Die Zeit drängt. Ab dem 1. Januar 2027 gilt eine klare gesetzliche Verpflichtung: Alle Arbeitgeber in Deutschland müssen bestimmte Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen elektronisch und maschinell auswertbar führen. Zwar besteht die Grundpflicht zur elektronischen Führung bereits seit dem 1. Januar 2022, doch die bisherige Befreiungsmöglichkeit läuft Ende 2026 aus. Eine allgemeine Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte für sämtliche Personaldokumente wird jedoch nicht eingeführt. Dennoch erfordert die neue Regelung strategisch wichtige Entscheidungen von Unternehmen und Organisationen. Denn eine parallele Führung von Papier- und Digitalakten ist organisatorisch kaum sinnvoll und geht mit einem steigenden Compliance-Risiko einher. Unser Ratgeber erklärt, was die gesetzliche Neuregelung für die digitale Personalakte konkret bedeutet, welche Anforderungen ab 2027 zu erfüllen sind und wie sich eine Software-Lösung reibungslos in bestehende HR-Systemlandschaften integrieren lässt.
Bleiben Sie auf dem neuesten Stand beim Thema Personalwesen und folgen Sie ESCRIBA auf LinkedIn
Geschätzte Lesezeit: 15 Minuten
Inhaltsverzeichnis
- Was ändert sich ab 1. Januar 2027 – und was nicht?
- Digitalisierungspflicht gilt für folgende Entgeltunterlagen
- Warum die digitale Personalakte quasi Pflicht wird
- Was ist eine digitale Personalakte und was gehört hinein?
- Rechtliche Anforderungen: DSGVO, Aufbewahrungsfristen und Betriebsrat
- Die richtige digitale Personalakte auswählen: Worauf HR- und IT-Entscheider achten sollten
- Integration der digitalen Personalakte in bestehende HCM-Systeme
- ECAP eFile von ESCRIBA: Die digitale Personalakte für komplexe Systemlandschaften
- So gelingt die Migration ohne Systembrüche
- Fazit: Gesetzliche Teilpflicht, strategische Gesamtchance
Was ändert sich ab 1. Januar 2027 – und was nicht?
Zunächst eine wichtige Klarstellung: In Deutschland gibt es keine allgemeine gesetzliche Pflicht, eine Personalakte zu führen. Für Beschäftigte der Privatwirtschaft schreibt kein Gesetz vor, dass eine Personalakte existieren muss, geschweige denn, dass diese vollständig digital sein muss. Eine Ausnahme bilden Beamtinnen und Beamte, für die § 106 Abs. 1 des Bundesbeamtengesetzes (BBG) die Aktenführung explizit vorschreibt.
Ab dem 1. Januar 2027 gilt jedoch eine neue Rechtslage. Alle Arbeitgeber in Deutschland sind dann verpflichtet, Entgeltunterlagen elektronisch und in maschinell auswertbarer Form zu führen und aufzubewahren. Rechtsgrundlage ist § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit § 28p SGB IV. Die rechtliche Basis hierfür wurde mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch vom 12. Juni 2020 geschaffen und durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) im Bundesgesetzblatt am 29. Oktober 2024 verkündet. Die bisher mögliche Befreiung von der elektronischen Führungspflicht nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV endet zum 31. Dezember 2026 ersatzlos.
Konkreter Hintergrund ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Denn die Deutsche Rentenversicherung prüft sozialversicherungsrelevante Unterlagen zunehmend systemgestützt und automatisiert. Ab 2027 müssen Arbeitgeber diese Daten digital und prüfungsfähig bereitstellen können. Papierbasierte Prozesse genügen dann nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen. Auch eine hybride Ablage (teils Papier, teils digital) ist nicht mehr zulässig. Alle Unterlagen müssen revisionssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar vorliegen. Diese Pflicht gilt branchenübergreifend und unabhängig von der Unternehmensgröße.
