KI-Agenten erstellen und einsetzen – Ihre neuen digitalen Arbeitskollegen

Agentenbasierte KI ist viel mehr als nur ein Hype. Sie ist der Schlüssel zur ganzheitlichen HR-Automation. Sie ermöglicht KI-Agenten, die eigenständig Entscheidungen treffen und Prozesse ausführen, während sie auf Regelwerke, Datenbanken und Dokumente zugreifen. Dadurch verändern sich Strukturen, Rollen und Möglichkeiten im Personalwesen grundlegend. In diesem Beitrag gehen wir auf die wichtigsten Aspekte und Anwendungsbeispiele von agentischer KI ein und erklären, wie Sie KI-Agenten erstellen und im Arbeitsalltag einsetzen können.

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Als führender Anbieter intelligenter HR-Lösungen zeigt ESCRIBA, wie Unternehmen mit einer leistungsstarken No- und Low-Code-Plattform ihre Personalprozesse bereits heute automatisieren, verbessern und neu denken können. Mit Agentic AI (zu Deutsch: agentische KI oder agentenbasierte KI) eröffnen sich jedoch völlig neue Möglichkeiten der Prozessoptimierung und -automatisierung. Ganze Workflows können von spezialisierten KI-Agenten übernommen werden, wodurch die Personalabteilung erheblich entlastet wird. Wie wichtig das Thema ist, zeigte erst kürzlich die Veranstaltung ESCRIBA Connect27. Hier wurde nicht nur mit HR-Experten über den Einsatz und die Potenziale von KI-Agenten diskutiert, sondern auch praxisnah in Hands-on-Workshops das Erstellen ausprobiert.

Aber was ist so besonders an KI-Agenten, der neuen Evolutionsstufe von Künstlicher Intelligenz? Und wie können Sie davon im Arbeitsalltag profitieren? Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten Fragen zu diesem Thema.

Was ist Agentic AI? 

Agentic AI beschreibt den nächsten Entwicklungsschritt der KI im Unternehmenskontext: Statt bloßer Automatisierung ermöglicht sie spezialisierte KI-Agenten, die autonom und koordiniert entlang ganzer HR-Prozessketten agieren. Sie sind eingebettet in ein technisches Ökosystem, wie zum Beispiel die ESCRIBA ECAP NLC-Plattform. Dank einer Multisystem-Anbindung bietet sie den Zugriff auf Datenquellen, Workflows und Regelwerke innerhalb der Personalabteilung.

Agentische KI im Überblick 

• Ermöglicht autonome Software-Agenten auf KI-basis
• Greift auf strukturierte Daten, Dokumente, Signaturen und Geschäftsregeln zu
• Koordiniert durch übergeordnete sogenannte „Routing Agents“ 
• Wird integriert mit Foundation Models wie zum Beispiel GPT, Claude, Mistral, etc. 
• Unterstützt durch Prompt Engineering und Retrieval-Augmented Generation (RAG) 

Was ist der Unterschied zwischen Agentischer KI und KI-Agenten?

Zunächst ist es wichtig, die beiden zentralen Begriffe „agentische KI“ und „KI-Agenten“ klar voneinander zu trennen. Auch wenn beide Konzepte eng verwandt sind, repräsentieren sie unterschiedliche Ebenen innerhalb eines KI-basierten Systems. Während die agentische KI den übergeordneten Rahmen bildet, fungieren KI-Agenten als operative Einheiten innerhalb dieses Rahmens.

Die agentische KI dient also als Architektur und Steuerungslogik eines komplexen KI-Systems. Innerhalb dieser Architektur wirken KI-Agenten als operative Einheiten, die jeweils bestimmte Prozesse oder Aufgaben autonom ausführen – allerdings ohne den strategischen Überblick oder die Fähigkeit zur Selbstanpassung auf Systemebene.

Stellen Sie sich ein Orchester vor. Die agentische KI ist der Dirigent, der Partituren interpretiert, auf Publikum und Raum reagiert und das Ensemble koordiniert. Die KI-Agenten sind die einzelnen Musiker, die ihre Noten beherrschen, aber keine Kontrolle über das Gesamtgeschehen haben.

