Seit 2004 müssen Arbeitgeber ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) durchführen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen des § 167 Abs. 2 SGB IX vorliegen. Diese Pflicht trifft alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Danach haben Arbeitgeber die Pflicht, den langzeiterkrankten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern frühzeitig die Möglichkeit zur Wiedereingliederung aufzuzeigen, um eine möglichst schnelle, aber auch verträgliche und nachhaltige Wiederaufnahme der Arbeit zu erreichen. Wir erklären, wie dieser Prozess digitalisiert werden kann.
Bleiben Sie auf dem neuesten Stand beim Thema Digitalisierung im Personalwesen und folgen Sie ESCRIBA auf LinkedIn.
Ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) muss strukturiert durchgeführt und dokumentiert werden. Die Teilnahme der Mitarbeitenden ist freiwillig und eine Nicht-Teilnahme darf keine nachteilige Auswirkung im Arbeitsverhältnis haben. Dennoch muss auch die Ablehnung dokumentiert werden und sie kann unter Umständen in einem arbeitsrechtlichen Konfliktfall eine Rolle spielen. Aber die Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements ist nicht nur eine lästige Pflichterfüllung für den Arbeitgeber, sondern bringt auch betriebswirtschaftliche Vorteile. Denn die schnelle und nachhaltige Wiedereingliederung, die Vermeidung erneuter Erkrankung und die langfristige Erhaltung der Arbeitsfähigkeit der Beschäftigten stellen gerade in Zeiten des Fachkräftemangels eine kluge Investition dar.
Wann spricht man von einem BEM-Fall?
Ein BEM-Fall tritt auf, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mehr als sechs Wochen am Stück krank ist oder zahlreiche kürzere Krankheitsperioden aufweist. Durchschnittlich trifft dies auf rund drei bis fünf Prozent der Beschäftigten zu. Daher lohnt es sich, diesen Prozess systemunterstützt und automatisiert zu steuern und zu verwalten. Hierfür ist beispielsweise die BEM-Zentrale von ESCRIBA als Einzelanwendung oder Teil des HR Service Managers eine ideale Lösung.
Wie kann der Prozess digitalisiert werden?
Bereits die Identifizierung von BEM-Fällen kann automatisch über eine Auswertung der Abwesenheitsdaten aus dem HR-Kernsystem oder der Zeiterfassung erfolgen. Ab der Erfassung übernimmt die BEM-Zentrale die Steuerung und Verwaltung. Der HR-Business-Partner oder BEM-Beauftragte erhält den neuen Fall vorgelegt mit der Aufgabe, dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin die Teilnahme an der betrieblichen Eingliederung vorzuschlagen. Hierfür kann ein automatisiert erstelltes Einladungsschreiben verwendet werden. Selbstverständlich ist auch eine telefonische Einladung möglich – oder in Kombination mit einem Schreiben. In jedem Fall ist eine Dokumentation an einer zentralen Stelle z.B. in einer BEM-Fallakte vom Gesetzgeber vorgeschrieben.
BEM-Zentrale unterstützt bei der Durchführung der Maßnahmen
Wird die Teilnahme an der Maßnahme bestätigt, geht es um die Terminfindung für das erste BEM-Gespräch. Ist der Termin gefunden, unterstützen ebenfalls automatisch erstellte Dokumente bei der Vereinbarung und der Einladung zum Termin. Je nach Unternehmensorganisation sind noch weitere Personen oder Bereiche wie z.B. Führungskraft, Betriebsrat, Legal, Sozialunterstützung etc. in den Prozess einzubeziehen.
Durch Terminüberwachung und Wiedervorlage sorgt die BEM-Zentrale dafür, dass kein Termin zum Einladen, Nachfassen und Überprüfen verpasst wird, auch wenn zig oder hunderte BEM-Fälle gleichzeitig zu betreuen sind. Dies ist wichtig, da der Arbeitgeber sicherstellen muss, dass die Gespräche stattfinden, Vereinbarungen getroffen und Maßnahmen überprüft werden. Das alles sollte dokumentiert und nachvollziehbar sein.
Maßnahmen können analysiert und angepasst werden
Wie bei jeder Maßnahme ist es für alle Beteiligten wichtig zu wissen, ob die Maßnahme erfolgreich war. Wenn ja, ist das Ziel erreicht und alle sind „glücklich“. Der Prozess kann abgeschlossen werden. Wenn nicht, sollte man versuchen, den Grund für den nicht eingetretenen Erfolg zu identifizieren, um gegebenenfalls die Maßnahme anzupassen oder eine andere Maßnahme zu wählen. Der Prozess beginnt wieder von vorne.
Die systemgestützte Durchführung und Verwaltung der BEM-Fälle bieten noch weitere Vorteile. In der Cockpit-Ansicht des Systems hat man stets einen aktuellen Überblick über alle laufenden BEM-Fälle, deren Status und nächste Schritte. Diese Informationen lassen sich auch in Reports auswerten und so kann man z.B. auf einen Blick sehen, wie sich die Anzahl oder auch die Laufzeit der BEM-Fälle im Verlauf der Jahre unternehmensweit oder bereichsspezifisch entwickeln. Und nicht zu vergessen: Auch diese Daten müssen ggf. wieder gelöscht werden. Bei einer systemgestützten Verwaltung kann DSGVO-konformes Löschen wesentlich einfacher umgesetzt werden als dies mit den üblichen manuellen Mitteln wie Outlook-Kalender, Excel-Liste, Fileablage und E-Mail-Kommunikation) jemals möglich ist.
Alle Vorteile der ESCRIBA BEM-Zentrale im Überblick
- Flexible Übernahme oder Nutzung der Daten anderer Systeme (z.B. SAP, Workday, Oracle, etc.)
- Anbindung mehrerer unterschiedlicher Systeme gleichzeitig
- Rückschreiben der Ergebnisse in angebundene Systeme möglich
- Erfassung BEM-berechtigter Mitarbeiter und Start des BEM-Prozesses
- Terminplanung
- Automatisierte Erstellung des Schriftverkehrs zwischen Personalabteilung und Mitarbeiter/Mitarbeiterin
- Cockpit zu allen laufenden BEM-Prozessen
- Prozessdokumentation und Ablage der Dokumente
- Auswertung von Fälligkeiten z.B. Erinnerung, Nichtannahme, Beendigung
- Analyse und Auswertung der BEM-Fälle
- DSGVO-konformes Löschen der Daten nach Abschluss des Prozesses