Digitalisierungspflicht gilt für folgende Entgeltunterlagen
Mit dem Wegfall der Befreiungsmöglichkeit zum 31. Dezember 2026 wird die elektronische Führung laut § 8 BVV folgender Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeber zur Pflicht.1
- Unterlagen, aus denen die nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 3, 9 und 17 erforderlichen Angaben ersichtlich sind
- die Arbeitserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit nach § 15d der Beschäftigungsverordnung oder der nach § 19c Absatz 1 des Aufenthaltsgesetzes in Verbindung mit § 15d der Beschäftigungsverordnung erteilte Aufenthaltstitel
- die Daten der erstatteten Meldungen
- die Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers haben
- die Erklärung des geringfügig Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird
- der Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 Absatz 1b des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch, auf dem der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist
- eine Kopie der Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes sowie für Seefahrtbetriebe eine Kopie des Heuervertrages nach § 28 des Seearbeitsgesetzes
- die Erklärung des kurzfristig geringfügigen Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr oder die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten über weitere Beschäftigungen sowie in beiden Fällen die Bestätigung, dass die Aufnahme weiterer Beschäftigungen dem Arbeitgeber anzuzeigen sind
- der Nachweis eines Krankenversicherungsschutzes nach § 28a Absatz 9a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch
- eine Kopie des Antrags nach § 7a Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch mit den von der Deutschen Rentenversicherung Bund für ihre Entscheidung benötigten Unterlagen, deren Bescheid nach § 7a Absatz 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch, gutachterliche Äußerungen nach § 7a Absatz 4b des Vierten Buches Sozialgesetzbuch sowie eine Dokumentation, welchen Auftragnehmern er eine Kopie der gutachterlichen Äußerung nach § 7a Absatz 4b Satz 4 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch ausgehändigt hat
- den Bescheid der zuständigen Einzugsstelle über die Feststellung der Versicherungspflicht nach § 28h Abs. 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch
- die Entscheidung der Finanzbehörden, dass die vom Arbeitgeber getragenen oder übernommenen Studiengebühren für ein Studium des Beschäftigten steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind
- den Nachweis der Elterneigenschaft sowie den Nachweis über die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder nach § 55 Abs. 3 des Elften Buches Sozialgesetzbuch
- die eine Kopie der Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen,
- die Aufzeichnungen nach § 19 Absatz 1 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes und nach § 17 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes
- die Bescheinigung nach § 44a Absatz 5 des Elften Buches Sozialgesetzbuch, wenn die Beschäftigung wegen Bezugs von Pflegeunterstützungsgeld unterbrochen wird
- die eine Kopie der Erklärung des oder der Beschäftigten zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit im Sinne des § 3 des Pflegezeitgesetzes
- für Seefahrtbetriebe die Besatzungslisten sowie Seetagebücher nach § 22 des Seearbeitsgesetzes, für Binnenschiffe die Schiffsatteste und für Schiffe der Rheinschifffahrt die Rheinschifffahrtszugehörigkeitsurkunde in Kopie
- die Daten der übermittelten Bescheinigungen nach den §§ 106 bis 106c des Vierten Buches Sozialgesetzbuch
- bei einem Antrag auf Abschluss einer Ausnahmevereinbarung eine Erklärung, in welcher der Beschäftigte bestätigt, dass der Abschluss einer Ausnahmevereinbarung zur Geltung der deutschen Rechtsvorschriften nach Artikel 16 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004 in seinem Interesse liegt
- die Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 Absatz 4 Satz 2 oder § 230 Absatz 9 Satz 2 des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch, auf der der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist
- die Zustimmung des Beschäftigten zum Zeitpunkt des Eintritts der Versicherungspflicht aufgrund Beschäftigung nach § 127 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 und Satz 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch
Wichtig: Die Unterlagen müssen strukturiert, revisionssicher und jederzeit maschinell abrufbar sein.