Agentische KI: Der übergeordnete, adaptive Rahmen

Agentic AI bzw. die agentische KI ist ein umfassendes Paradigma, das sich durch ein hohes Maß an Autonomie, Kontextsensitivität und Zielorientierung auszeichnet. Im Zentrum steht die Fähigkeit, komplexe Problemstellungen eigenständig zu analysieren und Lösungen unter minimaler menschlicher Aufsicht zu entwickeln. Die Kernmerkmale agentischer KI sind folgende:

• Autonomie – Sie agiert selbstständig, trifft Entscheidungen unabhängig vom Nutzer.
• Kontextbewusstsein – Sie erkennt situative Veränderungen und passt ihr Verhalten dynamisch an.
• Selbstlernende Systeme – Sie entwickeln sich kontinuierlich weiter, lernen aus Erfahrung und optimieren ihr Handeln.
• Zielorientiertes Handeln – Sie verfolgt strategisch definierte Ziele, kann diese auch neu gewichten oder neu interpretieren.

Zum Beispiel überwacht ein agentisches KI-System im Bereich des Energie-Managements eines Smart Homes sämtliche Energieflüsse, interpretiert Nutzerpräferenzen und Umweltdaten, koordiniert verschiedene Subsysteme (Heizung, Licht, Haushaltsgeräte) und optimiert den Verbrauch dynamisch ohne menschliche Eingriffe. Agentische KI ist also nicht bloß reaktiv – sie antizipiert, plant und entscheidet, ähnlich einem intelligenten Manager, der mehrere Prozesse im Blick behält und orchestriert.

KI-Agenten: Aufgabenorientierte Ausführungsinstanzen

Dem gegenüber stehen KI-Agenten (engl. AI agents) als spezifische Einheiten innerhalb eines KI-Systems. Sie übernehmen konkrete, oft eng umrissene Aufgaben und arbeiten innerhalb vorgegebener Regeln oder Parameter. Die Kernmerkmale von KI-Agenten sind folgende:

• Regelbasiert – Ihr Verhalten ist meist durch klar definierte Eingaben und Ziele vorstrukturiert.
• Spezialisiert – Jeder Agent ist für eine spezifische Funktion zuständig (z. B. Temperatursteuerung in einem Gebäude).
• Begrenzt lernfähig – Verbesserungen erfolgen nur im Rahmen der programmierten Logik.
• Reaktiv statt adaptiv: Agenten handeln auf konkrete Auslöser, nicht proaktiv oder strategisch.

Beispiele für einen KI-Agent sind zum Beispiel ein intelligentes Thermostat, das anhand vordefinierter Regeln die Raumtemperatur reguliert oder ein Chatbot, der Kundenanfragen anhand fester Antwortmuster bearbeitet. KI-Agenten sind damit spezialisierte Werkzeuge innerhalb eines größeren Systems. Sie sind vergleichbar mit Fachkräften, die auf bestimmte Aufgaben trainiert sind, jedoch keine Gesamtverantwortung übernehmen.

So erstellen und implementieren Sie KI-Agenten

Wie wir auf dem Event ESCRIBA Connect27 erläutert haben, ist eine strukturierte und zugleich mutige Vorgehensweise erforderlich, um KI-Agenten zu erstellen und sie erfolgreich in Unternehmen und Organisationen einzusetzen. Hierfür ist die richtige Haltung entscheidend. Wie so oft bei neuen Technologien sind am Anfang Experimentierfreude und die Bereitschaft, Neues auszuprobieren, gefragt. Dabei darf man keine Angst vor Rückschlägen haben, sondern muss kontinuierlich aus Fehlern und Problemen lernen. Besonders wichtig ist die Tatsache, dass es angesichts der schnellen Entwicklungsfortschritte im KI-Bereich keine 100-prozentigen Lösungen gibt. Wer diese anstrebt, verpasst bereits den nächsten Entwicklungssprung. Es empfiehlt sich daher, möglichst schnell mit der ersten Version live zu gehen und wie üblich per Update neue Funktionen und Verbesserungen zu implementieren. Nur so lässt es sich mit den KI-Fortschritten mithalten. Hier sind die fünf wichtigsten Schritte zum Erfolg.

1. Schritt: Bedarfsanalyse

• Wo ist der „Pain“ bzw. Bedarf in der Organisation/Abteilung am höchsten?
• Detaillierte Identifikation wiederkehrender Aufgaben mit hohem Zeitaufwand, die sich digitalisieren lassen.
• Bewertung, welche Tätigkeiten daten- oder wissensintensiv sind.
• Welche Daten stehen bereits in der Organisation zur Verfügung, auf die ein KI-Agent zugreifen kann, um die notwendigen Tätigkeiten zu erledigen?
• Welche Daten müssen noch gesammelt und bereitgestellt werden, damit KI-Agenten damit arbeiten können?

