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Wer wie Endress+Hauser komplexe Lösungen verkauft, steht auch bei der Angebotserstellung vor anspruchsvollen Aufgaben. Denn je größer der Projektumfang und je mehr Vertriebsgesellschaften weltweit beteiligt sind, desto aufwendiger wird der Prozess. Fehlen einheitliche Strukturen und Werkzeuge, führt das schnell zu unterschiedlichen Vorlagen, Formaten und vor allem einem enormen manuellen Aufwand. Am Ende entstehen Angebote, die den Erwartungen der potenziellen Kunden nicht gerecht werden. Wie sich Projektangebote einheitlich, teilautomatisiert und voll integriert in eine bestehende SAP-Landschaft erstellen lassen, zeigt Endress+Hauser mit der automatisierten Dokumentenerstellung von ESCRIBA – ein Praxisbeispiel dafür, wie modernes Dokumentenmanagement in SAP im Vertrieb aussehen kann.
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Inhaltsverzeichnis
Rund 2.600 Projektangebote pro Jahr
Endress+Hauser wurde 1953 von Georg H. Endress und Ludwig Hauser in Lörrach in Baden-Württemberg gegründet. Hinter der Gründung standen der Schweizer Ingenieur Georg H. Endress und der deutsche Bankdirektor Ludwig Hauser. Der heutige Stammsitz befindet sich in Reinach in der Schweiz. Das Unternehmen gilt als global führender Anbieter von Messgeräten, Dienstleistungen und Lösungen im Bereich der industriellen Verfahrenstechnik. Mit rund 17.000 Mitarbeitenden weltweit, einem Gesamtumsatz von 3,7 Milliarden im Jahr 2023 und 8.900 Patenten und Anmeldungen treibt das Unternehmen sowohl die Entwicklung als auch den Einsatz innovativer Technologien voran.
Doch gerade im Bereich Solutions nahm die Erstellung umfangreicher Projektangebote viel Zeit in Anspruch. Allein im Jahr 2023 entstanden bei Endress+Hauser rund 2.600 Projektangebote inklusive Revisionen. Auf der Suche nach einem Tool zur effizienten Angebotserstellung entschied man sich daher für eine Lösung von ESCRIBA. Ausschlaggebend waren hier zwei Punkte: die Möglichkeit, Angebote in SAP noch vor der Dokumentausgabe nachzubearbeiten, sowie die Integration in die SAP-Nachrichtenverarbeitung.
| Unternehmen | Endress+Hauser |
| Branche | Mess- und Automatisierungstechnik |
| Sitz | Reinach, Schweiz |
| Mitarbeitende | ca. 17.000 weltweit |
| Projektziel | Einheitliche und effiziente Erstellung komplexer Angebote für Projekte und Lösungen |
| Lösung | ESCRIBA Composer mit Integration in SAP SD und die Engineering-Plattform |
Herausforderungen einer Angebotserstellung
Die Ausgangslage war typisch für international aufgestellte Unternehmen mit dezentralen Vertriebsstrukturen. Jede Vertriebsgesellschaft hatte ihre eigene Art, Projektangebote aufzubauen. Eine gemeinsame Systematik für das Dokumentenmanagement in SAP und eine einheitliche Software zur Dokumentenerstellung gab es nicht. Dies führte konkret zu drei Problemen.
- Keine einheitliche Struktur der Projektangebote über die einzelnen Vertriebsgesellschaften hinweg
- Kein einheitliches Tool zur Erstellung von Projektangeboten
- Komplexe Projektangebote konnten gegenüber potenziellen Kunden nicht in einer angemessenen Form präsentiert werden
Gerade der letzte Punkt wiegt schwer: Ein Projektangebot ist oft der erste greifbare Eindruck, den ein Kunde von einer Lösung erhält. Tabellen, Grafiken und Bilder sind dafür unverzichtbar – und müssen sauber, professionell und konsistent eingebunden sein.
