Die Tiefe und Breite der Aufgaben innerhalb der Personalabteilung zu managen und das richtige Organisationsmodell (Operating Model) zu finden, ist nach innen eine große Herausforderung und sorgt gleichzeitig nach außen dafür, dass es für Geschäftsführung, Führungskräfte und Mitarbeiter:innen schwierig ist, den oder die richtige Anlaufstelle zu finden und sich eine „realistische“ Erwartung zu bilden, was der Personalbereich leisten kann und soll. Abhilfe schafft hier der HR Service Manager als leistungsstarkes Operating Model mit digitalen End-to-End Prozessen.
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HR bietet eine enorme Breite und Tiefe an Services
Die Personalabteilung als Corporate Service zeichnet sich durch eine beeindruckende Breite und Tiefe an Aufgaben aus. Je nach Branche und Unternehmensgröße liegt die Anzahl der Services, die eine Personalabteilung erbringt, zwischen 300 und 500. Im Vergleich zu anderen Zentralbereichen ist dies das Zwei- bis Dreifache.
Auch die Tiefe der Leistungen, die vom Personalbereich erbracht werden müssen, ist außerordentlich. Von der Lohn und Gehaltsabrechnung mit Zeitwirtschaft, Sozialversicherung, Tarifrecht, Mitbestimmung, Benefits und vielen anderen Aspekten mehr über das Arbeitsrecht bis hin zur Personal- und Organisationsentwicklung mit Themen wie Führung, Motivation, usw. Das sind für sich genommen schon Spezialgebiete und überlappen sich wenig.
Bei ESCRIBA nähern wir uns diesen Herausforderungen, indem wir die Personalabteilung wie ein Unternehmen im Unternehmen betrachten. Und indem wir das Zusammenspiel des Personalbereichs mit seiner Umwelt entlang von Geschäftsvorfällen organisieren. Jede Interaktion mit der Umwelt, sei es Geschäftsführung, Führungskraft, Mitarbeiter:in, Bewerber:in, Krankenkasse, Rentenversicherung, Finanzamt, Sozialkasse, usw., ist per se ein Geschäftsvorfall. Vereinfacht sprechen wir auch von einem Case oder einer Business Transaktion.
Leistungserbringung der Personalabteilung entlang von Geschäftsvorfällen organisieren
In der Regel werden (Dienst-)Leistungen – also Services – von einem internen oder externen Auftraggeber beim Personalbereich abgerufen. Um Missverständnissen vorzubeugen sei darauf verwiesen, dass auch das Entwickeln und Umsetzen einer Personalstrategie, das Etablieren und Pflegen einer Arbeitgebermarke oder das Wahrnehmen von hoheitlichen Governance und Compliance Aufgaben nichts anderes als Dienstleistungen sind.
Diese Sicht auf den Personalbereich bietet im Innenverhältnis den Vorteil, dass man die Leistungserbringung des Personalbereichs entlang seiner Geschäftsvorfälle organisieren und managen kann.
Gleichzeitig wird dadurch deutlich, dass es zu den Aufgaben der Personalabteilung gehört, das personalwirtschaftliche Leistungsportfolio nach außen, also für die Auftraggeber verständlich, sichtbar und auffindbar zu machen. Man kann hier so weit gehen, dem Personalbereich als Unternehmen ein eigenes Meaning und eine eigene Marke zu geben. Dadurch wird das Vertrauen in die Leistung des Personalbereichs gestärkt und aktiv auf die Erwartungsbildung Einfluss genommen.
Dieser Beitrag konzentriert sich auf die Organisation und das Management der Leistungserbringung entlang der personalwirtschaftlichen Geschäftsvorfälle, also auf das Betriebs- oder besser Ziel-Betriebsmodell, nachfolgend auch als HR Operating Model oder HR Target Operating Model (HR-TOM) bezeichnet.
Bei der Beurteilung und Beschreibung des HR-TOM stellen wir immer auf die Nutzendimensionen Effektivität (Wirksamkeit), Effizienz (Verhältnis von bewertetem Input und Output in der Zeit), Qualität (messbare und wahrgenommene Güte der Leistungen), Risiko (Vermeidung und Absicherung von Risiken) und Zusatznutzen wie beispielsweise Transparenz ab.
Der personalwirtschaftliche Produkt- und Leistungskatalog (PLK)
Zu dem Leistungsangebot von ESCRIBA gehört der personalwirtschaftliche Produkt- und Leistungskatalog (PLK). Hierbei handelt es sich um eine umfassende und strukturierte Darstellung der üblichen Geschäftsvorfälle eines Personalbereichs. Wir sprechen bewusst von üblichen Geschäftsvorfällen, da sich in jedem Kundenprojekt zeigt, dass es immer neue oder anders gelagerte Geschäftsvorfälle gibt. In diesem Sinne ist der Personalwirtschaftliche PLK ein lebendes Dokument, das man kontinuierlich erweitern und angepassen kann, wobei er wahrscheinlich nie vollständig sein wird. Der Personalbereich ist oft ein Sammelbecken für Dienstleistungen (Enterprise Services), die dringend erforderlich sind, aber von keinem anderen Bereich erbracht werden wollen. Ein gutes Beispiel ist die Verwaltung des Car-Pools, was man oft im HR-Bereich regelt.