2. Schritt: Technologische Basis

• Auswahl geeigneter KI-Anbieter und KI-Frameworks (z. B. OpenAI, LangChain, Rasa).
• Bei dem Erstellen von KI-Agenten ist wichtig zu beachten, dass interne Daten nicht an externe Anbieter und Clouds weitergegeben werden.
• Anbindung an Unternehmenssysteme (HR-Software, ERP, CRM), um die benötigten Mitarbeiterdaten zu erhalten.
• Sicherstellung von Datenschutz und Compliance.

3. Schritt: Wissensintegration

• KI-Agenten sollte man ausschließlich mit internen Dokumenten, Richtlinien und Prozessen trainieren. Nur so ist gewährleistet, dass sie keine Fehlinformationen aus unzuverlässigen Quellen erhalten. Denn je hochwertiger und präziser die Informationsquellen sind, desto zuverlässiger arbeiten KI-Agenten.
• Nutzung ausschließlich von Unternehmensdaten für personalisierte Antworten.

4. Schritt: Benutzerfreundlichkeit

• Entwicklung intuitiver Schnittstellen wie z. B. Chatbots, Sprachassistenten oder Self-Service-Portale. Nur so werden KI-Agenten von Mitarbeitenden als nützliche Tools akzeptiert und in den täglichen Workflow integriert.
• Einbindung in bestehende Kollaborationstools (Teams, Slack, Intranet).

5. Schritt: Governance & Monitoring

• Einführung klarer Verantwortlichkeiten für KI-Einsatz.
• Laufendes Monitoring der Performance und Anpassung an neue Anforderungen. Dies gewährleistet eine kontinuierliche Verbesserung und Optimierung der KI-Agenten.
• Kontinuierliches Update der internen Daten, damit KI-Agenten immer den Zugriff auf die aktuellsten Informationen haben.

HR-Automation mit Agentic AI – Praxisnahe Anwendungsbeispiele

Künstliche Intelligenz im Personalbereich ist längst mehr als nur ein theoretisches Konzept. Mit eigenständig agierender Agentic AI sowie mit aufgabenspezifischen KI-Agenten lassen sich heute zentrale HR-Prozesse intelligent automatisieren. Das steigert nicht nur Effizienz und Compliance, sondern verbessert auch die Employee Experience signifikant. Im Folgenden beleuchten wir drei klassische HR-Bereiche, in denen Agentic AI bereits heute einen messbaren Mehrwert schafft:

Entgeltabrechnung mit KI-Agenten – Automatisierung bei voller Compliance

Fachliche Ausgangslage: Die Payroll gehört zu den rechenintensivsten und reglementiertesten Aufgaben im HR. Neben der korrekten Berechnung von Lohnbestandteilen müssen umfangreiche gesetzliche Vorgaben berücksichtigt werden – von Sozialversicherungsrecht über Lohnsteuer bis zu individuellen Tarifmerkmalen.

Nutzen durch Agentic AI: Ein spezialisierter KI-Agent kann bis zu 80 Prozent der Tätigkeiten automatisiert übernehmen. Er agiert dabei nicht nur regelbasiert, sondern nutzt semantisches Textverständnis, um komplexe Eingaben wie Gehaltsänderungen, Boni oder Fehlzeiten korrekt zu interpretieren. Durch automatisierte Validierung gegen SV-relevante Kriterien und Echtzeitprüfung auf Plausibilität und Regelkonformität wird die Fehlerquote signifikant gesenkt. Gleichzeitig generiert der Agent rechtssichere Entgeltabrechnungen und Neben­dokumente – vollständig auditierbar.

Vorteile im Überblick

• Automatisierte Prüf- und Berechnungslogik
• Reduktion manueller Eingaben und damit geringere Fehleranfälligkeit
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. DEÜV, ELStAM, EU-DSGVO)
• Skalierbarkeit bei saisonalen Schwankungen oder hohem Bearbeitungsvolumen

Onboarding & Offboarding – Ganzheitlich automatisierte HR-Prozesse

Fachliche Ausgangslage: On- und Offboarding-Prozesse bestehen aus vielen abhängigen Einzelschritten, wie Vertragsgenerierung, Rechtevergabe, IT-Freischaltung, Rückgabe von Arbeitsmitteln oder Zeugniserstellung. Diese sind häufig manuell, fehleranfällig und unterliegen strengen Dokumentationspflichten.