Das Ziel: einheitliche Angebote auf Knopfdruck
Aus den Herausforderungen leitete Endress+Hauser klare Ziele für ein Software-Tool ab:
- Eine einheitliche Struktur aller Projektangebote
- Eine effiziente, teilautomatisierte Erstellung von Projektangeboten auf Basis einheitlicher Vorlagen für die unterschiedlichen Lösungen
- Die Erfüllung der Kundenerwartungen an Layout und Inhalt der Angebote, zum Beispiel durch das Einbinden von Tabellen, Grafiken und Bildern
- Die volle Integration der erzeugten Dokumente in den bestehenden Vertriebs- und Engineering-Prozess
Hinzu kam eine Anforderung, die sich im Projektverlauf als besonders wichtig herausstellen sollte: die Skalierbarkeit der Dokumente. Denn ein Projektangebot durchläuft verschiedene Stadien, vom ersten Budgetangebot bis zum finalen Proposal. Die Vorlagen mussten all diese Stufen abbilden und zugleich in acht Sprachen global einheitlich funktionieren.
Die Lösung: ESCRIBA Composer mit voller SAP-SD-Integration
Endress+Hauser entschied sich für die automatisierte Dokumentenerstellung von ESCRIBA in einer On-Premises-Installation mit direkter Verbindung zu SAP SD. Somit ist das SAP ESCRIBA Add-on nahtlos in die Nachrichtenverarbeitung des SAP SD-Belegs integriert. So entsteht das Projektangebot dort, wo die Vertriebsdaten ohnehin vorliegen. Und das ohne Medienbrüche und ohne Doppeleingaben. Da Erstellung und Ausgabe der Dokumente über die gewohnte SAP-Nachrichtenverarbeitung laufen, fügt sich das Dokumentenmanagement in SAP nahtlos in den bestehenden Vertriebsprozess ein.
Dynamische Dokumentenbaupläne statt statischer Vorlagen
ESCRIBA arbeitet nicht mit statischen Vorlagen, wie man sie etwa aus Word kennt. Stattdessen legen dynamische Dokumentenbaupläne fest, welche Elemente an welcher Position stehen. Die Daten werden direkt aus den angebundenen Systemen gelesen wie z.B. Textelemente, numerische Werte, Bilder und mehr und regelbasiert beim Erzeugen zusammengestellt. Layout und Inhalte richten sich dabei nach den abgerufenen und eingegebenen Daten. Kopf- und Fußzeile, Logo und andere feste Bestandteile werden automatisch gemäß den aktuellen Vorgaben eingefügt. Das Ergebnis sind hochindividuelle Dokumente, die dennoch stets den Vorgaben an Corporate Design und Compliance entsprechen.
Geführte Erstellung und flexible Nachbearbeitung
Für die Erstellung und Nachbearbeitung der Projektangebote nutzt Endress+Hauser den ESCRIBA Composer als Rich Client. Er führt die Benutzerinnen und Benutzer durch vordefinierte, anpassbare Bedienoberflächen. Fehlen Informationen im Backend, fragt ESCRIBA diese über übersichtliche Assistentendialoge ab. Der Assistent hilft auch dabei, zwischen mehreren Varianten eines Sachverhalts zu entscheiden.
Gerade bei komplexen Projektangeboten ist es wichtig, Dokumente vor der Ausgabe individuell anpassen zu können. ESCRIBA bietet dafür mehrere Möglichkeiten: die Auswahl aus vordefinierten Varianten, das gezielte Sperren einzelner Textblöcke sowie – bei entsprechender Berechtigung – die freie manuelle Nachbearbeitung. Änderungen werden hervorgehoben, können mit dem Originalwortlaut verglichen werden und werden präzise protokolliert – ein wichtiger Baustein für ein nachvollziehbares Dokumentenmanagement in SAP.
