SAP SuccessFactors gehört zu den führenden Cloud-basierten HR-Systemen weltweit. Trotzdem kämpfen viele Personalteams täglich mit ineffizienten Daten- und Dokumentenprozessen, veralteten Vorlagen und fehleranfälligem Copy-and-Paste. Dabei lässt sich das Dokumentenmanagement in SuccessFactors mit den richtigen Zusatzmodulen nicht nur deutlich effizienter, sondern auch vollständig automatisiert gestalten. In diesem Beitrag zeigen wir, wie automatisierte Dokumente in SAP SuccessFactors gelingen. Noch mehr Tiefgang bietet dazu unser Whitepaper „Leistungsstarke, automatisierte Dokumenterstellung in SAP SuccessFactors“.
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Geschätzte Lesezeit: 8 Minuten
Übersicht
- Das Problem: SuccessFactors kann viel – aber nicht alles
- Mehr Ordnung im Dokumentenchaos mit den Lösungen von ESCRIBA
- Warum automatisierte Dokumentenerstellung heute unverzichtbar ist
- So funktioniert ESCRIBA EDS in SAP SuccessFactors
- Dokumentenautomatisierung mit verschiedenen Datenquellen
- Automatisierte Dokumente in SAP SuccessFactors im Detail
- Die wichtigsten Vorteile von ESCRIBA EDS auf einen Blick
- Praxisbeispiel: REWE Group setzt auf ESCRIBA in SAP SuccessFactors
- Fazit
Das Problem: SuccessFactors kann viel – aber nicht alles
SAP SuccessFactors ist eine leistungsstarke All-in-One-Plattform für HR-Prozesse. Personalverantwortliche nutzen sie täglich für Personalplanung, Talentmanagement, Gehaltsabrechnung und vieles mehr. Doch wenn es um die Erstellung komplexer, rechtssicherer Dokumente geht, stoßen selbst führende HR-Systeme schnell an ihre Grenzen.
Das Ergebnis ist oft dasselbe: Unterschiedliche Abteilungen pflegen ihre eigenen Vorlagensammlungen in Word oder SharePoint, Textbausteine werden manuell zusammenkopiert, und rechtliche Änderungen müssen händisch in dutzende Dateien eingearbeitet werden. Hinzu kommen Datensilos, durch die Informationen aus verschiedenen Systemen nicht automatisch zusammenfließen. So entsteht ein klassisches Szenario für Fehler, Verzögerungen und Compliance-Risiken.
Mehr Ordnung im Dokumentenchaos mit den Lösungen von ESCRIBA
Die Datenflut der letzten Jahre sowie die gestiegene Komplexität von IT-Landschaften und Office-Anwendungen haben in Unternehmen und Organisationen zu sogenannten Datensilos geführt. Diese stehen im klaren Widerspruch zum Dokument als „Single Source of Truth“. Die Folge sind verstreute Daten, eine unübersichtliche Vielzahl uneinheitlicher Dokumentvorlagen und unterschiedliche Dokumentversionen. Im schlimmsten Fall verschickt man an Geschäftspartner veraltete Dokumentvorlagen mit ungültigen Textpassagen.
Diesem Dokumentenchaos kann man mit einem effektiven Dokumentenmanagement inklusive automatisierter Dokumentenerstellung begegnen. Wie eine effektive Maßnahme aussieht, zeigt die Implementierung von ESCRIBA Enterprise Document Services (EDS) auf der ECAP No- und Low-Coding-Plattform. Diese Softwarelösung für Dokumente funktioniert sowohl „stand-alone“ als auch tief integriert in bestehende System wie zum Beispiel SAP SuccessFactors.
Warum automatisierte Dokumentenerstellung heute unverzichtbar ist
Wer heute in einer Personalabteilung arbeitet – ob im HR Shared Service Center eines Konzerns oder in einem mittelständischen Unternehmen – weiß: Die Masse an zu erstellenden Dokumenten wächst stetig. Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Arbeitszeugnisse, Bescheinigungen, Abmahnungen – all das muss man rechtlich einwandfrei, individuell und dennoch schnell erstellen.
