Die Digitalisierung des Personalwesens ist in Unternehmen ein viel diskutiertes Thema, doch trotz fortschreitender Technologien sind viele digitale HR-Prozesse noch nicht optimal integriert. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre internen Prozesse zu analysieren, zu verschlanken und zu optimieren, bevor sie den Sprung in die digitale HR-Welt wagen. Ein vielversprechender Ansatz ist hier die Implementierung eines HR Service Managers.
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Die erste Hürde bei der Digitalisierung von HR-Prozessen ist die klare Definition der internen Abläufe. Die Anschaffung einer umfassenden HR-Software allein reicht hier nicht aus. Unternehmen sollten ihre Geschäftsprozesse zunächst genau verstehen und die HR-Prozesse entsprechend definieren, bevor sie sich an die technologische Umsetzung machen. Es gilt, die einzelnen Leistungen (HR Services) der Personalabteilung zu identifizieren und die prozessuale Abwicklung dieser Leistungen aufzuschlüsseln.
Die Herausforderung besteht häufig darin, dass Unternehmen überrascht sind, wie viele HR Services sie tatsächlich erbringen und mit wie vielen Arbeitsschritten, Schnittstellen und Datenquellen sie interagieren. Ohne diese Vorarbeit wird die Digitalisierung mit großer Wahrscheinlichkeit nicht den gewünschten Nutzen bringen.
Digitale HR-Services mit zentralem System
Nach der erfolgreichen Prozessdefinition geht es an die Auswahl des geeigneten Tools. Die Softwarelösung in Form eines HR Service Managers bietet sich hier als optimale Lösung an, da sie das Expertenwissen der HR-Mitarbeiter:innen auf einer zentralen Plattform bündelt. Mit dieser Lösung kann das gesamte Prozess-Portfolio digital abgebildet und einzelne manuelle Tätigkeiten durch Workflows automatisiert werden.
Vor allem in dezentralen Teams oder bei räumlich getrennten Mitarbeiter:innen, zum Beispiel im Homeoffice, führt der Einsatz eines HR Service Managers zu einer deutlichen Effizienzsteigerung. Aufgaben im HR-Team werden als Geschäftsvorfälle im Ticketmanagement angelegt, wobei je nach Kategorie des Tickets automatisch der passende Workflow hinterlegt wird. Dies ermöglicht eine übersichtliche Auflistung aller Aufgaben im Ticketsystem inklusive Terminen und Fälligkeiten. Die meisten Tools bieten zudem die Möglichkeit, die zum Fall gehörenden Dokumente anzuhängen und eine Chat-Funktion für die direkte Kommunikation.
Effizienzsteigerung und Mitarbeiterzufriedenheit im Fokus
Die Anwendungen mit einem Rollen- und Berechtigungskonzept ermöglichen mehrstufige Abstimmungen während eines Prozesses automatisch. Genehmigungen durch Vorgesetzte können direkt im System erteilt werden, wodurch der nächste Prozessschritt automatisch angestoßen wird.
Durch die Erweiterung des Ticketmanagements um ein Service-Portal können Mitarbeitende und Führungskräfte über Self-Services direkt auf Informationen zugreifen, Aufträge erteilen oder Anfragen an die Personalabteilung stellen. Dies ermöglicht eine zentrale Abbildung aller Services von der Anfrage über die Bearbeitung bis hin zur Lösung. Die durchgängige Transparenz und Rückmeldung über den Bearbeitungsstand ist entscheidend für eine positive Kunden- bzw. Mitarbeitererfahrung.
Den HR Service auswerten, optimieren und so die Qualität erhöhen
Ein praktischer Nebeneffekt der Steuerung von HR-Service-Prozessen über ein Ticket-Management-System ist das integrierte Monitoring. Dank visualisierter Reports können HR-Verantwortliche die Anzahl der abgeschlossenen Prozesse sowie deren Bearbeitungsdauer auswerten. Auf Basis dieser Daten können feste Service Level Agreements (SLAs) für einzelne Aufgaben hinterlegt werden. Die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten geben wichtige Hinweise auf Optimierungspotenziale, die zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Leistungen im Personalbereich beitragen. Durch die Steigerung von Effizienz und Servicequalität leisten digitalisierte HR-Abteilungen einen positiven und nachhaltigen Wertbeitrag für das gesamte Unternehmen.
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