Ein effizientes Dokumentenmanagement spielt im Zuge der digitalen Transformation für Unternehmen eine entscheidende Rolle. Große Vorteile bieten sich vor allem für Unternehmen und Organisationen mit mehr als 500 Mitarbeitern. Denn ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern. Doch worauf sollten Sie achten, wenn Sie ein DMS auswählen und implementieren möchten? In diesem Ratgeber finden Sie sieben praxiserprobte Tipps, die Ihnen dabei helfen, das richtige System für Ihr Unternehmen zu finden und es erfolgreich einzusetzen.
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Tipp 1: Bedarfsanalyse für ein Dokumentenmanagementsystem durchführen
Bevor Sie sich für eine Dokumentenmanagement-Software entscheiden, ist eine gründliche Bedarfsanalyse unerlässlich. Sie bildet das Fundament für die Auswahl eines Systems, das optimal zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Dabei sollten Sie sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, welche Arten von Dokumenten in Ihrem Unternehmen regelmäßig entstehen. Hier einige Beispiele:
- Rechnungen
- Arbeitsverträge
- Arbeitszeugnisse
- Verträge mit Auftraggebern und Kunden
- Vertraulichkeitsvereinbarungen bzw. Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA)
- Bescheinigung für Mitarbeitende
- Angebote
- Auftragsbescheinigungen
- Mahnungen
- Protokolle und Dokumentationen
- Technische Unterlagen bzw. Handbücher
Die Art und der Umfang der Dokumente bestimmen wesentlich den Funktionsumfang, den ein DMS bieten sollte.
Ebenso wichtig ist die Frage, wie viele Mitarbeitende mit dem System arbeiten sollen und welche internen Prozesse digitalisiert und automatisiert werden können. Ein durchdachtes Dokumentenmanagementsystem unterstützt nicht nur bei der reinen Archivierung, sondern auch bei der strukturierten Dokumentenerstellung – sowohl einzelner Dokumente als auch Mengenaufträgen -, der teamübergreifenden Zusammenarbeit und der kontinuierlichen Prozessoptimierung.
Eine fundierte Bedarfsanalyse deckt Schwächen in bestehenden Abläufen auf und ermöglicht es, gezielt Anforderungen zu formulieren. Folgende Fragen sollten Sie sich stellen:
- Auf welche Backend-Systeme bzw. Datenquellen soll das DMS zugreifen?
- In welche Systeme soll das Dokumentenmanagement integriert werden?
- Soll das System mobil zugänglich sein?
- Brauchen Sie automatisierte Freigabeprozesse zum Beispiel mit einer E-Signatur?
- Müssen Compliance-Vorgaben erfüllt werden?
- Möchten Sie individuelle Berechtigungen und Zugriffe erteilen?
Je klarer die Anforderungen definiert sind, desto besser können Sie Systeme miteinander vergleichen und Fehlentscheidungen vermeiden.
Letztlich spart eine gute Vorbereitung nicht nur Zeit und Kosten bei der Einführung des DMS, sondern schafft auch die Grundlage für eine zukunftsfähige, digitale Dokumentenverwaltung, die Ihre Unternehmensprozesse nachhaltig verbessert.
Tipp 2: Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz sicherstellen
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) entfaltet seinen vollen Nutzen nur dann, wenn es von den Mitarbeitenden aktiv genutzt und akzeptiert wird. Deshalb zählt die Benutzerfreundlichkeit zu den wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines passenden Systems. Technologisch eindrucksvolle Lösungen helfen wenig, wenn die Bedienung kompliziert ist und im Arbeitsalltag auf Widerstand stößt.
Ein DMS sollte intuitiv aufgebaut sein: Klare Menüstrukturen, verständliche Icons und eine konsistente Navigation erleichtern den Einstieg und sorgen für eine schnelle Orientierung. Mitarbeitende müssen in der Lage sein, ohne langwierige Schulungen Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und strukturiert abzulegen. Je kürzer die Einarbeitungszeit, desto schneller wird das System produktiv eingesetzt – ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Prozessoptimierung.
Hier glänzt Enterprise Document Services (EDS) von ESCRIBA. Dokumente werden nach einem vordefinierten Baukastenprinzip mit nur wenigen Klicks erzeugt. Die klar aufgebauten Eingabemasken sind selbsterklärend und führen den Nutzer Schritt für Schritt zu einem fehlerfreien und rechtlich sicheren Dokument.
- Zunächst erfolgt die Auswahl der richtigen Vorlage mit dem passenden Layout.