Warum die digitale Personalakte quasi Pflicht wird
Auch wenn die gesetzliche Pflicht technisch nur die Entgeltunterlagen erfasst, besteht de facto ein Handlungszwang zur vollständigen Digitalisierung der Personalakte. Die parallele Führung von Papier- und Digitalakten erzeugt einen doppelten Aufwand: Dokumente müssen zweifach abgelegt, gepflegt und bei Bedarf synchronisiert werden. Dieser Prozess bindet Personal und schafft Fehlerquellen. Das ist nicht nur ineffizient, sondern birgt wachsende Compliance-Risiken.
Darüber hinaus verändert die digitale Personalakte die Art, wie HR-Abteilungen arbeiten. Statt Aktenordner zu wälzen, können Mitarbeitende Dokumente in Sekunden per Volltextsuche finden. Prozesse wie Onboarding, Vertragsänderungen oder Zeugniserstellung lassen sich vollständig digital abbilden. Also von der automatischen Dokumentenerstellung über die digitale Freigabe bis hin zur revisionssicheren Ablage. Das reduziert Durchlaufzeiten erheblich und entlastet sowohl HR-Teams als auch Führungskräfte.
Auch der Aspekt der Datensicherheit spricht klar für die digitale Lösung: Zugriffsrechte lassen sich rollenbasiert und granular steuern, jede Einsichtnahme wird lückenlos protokolliert. Physische Akten bieten keinen vergleichbaren Schutz. Sie können verloren gehen, beschädigt werden oder unbefugt eingesehen werden. Mit einer professionellen ePA-Lösung erfüllen Unternehmen nicht nur die DSGVO-Anforderungen zuverlässiger, sondern sind auch bei Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung jederzeit auskunftsfähig.
Für HR- und IT-Entscheider ist der Stichtag 1. Januar 2027 daher nicht nur ein Compliance-Ereignis, sondern der richtige Anlass, die Digitalisierung der gesamten Personalakte strategisch anzugehen – und damit die Grundlage für eine effizientere, sicherere und zukunftsfähige HR-Organisation zu legen.
Vorteile der digitalen Personalakte im Überblick
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Self-Service-Zugang zu eigenen Dokumenten stärkt die Employee Experience
- Effizienzgewinn: Sekundenschneller Dokumentenzugriff statt zeitaufwendiger Aktensuche
- Prozessautomatisierung: Digitale Workflows von der Dokumentenerstellung bis zur Ablage ohne Medienbrüche
- Fehlerreduktion: Kein Risiko durch doppelte Datenpflege in Papier- und Digitalformaten
- Revisionssicherheit: Unveränderliche Ablage mit lückenlosem Audit-Trail möglich
- DSGVO-Konformität: Automatisierte Löschfristen, Zugriffsprotokollierung und Datenminimierung
- Datensicherheit: Rollenbasierte Berechtigungen schützen vor unbefugtem Zugriff
- Betriebsprüfungssicherheit: Jederzeit maschinell auswertbare Unterlagen für die euBP
- Skalierbarkeit: Flexible Aktenstruktur wächst mit dem Unternehmen
- Nachhaltigkeit: Reduzierung von Papierverbrauch und physischen Lagerkosten
Was ist eine digitale Personalakte und was gehört hinein?
Die digitale Personalakte, auch elektronische Personalakte (ePA) oder E-Akte genannt, ersetzt die klassische Papierakte durch eine strukturierte, elektronische Ablage aller mitarbeiterbezogenen Dokumente. Dazu zählen folgende:
- Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
- Entgeltunterlagen
- Zeugnisse und Qualifikationsnachweise
- Urlaubsanträge
- Arbeitszeitdokumente
- Arbeitsrechtliche Schreiben und Beurteilungen
Dabei muss man beachten, dass nicht jedes Dokument in die ePA darf. Die DSGVO schreibt eine strikte Zweckbindung vor. Gesundheitsdaten wie Arztberichte oder Diagnosen gehören im Regelfall nicht in die digitale Personalakte. Auch private Notizen oder Informationen ohne klaren Bezug zum Arbeitsverhältnis sind unzulässig.
