Es geht nicht ganz ohne Aufwand. Doch Personalbereiche, die Ihre HR Services in Form eines HR Taskmanagements digitalisieren, profitieren langfristig und steigern ihren eigenen Wertbeitrag. Wer dabei auf eine Software auf Basis von No-/Low-Code setzt, schafft den Sprung in eine unabhängige und agile Service-Welt.
Personalabteilungen, die ihre eigene digitale HR-Transformation erfolgreich bewältigen wollen, brauchen neben einer HR Software vor allem einen Überblick über ihre Prozesswelt. Erst wenn klar ist, welche HR-Services konkret erbracht werden, wie diese prozessual ablaufen und welche Schnittstellen und Kompetenzen dafür erforderlich sind, kann der Schritt in die Digitalisierung und Automatisierung folgen.
Da wir uns in unserem letzten Beitrag intensiv mit diesen Voraussetzungen beschäftigt haben, kümmern wir uns nun direkt um die passende Technologie, um die HR Aufgaben zu managen.
Das gesamte HR-Prozesswissen zentral in einem HR Ticketsystem bündeln
Personaler:innen verfügen über einen große Fachexpertise. Vor allem alte Hasen wissen bei jeder Mitarbeiteranfrage sofort, was Sie in welcher Reihenfolge zu tun haben, wen sie einbinden und welche Dokumente Sie erstellen müssen. Diesen Wissensschatz gilt es nun in einem zentralen, digitalen System in Form von standardisierten Prozessen und Vorlagen abzubilden. Hierfür eignet sich ein HR Ticketmanagement besonders gut. Einzelne Arbeitsschritte werden dabei digital abgebildet und mit Workflows hinterlegt. Sobald ein Dokument benötigt wird, kann dies mittels passender Vorlage direkt im Ticketsystem erzeugt und versendet bzw. in der digitalen Akte abgelegt werden.
Über diese Weise werden bereits einige Schritte automatisiert und manuelle Tätigkeiten entfallen. Zudem bietet diese Form des digitalen Taskmanagements eine hohe Transparenz darüber, welche Aufgaben sich in welchem Prozessstadium befinden, wer bisher welche Arbeitsschritte vorgenommen hat und wer informiert wurde. Dokumente, die zum jeweiligen Fall gehören werden gemeinsam mit allen anderen relevanten Informationen zentral am Ticket gespeichert. Das ist vor allem für räumlich getrennte Teams oder bereichsübergreifende Prozesse eine große Erleichterung im Daily Business.
Worauf Unternehmen bei der Einführung eines Ticketmanagements achten sollten
IT-Ressourcen sind ein knappes Gut und oft der Grund, warum die Digitalisierung interner Prozesse, wie die einer HR-Abteilung, hinten runterfallen. Ein neues Tool sollte also schnell und einfach implementiert werden können und sich auch mit wenig Aufwand an vorhandene Systeme und Datenbanken anbinden lassen. Ein weiter Punkt ist die gute Bedienbarkeit für alle, die mit dem Ticketmanagement arbeiten. Das sind natürlich in erster Linie die Personaler:innen, aber auch Mitarbeitende und Führungskräfte müssen mitbedacht werden. Diese erzeugen schließlich mit Ihren Anfragen und Aufträgen den Großteil der HR Tasks. Von Vorteil ist demnach ein Ticketsystem, das ein Service-Portal als Frontend für die Belegschaft mitbringt, über das sich die einzelnen Services übersichtlich auswählen lassen und der Auftragsstatus und die Lösung abgerufen werden kann. Damit die HR-Services zu jeder Zeit und von überall nutzbar sind, kommt in erster Linie eine Cloud-basierte Lösung infrage, die auch für mobile Endgeräte optimiert sein sollte.
Zudem sollten Personalabteilungen bei der Auswahl der passenden Software darauf achten, dass diese sich auch schnell und einfach an Veränderungen anpassen lässt. Wenn Prozesse geändert, Vorlagen angepasst oder gar neue HR Services aufgenommen werden, kann dies bestenfalls durch den Personalbereich selbst im Ticketsystem erledigt werden. So bleibt die ausgelastete IT außen vor und HR gewinnt an Autonomie und Tempo bei der Digitalisierung.
Mit einer No-/Low-Code Plattform Schritt für Schritt die eigenen HR Services digitalisieren
Genau diese Vorteile vereint eine No-/Low-Code Plattform. Software, die auf dem Prinzip von No- und Low-Coding (NLC) basiert, kann viel schneller und bedarfsgerechter entwickelt werden. Das Erstellen von Tickets und das Abbilden von mehrstufigen Workflows zählen genauso zu den Kernfunktionalitäten einer No-/Low-Code Plattform, wie eine starke Systemintegration, das mobile first-Prinzip und der Betrieb in einer Cloud.
Durch den modularen Aufbau, den die meisten NLC-Plattformen mitbringen, können Anwendungen nicht nur enorm schnell eingeführt werden, sondern auch ständig, also unabhängig von Release-Zyklen, flexibel angepasst und erweitert werden. Zusätzlich zielen die Funktionen des No-Codings darauf ab, dass affine Fachanwender, auch Citizen Developer genannt, ohne Programmierkenntnisse selbstständig Änderungen vornehmen und die Funktionen erweitern können. Damit haben HR-Bereiche also eine Software, die mitwächst und sich agil an Feedback anpassen lässt.
Auswerten, optimieren und Wertbeitrag leisten
Sobald die HR-Prozesse auf einer No-/Low-Code Plattform laufen, profitieren Personalverantwortliche direkt von den integrierten Reporting- und Monitoring-Funktionen. Diese geben zum einen Aufschluss über die Auftragslage und die Bearbeitungszeiten. Werden Workflows zusätzlich mit Service Leveln verknüpft, können darüber zum anderen auch automatische Erinnerung, Weiterleitungen oder Eskalationsprozesse integriert werden. Dies versetzt HR-Führungskräfte in die Lage, den Workload besser zu steuern Auftragsspitzen zu managen oder die eigene Ressourcenplanung anzupassen.
Die neu gewonnenen Daten aus der Digitalisierung des HR-Portfolios liefern darüber hinaus wertvolle Einblicke in puncto Prozesshäufigkeit und -Qualität. Hieraus lassen sich gute Optimierungspotentiale ableiten – zum Beispiel die Automatisierung eines besonders oft genutzten Service. Personalbereiche, die ihre Leistungen und Serviceprozesse auf dieser Basis kontinuierlich weiterentwickeln, tragen zur mehr Effizienz und Qualität bei, sparen Kosten und erhöhen langfristig die Mitarbeiterzufriedenheit. Auf diese Weise leistet der HR-Bereich einen positiven Wertbeitrag für das gesamte Unternehmen.