In Zeiten zunehmender Digitalisierung und papierloser Büro-Organisation ist auch die Personalabteilung nicht mehr auf Papierakten angewiesen. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für die digitale Personalakte, auch bekannt als elektronische Personalakte, digitale Mitarbeiterakte oder einfach E-Akte. Diese moderne Form der Personalverwaltung erleichtert nicht nur administrative Prozesse, sondern entspricht auch den Anforderungen an Datenschutz und Effizienz. Doch wie funktioniert die digitale Personalakte konkret, welche Vorteile bietet sie, und was müssen Arbeitgeber im Hinblick auf die DSGVO und andere rechtliche Anforderungen beachten?
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Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist die elektronische Version der klassischen Papierakte, in der alle Personaldokumente eines Mitarbeiters gespeichert werden. Dazu gehören unter anderem:
- Arbeitsverträge
- Entgeltunterlagen
- Urlaubsanträge
- Anträge auf Arbeitszeitänderung
- Zeugnisse
- Lebenslauf
- Krankmeldungen
- Beurteilungen
- sonstige Unterlagen rund um das Beschäftigungsverhältnis
Durch eine passte digitale Personalakten-Software können diese Dokumente systematisch digital erfasst, gespeichert, verwaltet und archiviert werden. Zudem lässt sich bestimmen, wer Zugang zu der Akte bekommt. Als Self-Service-Option können zum Beispiel Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, dort Dokumente abzulegen und einzusehen – ohne sie jedoch bearbeiten oder löschen zu dürfen. HR-Mitarbeitende haben erweiterte Zugangsberechtigungen und dürfen nicht nur neue Dokumente erstellen, sondern veraltete auch löschen. Mithilfe einer Zeitachse lässt sich außerdem nachverfolgen, wann welche Handlung und von welcher zugangsberechtigten Person durchgeführt wurde. So wird die volle Transparenz aller Vorgänge in einer digitalen Personalakte sichergestellt.
Warum sollten Unternehmen Personalakten digitalisieren?
Es gibt viele gute Gründe für Unternehmen und Organisationen, eine digitale Aktenlösung einzusetzen. Dabei stechen folgende drei Aspekte hervor:
1. Effizienzsteigerung und Zeitersparnis
Digitale Personalakten ermöglichen einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente – orts- und zeitunabhängig. Anstatt Papierakten zu suchen, können Mitarbeitende der HR-Abteilung mit wenigen Klicks auf benötigte Informationen zugreifen. Dies reduziert Bearbeitungszeiten erheblich.
Ein persönlicher Zugang der Mitarbeitenden zu ihren Akten entlastet die HR-Abteilung. Zum einen können sie den Inhalt der Akte selbst einsehen. Zum anderen können sie dort benötigte Dokumente und Anträge selbst ablegen. Das vereinfacht die Kommunikation und den Dokumentenaustausch mit der HR-Abteilung.
2. Ressourcenschonung und Platzersparnis
Papierakten beanspruchen physischen Stauraum. Durch die Digitalisierung entfällt die Notwendigkeit von Aktenschränken, Archivräumen und teurem Papier. Auch Papierform-Dokumente wie eingescannte Urlaubsanträge oder handschriftliche Notizen können digital archiviert werden. So ist die digitale Akte ein entscheidender Schritt auf dem Weg zum papierlosen und nachhaltigen Büro.
3. Sicherheit und Datenschutz
Moderne Systeme bieten vielfältige Zugriffsrechte, durch die genau gesteuert werden kann, wer auf welche Personaldaten zugreifen darf. Die zentrale, strukturierte Ablage schützt sensible Daten besser als offene Papierarchive. Zudem lässt sich im Bearbeitungsverlauf nachverfolgen, wer auf welche Daten in der E-Akte zugegriffen hat und welche Änderungen vorgenommen wurden. Diese lückenlose Transparenz ist mit Akten in Papierform und mit physischen Archiven nicht darstellbar.
Rechtliche Rahmenbedingungen – die DSGVO und die digitale Personalakte
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt klare Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten – insbesondere im Personalbereich. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die digitale Personalakte den Anforderungen an Transparenz, Datenminimierung, Zweckbindung und Sicherheit entspricht.
Folgende DSGVO-Prinzipien müssen erfüllt werden:
- Zweckbindung: Personaldaten dürfen nur für genau definierte Zwecke verarbeitet werden wie z. B. die Lohnabrechnung, Personalentwicklung, etc.
- Datenminimierung: Nur notwendige Daten dürfen gespeichert werden.
- Rechte der Betroffenen: Mitarbeiter haben Anspruch auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten.
- Dokumentationspflichten: Arbeitgeber müssen nachweisen können, dass sie DSGVO-konform arbeiten.
- Speicherung & Aufbewahrungsfristen: Die Speicherung von Personaldokumenten darf nicht unbegrenzt erfolgen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. zehn Jahre für Entgeltunterlagen) müssen beachtet werden.