- Kopf- und Fußzeile, Logo und andere feste Bestandteile werden gemäß den aktuellen Vorgaben und dem von Ihnen gewählten Dokumententypen eingefügt.
- Alle Daten werden direkt von den Quellen importiert, die mit dem DMS verbunden sind.
- Fehlende Informationen werden über einen Assistenten bei Ihnen abgefragt.
- Auf Wunsch kann das Dokument mit einer digitalen Signatur freigegeben werden.
- Fertig ist Ihr digitales Dokument.
Auf Anpassungsfähigkeiten beim Dokumentenmanagementsystem achten
Besonders wichtig ist zudem, dass das System sich an die Arbeitsweisen der Nutzer anpasst – und nicht umgekehrt. Individuelle Anpassungsmöglichkeiten, rollenbasierte Ansichten oder die Integration gängiger Office-Anwendungen fördern die Akzeptanz. So wird das Dokumentenmanagementsystem zum natürlichen Bestandteil des Arbeitsalltags und nicht zur Belastung.
Auch die begleitenden Maßnahmen zur Einführung sollten nicht unterschätzt werden: Umfassende Schulungsangebote, praxisnahe Tutorials und ein zuverlässiger Support durch den Anbieter stärken das Vertrauen der Nutzer und helfen, anfängliche Unsicherheiten abzubauen. Idealerweise wird die Belegschaft frühzeitig in den Auswahlprozess eingebunden – denn wer mitgestaltet, akzeptiert neue Systeme eher.
Tipp 3: Integration in bestehende IT-Landschaften prüfen
Die nahtlose Integration eines DMS in die bereits vorhandene IT-Landschaft ist einer der entscheidenden Faktoren, um Kosten zu sparen, Workflows zu vereinfachen und Synergien zu schaffen. Die isolierte Einführung eines Systems ohne Schnittstellen zu bereits etablierten Anwendungen führt hingegen zu ineffizienten Doppelarbeiten, Medienbrüchen und unnötigem Zeitaufwand. Deshalb sollte die Integrationsfähigkeit eines DMS bereits bei der Auswahl im Vordergrund stehen.
Auch in diesem Punkt kann sich die Dokumentenerstellung mittels ESCRIBA EDS von der Konkurrenz abheben. Denn der hierfür genutzte ESCRIBA Integration Server (EIS) dient als Datendrehscheibe und kann auf alle benötigten Daten aus verschiedenen Quellen parallel zugreifen. Im Idealfall sogar bidirektional, sofern es die API des Backendsystems zulässt.
Wichtige Systeme wie ERP- oder CRM-Lösungen (z.B. SAP HCM, SAP SuccessFactors, Workday, Oracle und andere HR-Software) und Office-Anwendungen wie Word und Excel sind heute fester Bestandteil der täglichen Arbeit. Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem muss diese Systeme intelligent ergänzen und miteinander vernetzen. ESCRIBA EDS kann auf die dort abgelegten Daten zugreifen, um immer fehlerfreie und konsistente Dokumente zu erzeugen.
Diese Interoperabilität schafft reibungslose Arbeitsabläufe, reduziert manuelle Zwischenschritte und minimiert Fehlerquellen, da Copy-and-Paste oder veraltete Vorlagen der Vergangenheit angehören. Ein weiterer Vorteil der nahtlosen und bidirektionalen Systemintegration liegt in der konsistenten Datenhaltung: Informationen müssen nur einmal erfasst werden und stehen dann systemübergreifend zur Verfügung. Das verbessert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Datenqualität und Transparenz im Unternehmen.
Und um sicher zu gehen, können Sie einen Proof-of-Concept vereinbaren, der zeigt, ob Ihre Anforderungen tatsächlich erfüllt werden. Vereinbaren Sie eine kostenloses Erstgespräch mit unserem ESCRIBA Experten hier.
Tipp 4: Revisionssicherheit und Compliance beachten
Digitales Dokumentenmanagement muss nicht nur effizient und funktional sein – es muss auch rechtlichen Anforderungen genügen. Revisionssicherheit und Compliance sind zentrale Aspekte bei der Auswahl eines geeigneten Systems, insbesondere für Unternehmen und Organisationen. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben schützt vor rechtlichen Konsequenzen bei Verhandlungen und Vertragsabschlüssen und schafft gleichzeitig Vertrauen bei Kunden, Geschäftspartnern und Behörden.
Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente nach ihrer Erstellung oder Archivierung nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Das DMS sollte daher über Funktionen wie Versionierung, Zugriffsprotokollierung und automatische Archivierung verfügen. So lässt sich jede Änderung lückenlos nachvollziehen und einzelnen Beteiligten zuordnen. Dies ist besonders bei Prüfungen oder Audits von großer Bedeutung ist. Auch die Verschlüsselung sensibler Daten sowie eine individuelle Zugriffserteilung trägt zur rechtssicheren Dokumentenaufbewahrung bei.
Schutz personenbezogener Daten laut DSGVO
Ein weiteres zentrales Thema ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das DMS muss sicherstellen, dass personenbezogene Daten geschützt, Löschfristen eingehalten und Zugriffsrechte klar geregelt werden. Rollenbasierte Zugriffskonzepte helfen dabei, den Zugang zu vertraulichen Informationen gezielt zu steuern und zu dokumentieren.
Branchenspezifische Anforderungen – etwa aus dem Steuer-, Gesundheits- oder Finanzwesen – machen zusätzliche Funktionen notwendig. Achten Sie deshalb darauf, dass die gewählte Dokumentenmanagement-Software flexibel an diese Vorgaben anpassbar ist, sich rechtliche Klauseln einfügen lassen oder entsprechende Zertifizierungen vorweisen kann.
Tipp 5: Auf Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit vom Dokumentenmanagementsystem achten
Ein Dokumentenmanagement-System ist eine langfristige Investition – deshalb sollte es nicht nur zu Ihrem aktuellen Bedarf passen, sondern auch zukünftiges Wachstum und technologische Entwicklungen mittragen können. Ein skalierbares und zukunftssicheres DMS wächst mit Ihrem Unternehmen mit und lässt sich flexibel an neue Anforderungen anpassen.
Wichtige Kriterien sind die Erweiterbarkeit um zusätzliche Funktionen, die problemlose Integration in bestehende Backend-Systeme, aber auch die Kompatibilität mit aktuellen und zukünftigen Technologien. Unternehmen verändern sich durch neue Standorte, wachsende Teams, geänderte Prozesse oder neue gesetzliche Vorgaben. Ein starres DMS kann hier schnell zum sogenannten Bottleneck werden.
Wählen Sie daher eine Lösung, die modular aufgebaut ist und sich flexibel erweitern lässt. Ideal ist hierbei die zukunftsweisende No- und Low-Code-Technologie auf die ESCRIBA setzt. Darauf basieren zum Beispiel die modular aufgebauten Lösungen wie ESCRIBA EDS zur Dokumentenerstellung sowie die ESCRIBA HR Service Manager mit Erweiterungen für bestehende HR-Systeme. Sie lassen sich ohne großen Programmieraufwand an individuelle Bedürfnisse anpassen und auch in Zukunft weiter optimieren.
Cloudbasierte DMS-Lösungen klar im Vorteil
Ein besonderes Augenmerk sollte auf cloudbasierten DMS-Lösungen liegen. Diese bieten oft entscheidende Vorteile: Sie lassen sich nahezu unbegrenzt skalieren, benötigen keinen eigenen Serverbetrieb und ermöglichen mobilen Zugriff – ideal für hybride Arbeitsmodelle. Wartung, Updates und Sicherheitspatches übernimmt in der Regel der Anbieter, was den IT-Aufwand reduziert und für eine stets aktuelle Systemumgebung sorgt.
Allerdings sollten Sie bei Cloud-Lösungen genau hinschauen: Achten Sie auf Datenschutzstandards, Verschlüsselungsverfahren und den physischen Standort der Server. Insbesondere bei sensiblen oder personenbezogenen Daten ist die Einhaltung der DSGVO unerlässlich.
Tipp 6: Workflows und Prozesse optimieren
Ein wesentliches Ziel beim Einsatz einer Dokumentenmanagement-Software ist die Optimierung interner Arbeitsprozesse. Denn ein DMS ist weit mehr als nur ein digitales Archiv – es bietet die Möglichkeit, wiederkehrende Abläufe effizienter zu gestalten, zu automatisieren und dadurch erheblich Zeit und Ressourcen zu sparen. Damit spielt ein DMS auch im Rahmen eines ganzheitlichen Prozessmanagements eine wichtige Rolle.
