Wie Sie Dokumentenmanagement in SAP SuccessFactors auf ein neues Level heben

In unserem neuen Whitepaper vermitteln wir nicht nur theoretisches Wissen, sondern zeigen auch Praxisbeispiele, wie Dokumente in SAP SuccessFactors optimiert werden können.

Mit ESCRIBA EDS können Sie Ihre Dokumente in SAP SuccessFactors optimieren

SAP SuccessFactors bietet als HR-System einen enormen Funktionsumfang, zu dem auch die Erstellung von Dokumenten gehört. Mit ESCRIBA Enterprise Document Services (EDS) lässt sich das Dokumentenmanagement von SAP nicht nur vielseitiger, sondern auch effizienter gestalten. Die Partnerschaft zwischen ESCRIBA und SAP ermöglicht die nahtlose Integration von EDS als sinnvolle Ergänzung zu SuccessFactors. In unserem neuen Whitepaper erläutern wir, wie Sie Dokumente in SAP SuccessFactors optimieren und Ihre Arbeitsprozesse vereinfachen können.

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​HR-Softwaresysteme wie SAP SuccessFactors sind ein wesentlicher Bestandteil von Unternehmen. Als All-in-One-Lösungen unterstützen sie Personalverantwortliche bei der Planung, Verwaltung, Entwicklung und Vergütung der Belegschaft. Im Gegensatz zu SAP HCM handelt es sich bei SAP SuccessFactors um eine Cloud-basierte Plattform, die aus verschiedenen Modulen besteht. Eine schnelle Inbetriebnahme und der geringe Integrationsaufwand sprechen für Cloud-Lösungen wie SAP SuccessFactors. Damit verbunden sind geringe Implementierungskosten, automatische Updates sowie regelmäßige Backups. Viele gute Gründe, die zum Erfolg von SAP SuccessFactors beitragen.

ESCRIBA EDS für maximale Effizienz bei der Dokumenterstellung

In einer zunehmend komplexen und sich schnell wandelnden Geschäftswelt sehen sich Unternehmen und Organisationen mit der Herausforderung konfrontiert, eine Vielzahl von Dokumenten in unterschiedlichen Kontexten und mit variierenden Sachverhalten zu erstellen. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Inhalte dieser Dokumente den bestehenden betrieblichen sowie gesetzlichen Anforderungen genügen und kongruent zu den Daten in den Systemen sind. Ein effizientes Dokumentenmanagement ermöglicht die rechtlich einwandfreie und ressourcenschonende Erstellung individueller und hochkomplexer Dokumente sowie deren Archivierung.

Obwohl HR-Systeme wie SAP SuccessFactors eine große Funktionsfülle bieten, optimieren erst spezifische Zusatzanwendungen wie ESCRIBA EDS das Dokumentenmanagment ganz nach den Vorstellungen der Anwender:innen.

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Whitepaper über Dokumente in SAP SuccessFactors

Leistungsstarke, automatisierte Dokumentenerstellung in SAP SuccessFactors – Mit ESCRIBA EDS Dokumente regelbasiert, fehlerfrei und rechtssicher erstellen

Im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie bietet die automatisierte Dokumentenerstellung erhebliche Effizienz-, Qualitäts- und Compliance-Vorteile für Unternehmen und Organisationen. In unserem Whitepaper vermitteln wir nicht nur theoretisches Wissen, sondern zeigen auch anhand von Anwendungsbeispielen, wie das fortschrittliche Dokumentenmanagement von ESCRIBA EDS in bestehende Systeme wie SAP SuccessFactors integriert werden kann und welchen Mehrwert es im Arbeitsalltag bietet. Jetzt direkt zum kostenlosen Download.

Dokumentenchaos beseitigen mit ESCRIBA EDS

Die herkömmliche Erstellung von Dokumenten kann langwierig sein und erfordert häufig eine Abstimmung zwischen verschiedenen Kommunikationspartnern. Dies führt zu einem hohen Personalaufwand und damit zu einer ineffizienten Ressourcennutzung. Insbesondere der Zugriff auf unterschiedliche Datenquellen und Dokumentvorlagen sowie das Zusammenfügen von Textbausteinen per Copy & Paste birgt ein hohes Risiko von Übertragungsfehlern. Die passiert leicht bei der Erstellung sensibler Dokumente wie zum Beispiel Verträgen oder Zeugnissen.