Die Rolle des Betriebsrats
Die Einführung einer digitalen Personalakte ist nicht nur eine technische, sondern auch eine mitbestimmungspflichtige Maßnahme. Grundlage dafür ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Dieser besagt:
„Der Betriebsrat hat […] mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.“
Die digitale Personalakte erfüllt diese Kriterien, weil sie durch die digitale Speicherung, Verarbeitung und Analyse von Personaldaten (z. B. Krankheitszeiten, Abmahnungen, Leistungsbeurteilungen) indirekt Überwachungsfunktionen übernehmen kann – selbst dann, wenn dies gar nicht primär beabsichtigt ist. Schon die Möglichkeit zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle begründet das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Daher ist der Abschluss einer Betriebsvereinbarung empfehlenswert, die u. a. regelt:
- Welche Personaldokumente (z. B. Arbeitsverträge, Entgeltunterlagen, Krankmeldungen) dürfen erfasst werden?
- Welche Informationen sind unzulässig? (z. B. politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit)
- Dürfen auch freiwillige Angaben (z. B. Notfallkontakte) aufgenommen werden?
- Wer darf auf welche Daten zugreifen?
- Hat die Personalabteilung einen Vollzugriff?
- Dürfen Führungskräfte nur auf bestimmte Daten zugreifen?
- Haben die Mitarbeitenden selbst Einsichtsrecht?
- Wie erfolgt die Verwaltung der Zugriffsrechte (z. B. durch Rollenprofile)?
- Gibt es eine Protokollierung der Zugriffe (Logging)?
Ein kooperativ eingebundener Betriebsrat ist kein Hindernis, sondern ein Erfolgsfaktor für die Einführung einer digitalen Personalakte. Durch die gemeinsame Entwicklung einer praxisnahen Betriebsvereinbarung können sowohl die Interessen der Arbeitgeber (Effizienz, Rechtssicherheit) als auch die Rechte der Mitarbeiter (Transparenz, Datenschutz) gewahrt werden.
Eine gute Vereinbarung vermeidet spätere Konflikte, sichert die DSGVO-Konformität und fördert die Akzeptanz im Unternehmen. Damit wird der Betriebsrat zu einem wichtigen Gestalter moderner HR-Prozesse – im Sinne eines digitalen und fairen Personalwesens.
Tipps zur Einführung einer digitalen Personalakte
1. Projektplanung
Die Einführung der digitalen Personalakte sollte als Projekt strukturiert und geplant werden. Wesentliche Schritte sind:
- Ist-Analyse: Welche Papierakten existieren, wie werden sie genutzt?
- Zieldefinition: Welche Anforderungen soll die digitale Lösung erfüllen?
- Softwareauswahl: Welche Anbieter passen zum Unternehmen?
2. Auswahl der passenden Software
Bei der Wahl einer geeigneten digitale Personalakte Software sind folgende Kriterien zu beachten:
- DSGVO-Konformität
- Benutzerfreundlichkeit
- Schnittstellen zu bestehenden HR-Systemen
- Möglichkeit zur Rollenvergabe und Rechteverwaltung
- Unterstützung bei der Migration bestehender Papierakten
- Cloud- oder On-Premise-Lösungen
Die Stärke von ECAP NLC eFILE
Besonders wichtig sind Schnittstellen zu bestehenden HR-Systemen wie SAP SuccessFactors, Workday und Oracle. Nur so lässt sich die digitale Personalakte problemlos implementieren. Hier spielt zum Beispiel die ECAP NLC eFile von ESCRIBA ihre Stärke aus. Sie lässt sich, wie alle ECAP-Module (z.B. der HR Service Manager), nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integrieren. Dank der No- und Low-Coding-Technologie kann die ECAP NLC eFile einfach und unkompliziert an die Anforderungen im Unternehmen angepasst werden, so dass eine maßgeschneiderte Konfiguration von Aktenstrukturen, Berechtigungen und Automatisierungen problemlos umgesetzt werden kann. So kann die ECAP NLC eFile beispielsweise als Personal-, Onboarding-, Entsendungs-, Recruitingakte, etc. konfiguriert und implementiert werden.
3. Digitalisierung der Bestandsakten
Um Papierakten digital nutzbar zu machen, müssen diese gescannt und strukturiert in die Software eingepflegt werden. Dabei empfiehlt sich:
- Dublettenprüfung
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Indexierung (z. B. nach Personalnummer, Dokumentenart)
4. Schulung und Change-Management
Die erfolgreiche Einführung hängt stark von der Akzeptanz in der Personalabteilung und bei den Führungskräften ab. Schulungen, Informationsveranstaltungen und klare Ansprechpersonen helfen, Unsicherheiten zu beseitigen und Vertrauen aufzubauen.