Integration in den Engineering-Prozess
Neben SAP SD wurde auch die Engineering-Plattform von Endress+Hauser angebunden. Dafür ist der ESCRIBA Web-Composer in die Webanwendung eingebunden. Damit ist die Angebotserstellung direkt in den Engineering-Prozess integriert und es entsteht ein durchgängiger Ablauf vom Engineering bis zum fertigen Angebot.
| „Mit Hilfe von ESCRIBA haben wir im Bereich Solutions einen wichtigen Meilenstein erreicht. Durch die Einführung harmonisierter Vorlagen für kundenspezifische Angebote konnte das Unternehmen schnell, einheitlich und mit der geforderten Qualität auf Kundenanfragen reagieren. Besonders die Skalierbarkeit der Dokumente – vom Budgetangebot bis zum finalen Proposal – erwies sich als Schlüsselfunktion.“ Wolfgang Schweizer, Global Portfolio Manager Solutions bei Endress+Hauser |
Schritt für Schritt zum Erfolg
Am Anfang des Projekts stand bei Endress+Hauser ein Proof of Concept. So konnte ESCRIBA anhand eines konkreten Use Cases zeigen, dass die gesteckten Ziele erreichbar sind. Anschließend ging das Projekt in klar definierten Etappen voran:
- Proof of Concept am Beispiel eines Use Cases
- Beschreibung der Anforderungen an den Content und der notwendigen SAP-Schnittstellen
- Konzept und Implementierung der Integration in den SD-Beleg und die Endress+Hauser Engineering-Plattform
- Schrittweiser Aufbau der Vorlagen für die einzelnen Lösungen gemeinsam mit ESCRIBA
- Stufenweiser Roll-out in den einzelnen Vertriebsgesellschaften
- Kontinuierliche Optimierung der Vorlagen und Abläufe
Der stufenweise Roll-out hatte einen entscheidenden Vorteil: Die Vorlagen konnten Lösung für Lösung aufgebaut, in der Praxis erprobt und anschließend weltweit ausgerollt werden. Durch die kontinuierliche Optimierung entwickelt sich der Angebotsprozess auch nach dem Go-live stetig weiter.
Die Benefits für Endress+Hauser
Bereits im ersten Quartal nach dem Roll-out zeigte sich der Erfolg des Projekts: Endress+Hauser spart mit ESCRIBA rund eine Stunde pro Angebotserstellung. Bei rund 2.600 Projektangeboten im Jahr wird schnell deutlich, welches Potenzial in dieser Zeitersparnis steckt. Doch auch darüber hinaus profitiert das Unternehmen von folgenden Vorteilen:
| 2.600 Projektangebote (inkl. Revisionen) in 2023 | 1 Std. Zeitersparnis pro Angebotserstellung | 8 Sprachen für global einheitliche Vorlagen | 3,7 Mrd. Gesamtumsatz in 2023 |
- Einheitliches, professionelles Layout über die weltweiten Vertriebsgesellschaften hinweg – mit Möglichkeiten zur individuellen Nachbearbeitung
- Einheitliche Dokumentenstruktur über die unterschiedlichen angebotenen Lösungen hinweg
- Durchgängiger Prozess vom Engineering bis zur Angebotserstellung
- Einfache Erstellung von Revisionen zu bestehenden Projektangeboten
- Hoher Automatisierungsgrad durch die Schnittstelle zu SAP SD
- Integration in die bestehende Prozess- und IT-Landschaft von Endress+Hauser
| „Bereits im ersten Quartal nach dem Roll-out der neuen Prozesse konnte Endress+Hauser eine Zeitersparnis von einer Stunde pro Angebotserstellung verzeichnen. Dies ermöglichte den Mitarbeitenden, sich stärker auf die inhaltliche Gestaltung der Angebote zu konzentrieren und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Die einheitlichen Vorlagen und die Fokussierung auf Skalierbarkeit haben den Angebotsprozess effizienter gestaltet und die Kundenzufriedenheit erhöht.“ Wolfgang Schweizer, Global Portfolio Manager Solutions bei Endress+Hauser |
Fazit
Mit ESCRIBA gelang Endress+Hauser die Harmonisierung der Projektangebote über alle Vertriebsgesellschaften hinweg. Die Mitarbeitenden gewinnen Zeit für das, worauf es ankommt: die inhaltliche Qualität der Angebote. Und die Kundschaft erhält Angebote, die in Struktur, Layout und Inhalt überzeugen – vom ersten Budgetangebot bis zum finalen Proposal.
Hier erfahren Sie alles Wichtige zur automatisierten Dokumentenerstellung und zum Dokumentenmanagement in SAP mit ESCRIBA: Digitales Dokumentenmanagement
