62,4 Prozent der Desktop-Worker in Deutschland meinen, dass sich viele Beschäftigte in ihren Unternehmen an ineffiziente Prozesse gewöhnt haben. Das ist das Ergebnis einer Befragung des HR-Technologieunternehmens ESCRIBA. Für diese Untersuchung hat das Marktforschungsinstitut Bilendi im Juni 2026 im Auftrag von ESCRIBA 1.037 Beschäftigte aus Deutschland befragt, die überwiegend an einem Schreibtisch arbeiten. Das Fazit: Viele Desktop-Worker haben sich an Ineffizienz am Arbeitsplatz gewöhnt. So werden Probleme hingenommen, aber nicht behoben.
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52,6 Prozent der Befragten stimmen der Aussage zu, in ihrem Unternehmen werde „viel über Effizienz gesprochen, aber wenig dafür getan“ (Anteil der Antworten „Stimme voll zu“ bzw. „Stimme eher zu“). Eine knappe Mehrheit von 51,4 Prozent meint, ihr Unternehmen halte sich für effizienter, als es tatsächlich ist. Besonders kritisch sehen die Desktop-Worker die Rolle der Führung. 58,2 Prozent glauben, dass Führungskräfte unterschätzen, wie viel Zeit durch schlechte Prozesse verloren geht. So wird Ineffizienz schnell zum Normalzustand für Desktop-Worker
Gehört, aber nicht erhört
Am fehlenden Gehör allein liegt es dabei nicht. 50,7 Prozent der Befragten geben an, Vorschläge aus der Belegschaft zur Prozessverbesserung würden in ihrem Unternehmen grundsätzlich ernst genommen. Doch oft bleibt es beim Zuhören. 45,2 Prozent erleben, dass sich meist nichts verändert, wenn sie ineffiziente Prozesse ansprechen.
Emotionale Seite der Ineffizienz: Frust, Stress und Demotivation
Schlechte Prozesse schlagen auf die Stimmung im Betrieb: 66,5 Prozent der Befragten ärgern sich „immer“ oder „oft“ bzw. „gelegentlich“ über unnötige Arbeit. 60,7 Prozent haben das Gefühl, nicht so produktiv zu sein, wie sie sein könnten. 60,2 Prozent fühlen sich gestresst, 59,0 Prozent frustriert. 47,3 Prozent fällt es häufig oder zumindest gelegentlich schwer, sich für die Arbeit zu motivieren.
Jeder Dritte mit mehr als 10 Stunden Verwaltungstätigkeiten
Die mit manuellen Tätigkeiten in deutschen Büros verbrachte Zeit ist aktuell beträchtlich. 29,7 Prozent der Desktop-Worker verbringen nach eigener Schätzung mehr als zehn Stunden pro Woche mit händischen Verwaltungsaufgaben. 15,7 Prozent sogar mehr als 20 Stunden. Vieles davon ließe sich aus Sicht der Befragten digitalisieren. 43,6 Prozent verlieren nach eigener Einschätzung pro Woche drei Stunden oder mehr durch manuelle Prozesse, die sich eigentlich digital abbilden ließen.
Datenpflege als größter Zeitfresser
Als größten Zeitfresser nennen die Befragten die Pflege von Daten in verschiedenen Systemen. 60,1 Prozent verlieren dabei „sehr viel“ oder „eher viel“ Zeit. Es folgen die Suche nach Informationen und Dokumenten (52,8 Prozent) sowie die manuelle Dokumentation von Arbeitsschritten (40,5 Prozent). Entsprechend häufig sind Reibungsverluste im Arbeitsalltag: 63,6 Prozent müssen „immer oder oft“ oder „gelegentlich“ Informationen suchen, die eigentlich leicht verfügbar sein sollten. 57,7 Prozent fragen Kolleginnen und Kollegen nach dem Stand eines Vorgangs, weil er nicht transparent einsehbar ist. 54,3 Prozent geben dieselben Daten mehrfach in verschiedene Systeme ein.
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In vielen Unternehmen heißt es: „Das machen wir hier schon immer so.“ Gemeint sind meist ineffiziente Workflows. Dabei verlieren Mitarbeitende unnötig viel Zeit und Nerven. Zu diesem Thema hat das Marktforschungsinstitut Bilendi im Auftrag von ESCRIBA 1.037 Beschäftigte in Deutschland befragt.
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Vernetzung von Systemen als Grundproblem
Den dringendsten Verbesserungsbedarf sehen die Desktop-Worker weniger in neuer Software als in der besseren Verknüpfung vorhandener Systeme (30,4 Prozent; bis zu drei Nennungen aus 13 Themen möglich). Es folgen klarere Zuständigkeiten (24,0 Prozent) und eine bessere Kommunikation zwischen den Abteilungen (22,9 Prozent). Bessere digitale Tools folgen erst danach (22,3 Prozent).
Gewöhnung als Produktivitätsbremse
„Die größte Produktivitätsbremse ist aus unserer Sicht nicht der einzelne schlechte Prozess, sondern die Gewöhnung an bürokratische Ineffizienz in deutschen Unternehmen. Wenn Beschäftigte Daten mehrfach eingeben und Informationen suchen müssen, ohne dass sich etwas ändert, kostet das nicht nur Zeit, sondern auch Motivation“, sagt Alexandra Sieron, bei ESCRIBA verantwortlich für Kommunikation. „Wir reden aktuell viel über die KI-Transformation. Unsere Umfrage zeigt: Die Digitalisierung als unverzichtbare Grundlage dieser Transformation ist offensichtlich in vielen Unternehmen nicht konsequent zu Ende geführt worden.“ Wie sich die beklagte Ineffizienz der Desktop-Worker lösen lässt, klärt das kostenlose Whitepaper zur Umfrage: Digitale Ineffizienz am Arbeitsplatz als Normalzustand – Wie Desktop-Worker digitale Prozesse in ihren Unternehmen erleben.
Über ESCRIBA
Die ESCRIBA AG unterstützt führende Unternehmen bei der Automatisierung und Digitalisierung von HR-Prozessen. Mit ihrer NLC|AI-Plattform ECAP zählt ESCRIBA zu den europäischen Technologieführern. Die Plattform ermöglicht den umfassenden und regelkonformen Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Unternehmen. Sie unterstützt die Einrichtung und Orchestrierung von KI-Agenten und agentischen Netzwerken, ist dabei jedoch unabhängig von einzelnen KI-Modellen, um Abhängigkeiten und Kostenrisiken zu vermeiden. Die besondere Stärke der ESCRIBA-Technologien zeigt sich bei den Themen Dokumentenerzeugung (DocGen), Dokumentenmanagement und Archivierung (digitale Personalakte) sowie der Prozessautomatisierung mithilfe von KI (Enterprise Agent Network). Die HR-Softwaremodule von ESCRIBA können eigenständig oder tief integriert in SAP HCM, SAP SuccessFactors, Workday, Dayforce, Oracle sowie IBM betrieben und genutzt werden. Zu unseren Kunden gehören DAX-40- und MDAX-Unternehmen, viele internationale Konzerne aus den Global Fortune 500 sowie Kunden der öffentlichen Hand.