Eine leistungsfähige ePA-Lösung stellt sicher, dass Dokumente strukturiert abgelegt, mit Metadaten versehen und per Volltextsuche auffindbar sind. Rollenbasierte Zugriffsrechte garantieren, dass nur befugte Personen auf bestimmte Inhalte zugreifen können. Dies wird durch einen vollständigen Audit-Trail nachvollziehbar protokolliert.
Rechtliche Anforderungen: DSGVO, Aufbewahrungsfristen und Betriebsrat
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die digitale Personalakte sind vielschichtig. Drei Bereiche sind für Unternehmen besonders relevant:
DSGVO-Konformität verlangt, dass Personaldaten nur für festgelegte Zwecke verarbeitet werden, auf das Notwendige beschränkt bleiben und automatisch gelöscht werden, sobald gesetzliche Aufbewahrungsfristen ablaufen. Betroffene haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung. Eine professionelle ePA-Lösung bildet diese Anforderungen technisch ab, beispielsweise durch konfigurierbare Löschfristen, Zugriffsprotokollierung und Datenminimierung. Für Entgeltunterlagen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist je nach Dokumenttyp von mindestens acht Jahren.
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente nachträglich nicht veränderbar sein dürfen. Softwareseitig geschieht dies über spezielle Archivstrukturen oder Audit-Trails, die jeden Zugriff und jede Änderung lückenlos dokumentieren. Ab 2027 ist diese Anforderung für alle betroffenen Entgeltunterlagen nicht mehr optional, sondern gesetzlich vorgeschrieben.
Mitbestimmung des Betriebsrats: Die Einführung einer digitalen Personalakte unterliegt gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmungspflicht des Betriebsrats, da das System potenziell zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle eingesetzt werden kann. Eine frühzeitig verhandelte Betriebsvereinbarung, die Zugriffsrechte, Protokollierung und zulässige Dokumententypen klar regelt, ist kein bürokratisches Hindernis, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor für eine reibungslose Einführung.
Die richtige digitale Personalakte auswählen: Worauf HR- und IT-Entscheider achten sollten
Der Markt für digitale Personalakten ist breit gefächert. Eine unabhängige Marktanalyse der Unternehmensberatung „Stephan Boehnke HR Consulting & Training“ hat 2026 insgesamt 16 Anbieter systematisch bewertet und kommt zu dem zentralen Befund, dass es nicht die eine beste Lösung für jedes Unternehmen gibt. Die Entscheidung hängt weniger vom Funktionsumfang als von der bestehenden IT-Architektur, der Organisationsstruktur im HR-Bereich und der langfristigen Digitalisierungsstrategie ab.
Für die Softwareauswahl empfiehlt es sich, vorab folgende Fragen zu beantworten:
- Welche HCM- oder ERP-Systeme sind im Einsatz und sind sie auf dem aktuellen Release-Stand?
- Soll die ePA als eigenständiges Modul oder tief integriert in ein bestehendes Kernsystem betrieben werden?
- Müssen Daten aus mehreren Quellsystemen parallel verarbeitet werden, etwa bei internationalen Unternehmensstrukturen oder nach Akquisitionen?
- Soll die HR-Abteilung künftig selbstständig Konfigurationen vornehmen können, ohne dass Programmieraufwand entsteht?
Wer diese Fragen beantwortet hat, reduziert das Anforderungsprofil erheblich und kann gezielter evaluieren.
Mehr dazu erfahren Sie in diesem ESCRIBA Beitrag: Die beste digitale Personalakte mit Dokumentenablage 2026
Integration der digitalen Personalakte in bestehende HCM-Systeme
Die technische Integration ist bei der Einführung einer digitalen Personalakte oft der kritischste Faktor. Bestehende HCM-Systeme wie SAP SuccessFactors, Workday oder Dayforce fungieren als führende Datensysteme – die ePA muss sich nahtlos anschließen, ohne Datenredundanzen oder manuelle Übertragungsschritte zu erzeugen.