Diesem Dokumentenchaos kann man mit einem effektiven Dokumentenmanagement inklusive automatisierter Dokumentenerstellung begegnen. Wie eine effektive Maßnahme aussieht, zeigt die Implementierung von ESCRIBA Enterprise Document Services (EDS) auf der ECAP NLC|AI-Plattform. Diese Softwarelösung für Dokumente funktioniert sowohl „stand-alone“ als auch tief integriert in bestehende Systeme wie zum Beispiel SAP SuccessFactors. Zudem lässt sich ESCRIBA EDS in komplexen Systemlandschaften, die aus mehreren Backend-Systemen bestehen, einfach implementieren. Dabei fungiert es als Daten-Bindeglied und kann so Dokumente basierend auf verschiedenen Quellen erstellen.

Automatisierte Dokumentenerstellung im Detail

​Das Herzstück von ESCRIBA EDS ist die Objektdatenbank, in der alle Layouts, Textelemente, Bilder, Logos, Formate sowie Regeln und Funktionen verwaltet werden. So kann man einfach und schnell Dialogabfragen anlegen, aus denen sich Entscheidungsbäume automatisch und dynamisch ableiten.  

​Für jedes Element ist ersichtlich, in welchen Vorlagen sie verwendet werden. Diese strikte Objektorientierung ermöglicht, selbst große und komplexe Vorlagen- und Dokumentenbestände strukturiert in der Datenbank abzubilden. Der Aufwand für Pflege und Aktualisierung reduziert sich so auf ein Minimum. Zudem ist EDS mehrstufig aufgebaut, sodass getrennte Systeme für Entwicklung, Test, Produktion und als Recovery ausgeprägt und genutzt werden können. Dazu gehört auch ein eigener Transportmechanismus mit Konsistenz-Checks auf Objektebene. Diese Enterprise-Funktionen leisten einen wesentlichen Beitrag zur Rechts- und Betriebssicherheit. 

ESCRIBA Enterprise Document Services (EDS) verwendet keine statischen Vorlagen wie z.B. in Word, sondern greift dynamisch auf Dokumentenbausteine sowie auf die Daten aller integrierten Systeme (SAP HCM, SAP SuccessFactors, Workday, etc.) zu. Besonderes Merkmal ist hierbei die Multisystem- und Multimandanten- (bzw. Tenant)-Anbindung über den „ESCRIBA Integration Server“ (EIS). Dabei werden sowohl On-Premises als auch Cloud und hybride Systemumgebungen unterstützt. Damit können Daten aus verschiedenen Quellen abgerufen und in einem einzelnen Dokument zusammengefügt werden. Somit bietet ESCRIBA EDS als Zusatzmodul einen entscheidenden Vorteil gegenüber den All-in-One-Lösungen von SAP, Workday, Oracle und Co.  

Dokumente in SAP SuccessFactors mit Zusatzanwendungen optimieren

​ESCRIBA kann auf alle Daten in SuccessFactors zugreifen, die über die ODATA Schnittstelle zur Verfügung stehen. Das Verbindungsstück zwischen beiden Systemen ist dabei der ESCRIBA Integration Server (EIS), von SAP erfolgreich für Hana Cloud zertifiziert. So kann der EIS auf alle benötigten Daten aus Systemen wie SAP HCM und SAP SuccessFactors zugreifen – im Idealfall bidirektional, sofern es die API des entsprechenden Systems zulässt. Dadurch werden Daten bei Bedarf sogar aus mehreren bestehenden Systemumgebungen gleichzeitig ausgelesen, zusammengeführt und/oder in das jeweilige System zurückgeschrieben. Der große Vorteil: Alle Prozesse laufen fehlerfrei ohne Medienbrüche oder doppelte Datenpflege ab, während die Stammdaten in den angeschlossenen Systemen immer auf dem aktuellen Stand bleiben. 

​Nach erfolgreicher Integration können mithilfe von Enterprise Document Services rechtssichere und Compliance-konforme Dokumente wie Arbeitsverträge nach individuellen Unternehmensanforderungen unter Verwendung der in SAP SuccessFactors vorliegenden Datenbasis erstellt werden. Darüber hinaus ist auch die Erstellung aller weiteren Arten von HR-Dokumenten wie beispielsweise Bescheinigungen, Zeugnisse, etc. möglich.  

Alle weiteren Details zu Einsatzmöglichkeiten, Benefits sowie praxiserprobten Anwendungsbeispielen finden Sie in unserem Gratis-Whitepaper direkt hier zum Download.

Bild: ESCRIBA
Martin Lewicki bei ESCRIBA

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