Nutzen durch Agentic AI: Sie kann diese Abläufe ganzheitlich orchestrieren. Vom initialen Antrag über das Erstellen und Versenden von Vertragsdokumenten, automatisierten Abgleich mit Stammdaten und Rollenrechten bis hin zur digitalen Signatur – alle Prozessschritte werden mit Hilfe von spezialisierten KI-Agenten ausgeführt. Denn diese agieren statusgetrieben und sind in der Lage, Workflows kontextabhängig anzupassen oder Eskalationen zu initiieren.

Vorteile im Überblick:

• Nahtlose Integration in Drittsysteme (z. B. Active Directory, DMS, ERP)
• Durchgängige Prozessautomatisierung bei gleichzeitiger Transparenz
• Lückenlose Nachvollziehbarkeit und Auditierbarkeit aller Schritte
• Höhere Prozessgeschwindigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit

Recruiting mit KI-Bots – Smarte Vorauswahl und Effizienzgewinn

Fachliche Ausgangslage: Der Recruiting-Prozess erfordert umfangreiche Ressourcen für Sichtung, Kommunikation und Koordination. Dabei müssen Lebensläufe verglichen, Interviewtermine geplant und Bewerber:innen effizient vorselektiert werden – unter Berücksichtigung von Stellenprofilen, Kompetenzen und Team-Kompatibilität.

Nutzen durch Agentic AI: Die agentische KI agiert als digitaler Recruiter und übernimmt repetitive, zeitaufwändige Aufgaben. So kann sie zum Beispiel mit einem KI-Bot eingehende Bewerbungen automatisch mit Stellenprofilen matchen (CV-Matching), die Interviewplanung koordinieren (unter Einbindung von Kalender-APIs) und strukturierte Shortlists zur Vorauswahl erstellen. Dabei werden individuelle Bewertungsrichtlinien und Diversity-Kriterien mit einbezogen.

Vorteile im Überblick:

• Verbesserte Candidate Experience durch konsistente Kommunikation
• Hohe Geschwindigkeit in der Vorqualifizierung
• Objektivere Auswahlprozesse durch standardisierte Kriterien
• Entlastung der HR-Mitarbeitenden für die qualitative Beurteilung

Was macht ESCRIBA anders?

Um die Vorteile von Agentic AI nutzen zu können, ist eine leistungsstarke No- und Low-Code-Plattform mit Modulen erforderlich, die sich nahtlos in bestehende HR-Systeme wie SAP SuccessFactors, Workday oder Oracle integrieren lassen. Damit lassen sich im Vergleich zur klassischen Programmierung schnelle Ergebnisse mit relativ geringem Aufwand erreichen. Und dank des modularen Aufbaus können auch zukünftige Lösungen leicht implementiert werden. Die ECAP-Plattform von ESCRIBA bietet folgende Benefits:

• Compliance-konforme HR-Workflows (inkl. EU AI Act High-Risk-Anforderungen) 
• Digitale Personalakte mit intelligentem Zugriff 
• Employee Self Services über HR-Bots & Dialogsysteme 
• RAG-basierte Wissensintegration aus Betriebsvereinbarungen & Rechtstexten 
• Über 250 konfigurierbare HR-Module (z. B. Versorgungszusagen, Elternzeit, VMA) 
• No- und Low-Code-Technologie für schnelle Anpassung ohne großen Programmieraufwand

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GenAI im Personalwesen – Wie digitale Assistenten das HR Department verändern

Nicht nur das Interesse am Thema Künstliche Intelligenz (KI) ist enorm hoch, sondern auch die Bereitschaft, diese Technologie in Unternehmen einzusetzen. In unserem Whitepaper geben wir einen Überblick über die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von Künstlicher Intelligenz (KI) insbesondere im Personalwesen mithilfe der KI-Agenten. Hier geht es direkt zum kostenlosen Download.

Für wen sind KI-Agenten besonders relevant? 

Agentic AI adressiert unterschiedliche Akteure im Unternehmen mit maßgeschneiderten Mehrwerten. Die Technologie vereint Automatisierung, Integrationsfähigkeit und regulatorische Sicherheit – exakt dort, wo klassische HR-Systeme an Grenzen stoßen. Folgende drei zentrale Zielgruppen profitieren besonders.