Für SAP-SuccessFactors-Umgebungen stehen je nach Anforderung unterschiedliche Ansätze zur Verfügung: nativ integrierte Lösungen, die vollständig im SAP-Stack verbleiben, oder spezialisierte ePA-Module, die über zertifizierte Schnittstellen angebunden werden und zusätzlich Dokumentenerstellung, Prozessautomatisierung und Ticketing abdecken. Der Vorteil der ePA-Module, wie ESCRIBA sie mit der ECAP eFile anbietet, liegt in ihrer Erweiterbarkeit, individuellen Anpassbarkeit sowie Kompatibilität auch mit anderen HR-Systemen wie Workday, Dayforce und Oracle.
In Workday- und Dayforce-Umgebungen ist die Auswahl geeigneter Anbieter geringer. Nur wenige Lösungen verfügen über native Integrationen in diese Plattformen. Hier sind REST-APIs und OData-Schnittstellen entscheidend, die eine bidirektionale Datenkommunikation ermöglichen. Ebenso wichtig ist die Fähigkeit, Berechtigungsmodelle aus dem führenden HCM-System zu übernehmen.
Unternehmen mit Multisystemlandschaften – also parallelen ERP- oder HCM-Umgebungen – benötigen ePA-Lösungen, die Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen können, ohne dass individuelle Programmierprojekte dafür notwendig werden. Auch hier spielt die ESCRIBA ECAP eFile ihre Stärken aus.
ECAP eFile von ESCRIBA: Die digitale Personalakte für komplexe Systemlandschaften
Mit der ECAP eFile bietet ESCRIBA eine eigenständige ePA-Lösung, die auf der unternehmenseigenen No- und Low-Code-Plattform basiert und für den Einsatz in anspruchsvollen, heterogenen IT-Umgebungen entwickelt wurde. Die SAP-zertifizierte Lösung verfügt über native Integrationen in SAP SuccessFactors, Workday und Dayforce.
Was die ECAP eFile von generischen Dokumentenmanagement-Systemen unterscheidet, ist ihr HR-Prozessbezug. Die Akte ist kein isoliertes Ablagesystem, sondern Teil eines integrierten HR-Service-Managers. Dokumentenerstellung, Workflow-Automatisierung und HR-Ticketing arbeiten ohne Medienbruch zusammen. So lässt sich beispielsweise ein Vertragsänderungsprozess vollständig digital abbilden: vom automatisch erstellten Dokument über die Freigabe per E-Signatur bis zur revisionssicheren Ablage in der ePA, die durch ein Ticket im HR-Ticketing-System ausgelöst wird.
Die Aktenstruktur ist vollständig konfigurierbar. Dank No-/Low-Code-Technologie können HR-Verantwortliche Aktentypen, Berechtigungen, Metadaten und Löschfristen selbstständig anpassen, ohne dass Programmieraufwand entsteht oder sie von der IT-Abteilung abhängig sind. Dies gilt für Standard-Personalakten ebenso wie für spezifische Aktentypen, beispielsweise Onboarding-, Entsendungs- oder Recruitingakten.
Besonders hervorzuheben ist die Kompatibilität der ECAP eFile in Multisystemlandschaften: Sie kann Daten aus mehreren HCM- oder ERP-Quellen parallel verarbeiten und in einer einheitlichen Aktenstruktur zusammenführen – ein entscheidender Vorteil für Konzerne oder Unternehmen nach Unternehmensübernahmen.
Die integrierte KI-Funktionalität unterstützt bei der Textanalyse und der Dokumentenklassifizierung. Aufbewahrungsfristen und Löschregeln werden regelbasiert und DSGVO-konform automatisiert. Zugriffsrechte lassen sich zeitbasiert, dokumententypbezogen oder nach beliebigen anderen Eigenschaften vergeben und erfüllen damit auch die ab 2027 verschärften Anforderungen an die elektronische Führung von Entgeltunterlagen gemäß § 8 BVV.