Manuell ist das nicht mehr skalierbar. Bei Unternehmen mit 500+ Mitarbeitenden oder Konzernen mit Tausenden von Angestellten werden durch ineffiziente Dokumentenprozesse erhebliche Zeitressourcen gebunden, während die Kosten in die Höhe schießen. Die Lösung liegt auf der Hand: Automatisierte Dokumente, die per Zusatzmodul einfach in ein führendes System wie SAP SuccessFactors integriert werden. So können HR-Mitarbeitende intelligent konfigurierte, vorlagengesteuerte Dokumente direkt aus dem gewohnten HR-System heraus erstellen.
So funktioniert ESCRIBA EDS in SAP SuccessFactors
ESCRIBA Enterprise Document Services (EDS) ist eine spezialisierte Softwarelösung für die automatisierte Dokumentenerstellung und -verwaltung, die sich nahtlos in SAP SuccessFactors integrieren lässt. Im Gegensatz zu statischen Word-Vorlagen arbeitet EDS mit dynamischen Dokumentenbausteinen: Es liest Daten direkt aus SuccessFactors aus und fügt sie regelbasiert und fehlerfrei in das jeweilige Dokument ein.
Das Herzstück ist eine objektorientierte Datenbank, in der man alle Layouts, Textelemente, Logos, Regeln und Berechnungslogiken zentral verwalten kann. Aus diesen Bausteinen entstehen vollständig individualisierte Dokumente – ohne manuelles Nachformatieren, ohne Datenpflege in mehreren Systemen.
Der technische Mittler zwischen ESCRIBA EDS und SAP SuccessFactors ist der ESCRIBA Integration Server (EIS). Er fungiert als Datendrehscheibe, liest Stamm- und Bewegungsdaten aus SuccessFactors über die OData-Schnittstelle aus und kann Ergebnisse bei Bedarf auch wieder in das System zurückschreiben – bidirektional, sofern die API es erlaubt. Besonders wichtig: Der ESCRIBA Integration Server 2.0 ist von SAP für SuccessFactors zertifiziert und auch direkt über den SAP Store erhältlich.
Erfahren Sie jetzt alles Wichtige zu den zertifizierten HR-Modulen von ESCRIBA für SAP SuccessFactors: HR Software für SAP SuccessFactors
Dokumentenautomatisierung mit verschiedenen Datenquellen
Die Dokumenten-Lösungen von ESCRIBA bieten im Gegensatz zur Konkurrenz einen großen Vorteil. Sie lassen sich auch außerhalb von SAP SuccessFactors in komplexen Systemlandschaften, die aus mehreren Systemen bestehen, einfach implementieren. Dabei fungieren sie als Daten-Bindeglied und ermöglichen die Erstellung von Dokumenten aus verschiedenen Datenquellen. Egal, ob Sie mit SAP SuccessFactors, Workday, Oracle, Dayforce oder Excel-Tabellen arbeiten: Die automatisierte Dokumentenerstellung von ESCRIBA lässt sich über den Integrationsserver problemlos anbinden. Hier erfahren Sie mehr über den ESCRIBA Integration Server (EIS): Integration
Automatisierte Dokumente in SAP SuccessFactors im Detail
Für HR-Mitarbeitende, die täglich mit SuccessFactors arbeiten, ändert sich durch ESCRIBA EDS kaum etwas an der gewohnten Oberfläche – der Prozess läuft im Hintergrund deutlich effizienter ab. Konkret sieht der Ablauf so aus:
- Dokument wählen: Der HR-Mitarbeitende wählt direkt in SAP SuccessFactors den benötigten Dokumententyp – zum Beispiel einen Arbeitsvertrag oder ein Arbeitszeugnis.
- Mitarbeitenden auswählen: Die zugehörigen Stammdaten werden automatisch aus SAP SuccessFactors gezogen – kein Copy & Paste, keine manuelle Dateneingabe.
- Fehlende Informationen ergänzen: Sind einzelne Daten nicht im System hinterlegt, fragt ein intelligenter Assistentendialog diese gezielt ab und leitet den User durch offene Fragen.