HR-Leitung & Personalentwicklung

Viele Personalabteilungen sind mit operativen Routinen überlastet: Vertragsmanagement, Onboarding, Änderungsmitteilungen oder Fristenüberwachung binden Zeit – auf Kosten strategischer Initiativen wie Kulturwandel, Talentförderung oder Führungskräfteentwicklung.

KI-Agenten entlasten Ihre HR-Teams nachhaltig. Weil sie manuelle Eingriffe reduzieren, wiederkehrende Prozesse standardisieren und die Prozessqualität steigern. Gleichzeitig schaffen Sie Kapazitäten für hochwertige, menschenzentrierte HR-Arbeit.

Konkrete Vorteile:

• Automatisierung von bis zu 80 Prozent operativer HR-Prozesse
• Echtzeit-Statusmonitoring für HR-Vorgänge
• Mehr Zeit für strategische Themen wie Retention, Upskilling & Employer Branding

CIOs & Digitalisierungs-Teams

Bestehende HR-Systemlandschaften sind häufig fragmentiert. Denn Kernsysteme wie SAP HCM, Workday oder DATEV sind isoliert, Integration und Prozessdurchgängigkeit scheitern an Schnittstellen und Inkompatibilität. Hinzu kommt der Druck, technologische Resilienz und Innovation zu sichern.

Die ESCRIBA ECAP NLC-Plattform bietet eine moderne, erweiterbare Architektur, in der KI-Agenten nativ mit bestehenden Systemen interagieren – per API, No- oder Low-Code. So entsteht ein adaptiver HR-Tech-Stack, der sowohl bestehende Investitionen nutzt als auch Innovation fördert.

Konkrete Vorteile:

• API-basierte Integration mit SAP, SuccessFactors, Workday, DATEV & vielen mehr
• Skalierbare Agenteninfrastruktur für modulare Automatisierung
• Beschleunigte Digitalisierung ohne vollständige Systemmigration

Compliance- & Datenschutz

HR-Daten unterliegen strengen rechtlichen Anforderungen. Ob DSGVO, interne Richtlinien oder Betriebsvereinbarungen – die Einhaltung ist komplex und risikobehaftet, insbesondere bei manuellen oder hybriden Prozessen.

Durch deterministische Agentenlogik wird jeder Prozessschritt nachvollziehbar dokumentiert. Prüf- und Freigabemechanismen sind konfigurierbar, revisionssicher und vollständig auditierbar. Sensitive Daten werden automatisiert pseudonymisiert oder nach gesetzlichen Fristen gelöscht – compliance by design durch agentische KI.

Die konkreten Vorteile sind:

• DSGVO-konforme Datenverarbeitung & Dokumentation
• Agentengestützte Audit-Trails für interne und externe Prüfungen
• Reduzierung rechtlicher Risiken durch automatisierte Kontrollprozesse

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Digitalisierung im Personalwesen – Chancen und Herausforderungen

Unternehmen befinden sich in einem globalen Wettbewerb um die besten Talente, während gleichzeitig technologische Entwicklungen neue Chancen, aber auch Herausforderungen schaffen. Doch trotz der zunehmenden Verfügbarkeit digitaler Tools verläuft die Digitalisierung im HR-Bereich oft schleppender als in anderen Unternehmensbereichen. In diesem Whitepaper wird erörtert, an welchen Stellen es hakt und wie sich die Probleme lösen lassen, um HR-Prozesse fit für die Zukunft zu machen. Hier geht es zum Download.

Warum jetzt? Ihre Chance zur digitalen Transformation

Agentic AI ist mehr als nur Automatisierung – es ist ein Paradigmenwechsel hin zu intelligenten, autonom agierenden Prozessagenten, die HR-Abteilungen operativ und strategisch entlasten. Sie steigern Effizienz, minimieren Risiken und schaffen gleichzeitig Raum für den zwischenmenschlichen Fokus: die Gestaltung moderner Arbeitsbeziehungen. Unternehmen, die jetzt auf KI-gestützte HR-Automation setzen, sichern sich letztendlich einen klaren Wettbewerbsvorteil in Zeiten des Fachkräftemangels und zunehmender regulatorischer Komplexität.

Mit der ESCRIBA ECAP-Plattform lassen sich bereits heute:

• HR-Prozesse durchgängig automatisieren
• Produktivitätssteigerungen von Faktor 4 bis 50 erzielen 
• digitale Self Services realisieren – schnell, sicher, rechtskonform
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