Moderne Dokumentenmanagementsysteme verfügen über leistungsfähige Workflow-Funktionen, mit denen sich zentrale Prozesse wie Freigaben, Rechnungsverarbeitung oder Vertragsmanagement abbilden und automatisieren lassen. Statt Dokumente manuell per E-Mail weiterzuleiten oder in verschiedenen Systemen zu bearbeiten, übernimmt das DMS definierte Abläufe automatisch. Verantwortlichkeiten, Fristen und Zuständigkeiten werden durch festgelegte Eskalationsprozesse klar geregelt – das sorgt für Transparenz und Verlässlichkeit.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Automatisierte Workflows verkürzen Bearbeitungszeiten, reduzieren Fehlerquellen und erhöhen die Nachvollziehbarkeit. Besonders in Bereichen mit hohem Dokumentenaufkommen – wie der Buchhaltung, dem Personalwesen (HR) oder dem Einkauf – führt die Digitalisierung dieser Prozesse zu messbaren Effizienzsteigerungen. Und je größer die Anzahl der Mitarbeitenden in einem Unternehmen oder einer Organisation, desto größer die Skaleneffekte und Effizienzpotenziale.
Darüber hinaus ermöglicht ein gutes DMS die individuelle Anpassung von Workflows an Ihre spezifischen Unternehmensanforderungen. So lassen sich auch komplexe Genehmigungsketten, Eskalationsregeln oder branchenspezifische Abläufe abbilden. Kombiniert mit smarten Funktionen wie Erinnerungen, Aufgabenverfolgung oder Statusanzeigen entsteht ein durchgängig digitalisierter und steuerbarer Dokumentenfluss.
Tipp 7: Sicherheit und Zugriffskontrollen mit einem Rollen- und Rechtekonzept gewährleisten
Ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem muss nicht nur effizient und benutzerfreundlich sein, sondern auch höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Denn Dokumente enthalten häufig sensible Informationen – von vertraulichen Geschäftszahlen über personenbezogene Daten bis hin zu Verträgen und Strategiepapieren. Ein unkontrollierter Zugriff kann nicht nur Schaden anrichten, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Deshalb sollte ein DMS über ein durchdachtes Rollen- und Rechtekonzept verfügen. Damit lässt sich präzise steuern, welche Mitarbeitenden auf welche Dokumente zugreifen dürfen und in welchem Umfang – etwa nur zum Lesen, zur Bearbeitung oder zum Löschen. Eine granulare Rechtevergabe sorgt für Klarheit und schützt vor unbeabsichtigten oder unbefugten Änderungen.
Ein weiteres wichtiges Sicherheitsmerkmal ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), die den Zugriff auf das System zusätzlich absichert – insbesondere bei mobilen oder cloudbasierten Anwendungen. Ebenso essenziell ist eine durchgängige Verschlüsselung der Daten, sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung, um Informationen vor dem Zugriff durch Dritte zu schützen.
Ein gutes digitales Dokumentenmanagementsystem dokumentiert außerdem alle Aktivitäten im System lückenlos. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer wann welches Dokument geöffnet, geändert oder gelöscht hat. Diese Protokollierung ist nicht nur für die interne Kontrolle wichtig, sondern auch bei Audits oder rechtlichen Nachweisen unverzichtbar.
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Fazit: Das passende Dokumentenmanagementsystem als Erfolgsfaktor
Ein nachhaltiges und holistisches Dokumentenmanagementsystem vereint Benutzerfreundlichkeit, nahtlose Integration, Rechtssicherheit, Skalierbarkeit, effiziente Workflows und hohe Sicherheitsstandards. Entscheidend ist, dass das DMS gezielt auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden abgestimmt ist – so steigt die Akzeptanz und die Einführung gelingt reibungslos. Durch eine intelligente Anbindung an zentrale Anwendungen lassen sich Medienbrüche vermeiden und digitale Prozesse optimal in den Arbeitsalltag integrieren.
Ein revisionssicheres DMS bildet zugleich die Basis für rechtssichere und auditierbare Geschäftsprozesse, während ein skalierbares System mit Ihrem Unternehmen mitwächst und langfristig Investitionssicherheit bietet. Die Möglichkeit zur Automatisierung von Workflows sorgt für spürbare Effizienzgewinne und entlastet Mitarbeitende von zeitraubenden Routineaufgaben. Nicht zuletzt schützt ein durchdachtes Sicherheits- und Berechtigungskonzept Ihre sensiblen Informationen zuverlässig vor unbefugtem Zugriff.
Wer bei der Auswahl des Dokumentenmanagementsystems ganzheitlich denkt, schafft damit die Grundlage für eine nachhaltige digitale Transformation – strukturiert, transparent und zukunftsfähig.