Digitale Personalakte – Vorteile im Überblick
| Benefits | Im Detail |
| Transparenz | – einheitlicher Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten – individuelle Zugriffs- und Bearbeitungsrechte – Self-Service-Option für Mitarbeitende zur Einsicht und Dokumentenablage – historisch nachvollziehbarer Änderungsverlauf |
| Effizienz | – schnellere Bearbeitungszeiten, z. B. bei Bewerbungen, Änderungsanträgen, Gehaltsanpassungen, etc. – Entlastung der HR-Abteilung durch Mitarbeitereinbindung – kein manuelles Abheften und keine physische Dokumentenarchivierung – Ressourcenschonung durch Papiervermeidung |
| Datensicherheit | – Schutz vor Diebstahl oder unbefugtem Zugriff durch eine 2-Faktor-Authentifizierung – Erstellung von regelmäßigen Backups schützt vor Datenverlust |
| Compliance | – Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie z. B. der DSGVO und Aufbewahrungsfristen – automatische, regelbasierte Löschung von Daten, wenn Mitarbeitende ausscheiden – Datenzugriff nur für Befugte möglich |
| Kostensenkung | – weniger Papier, weniger Lagerfläche und keine Versandgebühren für Porto |
| Mobilität | – Zugriff auf Akten ist jederzeit ortsunabhängig möglich: im Homeoffice, auf Dienstreisen, aus dem Ausland, etc. |
| Integration | – Problemlose Einbindung in bestehende HR-Systemlandschaften wie SAP SuccessFactors, Workday, Oracle, etc. |
Herausforderungen und Risiken bei der Einführung einer E-Akte
Trotz aller Vorteile sind auch Risiken zu berücksichtigen. So kann ein unzureichend geschütztes System zu massiven Datenschutzproblemen führen – mit möglichen Sanktionen durch Aufsichtsbehörden. Zugriffsrechte müssen daher klar definiert, regelmäßig überprüft und idealerweise durch eine 2-Faktor-Authentifizierung abgesichert werden.
Fällt das System aus, besteht das Risiko, dass keine Informationen mehr zur Verfügung stehen. Daher sind Backups und Notfallkonzepte entscheidend. Zudem darf die Digitalisierung historischer Papierakten nicht unterschätzt werden. Dies kann ein zeitaufwendiger Prozess sein. Daher ist je nach Umfang ein strukturierter Migrationsplan mit Prioritäten sinnvoll.
Best Practices für Unternehmen
- Schrittweise Einführung: Statt eines Big Bang empfiehlt sich ein iteratives Vorgehen: Erst neue Beschäftigungsverhältnisse digital starten, dann Bestandsakten nachziehen.
- Frühzeitige Einbindung des Betriebsrats: Ein kooperativer Dialog mit dem Betriebsrat schafft Vertrauen und beschleunigt die Umsetzung.
- Revisionssichere Archivierung: Alle Unterlagen müssen so gespeichert werden, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind. Viele Softwarelösungen bieten hierfür spezielle Archive oder Audit-Trails.
- Sensibilisierung der Mitarbeitenden: Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, welche Daten gespeichert werden, zu welchen Zwecken – und wie ihre Rechte gewahrt bleiben.
Fazit: Digitale Personalakte – Pflicht oder Kür?
Angesichts steigender rechtlicher Anforderungen und des zunehmenden Wettbewerbsdrucks ist die digitale Personalakte für viele Unternehmen längst keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Zwar gibt es (noch) keine ausdrückliche gesetzliche digitale Personalaktenpflicht, doch die Vorteile in puncto Effizienz, Sicherheit und Compliance machen ihre Einführung faktisch unvermeidlich.
Unternehmen, die ihre Personalakten digitalisieren, stärken nicht nur ihre Position als moderne Arbeitgeber, sondern leisten auch einen Beitrag zu einem nachhaltigen, papierlosen Arbeitsumfeld. Die richtige Software, eine gute Projektplanung und der frühzeitige Einbezug aller Beteiligten – insbesondere des Betriebsrats – sind dabei der Schlüssel zum Erfolg.
Lösungen wie die ECAP NLC eFile von ESCRIBA bieten deutlich mehr als herkömmliche Aktenmanagement-Tools. Dank der integrierten Rule Engine und der NLC-Funktionalitäten ermöglicht sie eine automatisierte Rechtevergabe, dokumentenbasierte Aktionen und ereignisbasierte Logikausführung für spezifische Workflows. Und das alles ohne klassische Programmierung. Die dynamische Aktenstruktur mit Tagging schafft nutzerdefinierte Aktenstrukturen (vorgefertigt oder dynamisch oder hybrid) und Metadaten (Key-Value-Daten, Tags), die die Suche und Kategorisierung der E-Akten beispielsweise erleichtern. Besonders wichtig ist die flexible Berechtigungsstruktur: Zeitbasierte Berechtigungen, die Vergabe von Rechten nach Dokumententyp, Ablageordner oder beliebigen anderen Eigenschaften können ganz einfach in jeder Akte definiert werden.
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