte Fehler aufgrund des hohen manuellen Erstellungsaufwands. Die Automationsquote bei der Dokumentenerstellung ist im Durchschnitt erschreckend niedrig.

Document Governance und Maintenance

Dem Risiko, dass die Daten in den Systemen und Dokumenten auseinanderfallen, kommt in Zukunft immer mehr Bedeutung zu, da es immer leichter wird, Dokumente „maschinell“ lesen zu lassen. Auch wenn wir weit von einer echten künstlichen Intelligenz entfernt sind, wächst die Leistungsfähigkeit maschinenbasierter Dokumentenanalyse exponentiell. Zukünftig werden Wirtschaftsprüfer verstärkt den Dokumentenbestand eines Unternehmens heranziehen, wenn sie dessen wirtschaftliche Situation testieren sollen.

Wertschöpfung geht da verloren, wo realwirtschaftliche Prozesse durch die Dokumente verlangsamt oder sogar verhindert werden. Time to Market ist hier das relevante Stichwort. Dokumente sind auch heute noch einer der wichtigsten Kontaktpunkte überhaupt, auch hier schlummert ein großes Optimierungspotenzial. Das Schlagwort lautet Customer Experience.

Wertschöpfungspotenziale und die Frage der Verantwortung

Die größten Wertschöpfungspotenziale liegen aber in der systematischen Auswertung der Dokumente und der zugehörigen Erstellungsprozesse. Zum einen gilt es Transparenz herzustellen, welche Daten und Sachverhalte in welchen Dokumenten verborgen sind, nicht umsonst spricht man hier von Dark Data. Zum zweiten gilt es, die Erstellungsprozesse und Dokumenteninhalte aufgrund der Dark Data zu verbessern. Warum dauert es so lange, bis ein Angebot erstellt ist? Welche Paragraphen werden immer wieder verhandelt? Wo sind wir im Standard und wann wird der Standard verlassen? Auf Basis dieser Daten lässt sich ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess aufsetzen und erhebliche Wertschöpfungspotenziale erschließen.

Die Verantwortung für Dokumente und die zugehörigen Erstellungsprozesse liegt unbestreitbar bei der Geschäftsführung. Strategische Aufgabe ist es, ein geeignetes Governance-Modell für den Umgang mit Dokumenten zu entwerfen und zu verankern. Die Inhalte der Dokumente und Vorgaben für den Umgang mit Dokumenten können beispielsweise von der Rechtsabteilung kommen.

Die operative Umsetzung der strategischen Vorgaben sollte durch ein geeignetes IT-System gestützt werden. Dokumentenerstellung und -handhabung muss als untrennbarer Bestandteil der Kernprozesse des Unternehmens gesehen werden. Die Nutzung von Daten in Dokumenten und die Nutzung von Daten aus Dokumenten sollte reibungslos ohne Medienbrüche von statten gehen. Berechtigungskonzepte und Freigabeworkflows müssen bis auf die Ebene der Dokumentenbausteine ausgedehnt werden. So wird die Erfassung und Auswertung der Dark (Document and Process) Data möglich und muss für alle beteiligten Bereiche von der Beschaffung über die Produktion bis hin zu Marketing, Sales und Personal zum Selbstverständnis gehören. Zur operativen Geschäftsführung gehört es, Berichte über diese Daten und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess abzufordern.

Als untrennbare Einheit gehören Daten und Dokumente ins Zentrum jedes modernen und zukunftsfähigen Compliance-Modells. Bisher findet dies im Rahmen der ISO Norm 19600 noch viel zu wenig Beachtung.