Allein die strukturierte Auflistung der üblichen Geschäftsvorfälle stiftet erheblichen Nutzen, da anhand der Liste schnell ein Bild entsteht, welche Leistungen der Bereich erbringt und welche Leistungen im Katalog angepasst bzw. ergänzt werden müssen. Das ermöglicht den Vergleich mit anderen Personalbereichen (Benchmarking). Durch den HR PLK entsteht schnell Transparenz, wodurch man Handlungsfelder identifizieren und bewerten kann.
Zu jedem Geschäftsvorfall im ESCRIBA HR PLK wird aufgelistet,
- wer diese Leistung für wen beauftragen darf,
- wer die Leistung erbringt und
- wie diese erbracht werden soll,
- wann die Leistungserbringung vollständig und abgeschlossen ist und
- zudem eine Empfehlung, welche Zeit- und Ressourcen-Bedarfe zur Erbringung pro Geschäftsvorfall erforderlich sind,
- welche Service Level Agreements (SLAs) und
- welche Key Performance Indicators (KPI) üblich sind.
Der ESCRIBA HR PLK liefert somit ein weitestgehend vollständiges Ziel-Betriebsmodell für die Personalabteilung (HR Target Operating Model). Der Nutzen ist offensichtlich. Es entsteht Klarheit und Verbindlichkeit in Bezug auf das Auftraggeber/-nehmer Verhältnis (wer darf was für wen beauftragen). Es ist klar geregelt, wer die Erbringung übernimmt, wie sie zu leisten ist und welche Vorgaben in Bezug auf Zeit und Ressourceneinsatz zu beachten sind. Damit lässt sich die einzelne Leistungserbringung und darüber hinaus in Summe die Gesamtleistung des Bereichs steuern und managen.
Produkt- und Leistungskatalog als Herzstück des ESCRIBA HR Service Managers (HRSM)
Der HR Service Manger (HRSM) ist ein Case Management System mit integriertem Business Process Management erweitert um Dokumentenerzeugung (ESCRIBA EDS) und -ablage (Digitale Personalakte) sowie Freigabe- und Unterschriftsmanagement (Digitale Signatur). Dabei genügt der HR Service Manager dem Case Management (CMNS) und dem Business Process Management Modelling and Notation Standard (BPMNS).
Im HR Service Manager sind alle Geschäftsvorfälle weitestgehend entsprechend der obigen Kriterien (Wer, was für wen in welche Zeit, …) vordefiniert. Die Vorkonfektion umfasst folgende Punkte:
- direkt lauffähige End-to-End Workflows
- Standarddokumente und -formulare
- steuerungsrelevante Kennzahlen
- entsprechende Service Level und Eskalationsinstanzen
- Freigabe- und Unterschriftsregelungen
HR Service Manager als sofort lauffähiges HR Operating Model für die Personalabteilung
Der HR Service Manager ist modular aufgebaut und basiert auf der ESCRIBA No-/Low-Coding Plattform ECAP, kurz auch als NLC-Plattform oder ECAP (Enterprise Compliance und Agility Platform) bezeichnet. Dank No-/Low-Coding-Technologie kann man den HR Service Manager umfassend anpassen und gezielt erweitern. Der modulare Aufbau ermöglicht das gezielte Erneuern und Austauschen von Funktionsblöcken. Die Vorkonfektion garantiert zunächst einen schnellen Produktivstart. Dank Anpassbarkeit und Erweiterungsfähigkeit sowie Modularität auf Basis von NLC ist die Investition in den HRSM nachhaltig und verhindert das zu schnelle Überaltern.
Zur NLC-Plattform gehört ein leistungsstarker Integrationsserver mit voreingestellten Konnektoren für gängige Personalsysteme wie SAP HCM, Workday, Oracle oder Success Factors. Dabei ist die Plattform multisystem- und multimandantenfähig und ist insbesondere für hybride Systemlandschaften ausgelegt. Diese Eigenschaften stellen sicher, dass man den HR Service Manager einfach und problemlos im Zusammenspiel mit Bestandssystemen nutzen kann. Und das, ohne die Altsysteme zu verdrängen.
Mit dem HR Service Manager von ESCRIBA als Vorschaltsystem etablieren Sie in der Personalabteilung ein leistungsstarkes HR Operating Model mit digitalen End-to-End-Prozessen. Zudem können Sie Funktionslücken in bestehenden HR-Systemen effektiv und nahtlos schließen.
Digitales KI gestütztes Betriebsmodell
(DAITOM | Digital AI based Target Operating Model)
In unserem Video zum Vortrag von Dr. Jürgen Erbeldinger auf dem Personalmanagement Kongress 2025 erfahren Sie, wie das KI-gestützte Betriebsmodell DAITOM die HR-Arbeit transformiert – strategisch, operativ und technologisch.
Sehen Sie, wie Künstliche Intelligenz konkrete Anwendung findet und die Rolle des HR neu definiert.
