Die Erstellung von Kreditverträgen erfolgt in der Regel noch manuell. Dies macht den Prozess nicht nur besonders aufwendig, sondern auch fehleranfällig. Mit geeigneten Softwarelösungen lässt sich der Prozess jedoch digitalisieren und damit deutlich effizienter gestalten. Wie das funktionieren kann, zeigt ein Quick Dive in die intelligente Dokumentengenerierung von ESCRIBA am Beispiel der Kreditverträge.
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Herausforderungen bei der Erstellung von Kreditverträgen
In vielen Kreditinstituten werden nach wie vor Basisvorlagen (z.B. VDP, LMA o.ä.) für gewerbliche Kreditverträge verwendet. Diese Vorlagen werden in MS-Word bearbeitet und durch manuelle Eingaben sowie Copy and Paste an die fallspezifischen Konditionen angepasst. Dies bringt mehrere Herausforderungen mit sich:
- Zeitaufwand: Es führt zu einem hohen manuellen Aufwand für die Bearbeitung.
- Status quo: Die Aktualität der verwendeten Vorlagen lässt sich nur schwer überprüfen.
- Fehleranfälligkeit: Durch das manuelle Copy and Paste können sich Fehler einschleichen.
- Kontrolle: Aufwendige Überprüfung der Korrektheit der verwendeten Texte und Anpassungen.
Die Lösung: Digitale Assistenten unterstützen bei der Vertragserstellung
Wie einfach und rechtssicher sich Verträge erstellen lassen, zeigt ESCRIBA. Die Lösung besteht in der Abbildung komplexer Regeln für Kreditverträge in Form von Assistenten (interaktiven Dialogfeldern), die den Anwender durch alle relevanten Kriterien führen und die notwendigen Informationen abfragen. Auf der Grundlage dieser Informationen entsteht eine institutsspezifische Textbausteindatenbank, die von jedem Institut selbst gepflegt werden kann.
Dank der Datenbank werden bei der Vertragserstellung immer die jeweils richtigen Textblöcke ausgewählt und automatisch in das Vertragsdokument eingesetzt. Die Kriterien für die interaktiven Dialogfelder sind frei definierbar und umfassen damit genau die von einem Institut festgelegten Kriterien und Regeln wie z.B. Finanzierungsart, Disagio, Verwendungszweck, Kalkulation, Laufzeit, Abnahmefrist, Auszahlung, Zinsen, Tilgung, Bankkosten, Zinssicherung, Sicherheiten, etc.
Die Assistenten führen automatisch Plausibilitäts- und Regelkonformitätsprüfungen durch, so dass Falscheingaben vermieden werden. Die Dateneingabe ist wie folgt möglich:
- freie Eingabefelder
- Auswahllisten
- Optionsauswahlfelder (Radio Button)
- Mehrfachauswahlfelder (Checkboxen)
- Datumsfelder (Kalender)
- Zudem sind Dateiauswahlfelder für das Anhängen zusätzlicher Dateien möglich
Darüber hinaus können für die fertigen Vertragsdokumente Absätze oder einzelne Felder definiert werden, in denen Änderungen vorgenommen werden oder Varianten gewählt werden dürfen. Die Legitimität und Korrektheit dieser Änderungen lassen sich zudem noch mit verpflichtenden Freigabeschleifen innerhalb eines integrierten Workflows sicherstellen.
Das Ergebnis: Massive Zeitvorteile und Fehlersicherheit
Eine so konzipierte Lösung bietet massive Zeitvorteile bei der Erstellung sowie bei der finalen Prüfung komplexer Kreditverträge. Außerdem wird sichergestellt, dass stets die richtigen und aktuellen Inhalte Verwendung finden und die Verträge damit Compliance-konform sind. Die Praxiserfahrung von ESCRIBA zeigt, dass sich die Einführung einer solchen digitalen Lösung für die Vertragserstellung bereits ab 200 Verträgen pro Jahr lohnt.
Die Vorteile der Assistenten-basierten Vertragserstellung im Überblick
- Schnelle und sichere Erstellung gewerblicher Kreditverträge ohne Word-Vorlagen und Copy and Paste
- Immer korrekt verwendete, aktuelle und freigegebene Textbausteine
- Abbildung komplexer Regeln für die Erstellung von Kreditverträge über den integrierten Entscheidungsbaum
- Abfrage der benötigten Informationen in Form von Assistenten (interaktive Dialogfelder)
- Verträge auf Basis der institutsspezifischen Textbausteine
- Frei definierbare Kriterien für die interaktiven Dialogfelder mit spezifischen Themenbereichen und Regeln wie z.B. Finanzierungsart, Disagio, Verwendungszweck, Kalkulation, Laufzeit, Abnahmefrist, Auszahlung, Zinsen, Tilgung, Bankkosten, Zinssicherung, Sicherheiten, etc.
- Sichere Dateneingabe über Eingabefelder, Auswahllisten, Optionsauswahlfelder (Radio Button), Mehrfachauswahlfelder (Checkbox) und Datumsfelder (Kalender)
- Verhinderung von Falscheingaben und Flüchtigkeitsfehlern durch automatische Plausibilitäts- und Regelkonformitätsprüfungen
- Definierbare Nachbearbeitung im Entwurfsdokument (Auswahl aus Varianten oder Freitext) mit oder ohne zusätzlicher Freigabeschleife
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