- Ausgabekanal bestimmen: Drucken, per E-Mail versenden, digital signieren oder automatisch in der elektronischen Personalakte ablegen – alles in einem einzigen Prozessschritt möglich.
- Fertig: Das Dokument entspricht automatisch den betrieblichen CI-Vorgaben, den aktuellen rechtlichen Anforderungen und den in SuccessFactors gespeicherten Daten.
Die wichtigsten Vorteile von ESCRIBA EDS auf einen Blick
Fehlerfreiheit und Rechtssicherheit
Durch die regelbasierte Dokumentenlogik entsprechen alle erzeugten Schriftstücke automatisch den aktuellen gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben. Veraltete Klauseln oder falsch übertragene Daten gehören der Vergangenheit an.
Bis zu 90 Prozent Zeitersparnis
Was früher Stunden in Anspruch nahm, gelingt mit ESCRIBA EDS in Sekunden. Das Unternehmen ENERCON beispielsweise konnte den Prozess zur Erstellung von Arbeitsverträgen von 6,25 Stunden auf nur 45 Minuten reduzieren – eine Zeitersparnis von 78%.
Weniger Pflegeaufwand durch modulare Vorlagen
Textelemente und Klauseln werden einmal zentral gepflegt und stehen sofort in allen relevanten Dokumenten zur Verfügung. Ändert sich ein Passus im Tarifvertrag oder eine gesetzliche Regelung, wird er an einer einzigen Stelle aktualisiert – und gilt automatisch für alle Folgedokumente.
Komplexe Dokumente ohne Programmieraufwand
Dank der No- und Low-Code|AI-Technologie der ESCRIBA ECAP-Plattform können HR-Teams selbst komplexe Vorlagen, Regeln und Workflows konfigurieren – ohne Entwickler einzubeziehen. Das hält die Lösung agil, auch wenn sich gesetzliche Anforderungen kurzfristig ändern.
Multi-System-Fähigkeit
Ein besonderer Vorteil von ESCRIBA EDS gegenüber reinen All-in-One-Lösungen: Es kann gleichzeitig Daten aus mehreren Systemen – also etwa SAP HCM, SAP SuccessFactors und weiteren Backends – in einem einzigen Dokument zusammenführen. Ideal für Konzerne mit parallelen Systemlandschaften.
Praxisbeispiel: REWE Group setzt auf ESCRIBA in SAP SuccessFactors
Die REWE Group stand vor einer typischen Herausforderung großer Konzerne: dezentrale HR-Dokumentenprozesse, unterschiedliche Vorlagen quer durch die Organisation und ein fehlender Standard – verstärkt durch den Wechsel auf SAP SuccessFactors als neue konzernweite HR-Plattform.
Mit ESCRIBA EDS konnten wir alle HR-Dokumente zentralisieren sowie regelbasiert und automatisiert sowohl in SAP HCM als auch in SAP SuccessFactors integrieren. Das Ergebnis: ein durchgängiger, digitaler End-to-End-Prozess für die gesamte konzernweite HR-Dokumentenerstellung – ohne Medienbrüche, ohne Doppelpflege.
„Die umfangreichen Möglichkeiten zur Individualisierung der Dokumente, die ESCRIBA bietet, versetzt uns in die Lage, optimal auf die vielfältigen Anforderungen und Wünsche unserer Fachabteilungen einzugehen“, sagt Joachim Pleiß, Head of HR Technology & Solutions, REWE Group. Erfahren Sie mehr über den Use Case mit REWE.
Fazit
SAP SuccessFactors bildet eine exzellente Grundlage für modernes HR-Management. Doch für eine automatisierte, skalierbare und rechtssichere Dokumentenerstellung braucht es ein spezialisiertes Zusatzmodul. ESCRIBA EDS schließt effektiv diese Lücke – zertifiziert von SAP, nahtlos integriert und bewährt bei mehr als 100 Unternehmen, darunter zahlreiche DAX- und MDAX-Konzerne.
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