So gelingt die Migration ohne Systembrüche
Die Einführung der digitalen Personalakte ist ein Projekt, das eine strukturierte Planung erfordert, um erfolgreich zu sein. Folgende Schritte haben sich in der Praxis bewährt:
- Ist-Analyse der IT-Landschaft: Welche Systeme sind im Einsatz? – Welche Schnittstellen existieren bereits? Sind die Release-Stände aktuell genug für eine Integration? – Welche Entgeltunterlagen liegen noch in Papierform vor und müssen bis zum 1. Januar 2027 zwingend digital überführt werden?
- Betriebsrat frühzeitig einbinden: Eine gemeinsam entwickelte Betriebsvereinbarung beschleunigt die Einführung erheblich und schafft Akzeptanz auf beiden Seiten.
- Schrittweise Migration statt Big Bang: Zunächst werden neue Beschäftigungsverhältnisse vollständig digital geführt. Anschließend werden Bestandsakten priorisiert digitalisiert – mit Dublettenprüfung, Indexierung nach Personalnummer und Dokumentenart sowie konsequenter Einhaltung der Aufbewahrungsfristen. Dabei haben die ab 2027 gesetzlich verpflichtenden Entgeltunterlagen Priorität.
- Schulung und Change-Management: Die Einführung gelingt nur, wenn HR-Mitarbeitende, Führungskräfte und, wo vorgesehen, auch Mitarbeitende im Self-Service sicher mit dem neuen System umgehen können.
- Technische Absicherung: Zugriffsrechte müssen klar definiert und regelmäßig überprüft werden. Backups und Notfallkonzepte sind ebenso notwendig wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Systemzugang. Für die ab 2027 gesetzlich verpflichtenden Entgeltunterlagen ist zusätzlich sicherzustellen, dass die Ablage maschinell auswertbar ist und dass sie jederzeit für Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung abrufbar ist.
Fazit: Gesetzliche Teilpflicht, strategische Gesamtchance
Der 1. Januar 2027 markiert einen klaren regulatorischen Einschnitt, der jedoch häufig missverständlich kommuniziert wird. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte existiert in Deutschland nicht. Ab 2027 gilt jedoch verbindlich die elektronische, maschinell auswertbare Führung von Entgeltunterlagen nach § 8 BVV i. V. m. § 28p SGB IV. Dies gilt branchenübergreifend und ohne Ausnahme.
Wer diese Pflicht jedoch isoliert betrachtet, greift zu kurz. Die organisatorische Realität in Personalabteilungen lässt eine saubere Trennung zwischen verpflichtend digitalen Entgeltunterlagen und weiterhin auf Papier geführten übrigen Personalunterlagen kaum zu. Denn das sorgt für erheblichen Mehraufwand und wachsendes Fehlerpotenzial. Der Stichtag ist daher weniger ein eng begrenztes Compliance-Ereignis als ein sinnvoller Anlass, die Digitalisierung der gesamten Personalakte konsequent anzugehen.
Für HR- und IT-Entscheider bedeutet das: Die Frage ist nicht ob, sondern mit welcher Lösung und in welchem Tempo die Umstellung erfolgt. Dabei ist die Wahl der richtigen Software keine reine Funktionsentscheidung. Entscheidend sind die Architektur, die Integrationstiefe und die Fähigkeit, sich in bestehende HCM-Systemlandschaften wie SAP SuccessFactors, Workday oder Dayforce einzufügen. Ebenso wie die Flexibilität, die digitale Personalakte ohne Programmieraufwand an unternehmensspezifische Anforderungen anzupassen. Lösungen wie die ECAP eFile von ESCRIBA sind genau für diesen Anspruch konzipiert. Sie funktionieren auch in komplexen, heterogenen Systemlandschaften.
Unternehmen, die jetzt handeln und die richtige digitale Personalakte auswählen, erfüllen nicht nur die ab 2027 geltenden gesetzlichen Anforderungen, sondern legen auch den Grundstein für eine dauerhaft effizientere, transparentere und zukunftssicherere HR-Organisation. Dazu braucht es keine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte.
