HR-Software für Workday

HR-Software-Integrationen für Workday – das sind die Herausforderungen

Im Personalbereich werden hochindividuelle und rechtssensible HR-Dokumente wie Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Änderungsverträge, Abmahnungen und Zeugnisse erstellt. Diese Unterlagen müssen nicht nur formal korrekt erstellt, sondern auch sicher, revisions- und DSGVO-konform archiviert werden. Und das über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

Ein zentrales Problem ist dabei, dass die Standardfunktionen von Workday bei komplexen Anforderungen an die Vorlagensteuerung, Massenerstellung, mehrstufige Freigaben und qualifizierte E-Signaturen oft an ihre Grenzen stoßen. Folgende Faktoren erhöhen das Fehlerrisiko und verlangsamen die HR-Prozesse deutlich:

• unterschiedliche oder inkonsistente Vorlagen
• manuelle Nachbearbeitung in Office-Dokumenten
• fehlende, systemgestützte Regelwerke z.B. je Land, Gesellschaft und Mitarbeitergruppe

Auch die Software-Integration von Tools zur Dokumentenerstellung und digitaler Personalakte in Workday ist eine Herausforderung. Wenn Sie ein Dokument außerhalb von Workday erzeugen, müssen Sie es häufig manuell hochladen und korrekt den Mitarbeiterdatensätzen zuordnen. Und das inklusive richtiger Dokumentenklasse, Gültigkeitsdatum und Aufbewahrungsfrist. Fehlen automatisierte Schnittstellen zur Integration entstehen Medienbrüche, Dubletten oder unvollständige Akten.

Hinzu kommen hohe Anforderungen an Compliance und Datenschutz: Rollenbasierte Berechtigungskonzepte müssen sicherstellen, dass Beschäftigte nur einen eingeschränkten Zugriff auf ihre eigene digitale Personalakte haben, während HR, Führungskräfte, Betriebsrat oder Payroll genau definierte, differenzierte Zugriffsrechte erhalten. Gleichzeitig müssen Prüfbarkeit (Audit-Trails), Aufbewahrungs- und Löschregeln sowie länderspezifische Vorgaben abgebildet werden.

So profitieren Sie von der Partnerschaft zwischen ESCRIBA und Workday

Die Integrationen von spezialisierten Lösungen zur Dokumentenerstellung und professionellen digitalen Personalakten in Workday sind ein geschäftskritisches Thema. Denn nur, wenn Vorlagen, Freigabeprozesse, Signatur-Workflows, Archivierung und Berechtigungen nahtlos zusammenspielen, kann Workday sein Potenzial als zentrale HR-Plattform voll ausspielen und HR-Teams wirklich entlasten.

Deshalb konzipiert, entwickelt und implementiert ESCRIBA als Softwarepartner von Workday Lösungen, die den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtern. Dank eines vorkonfigurierten Adapters erfolgt die Datenanbindung von ESCRIBA an Workday HCM nahtlos. Die Schnittstelle ermöglicht darüber hinaus einen bidirektionalen Datenaustausch, also auch das Zurückschreiben von Daten in das HCM-System. Zudem ermöglicht die branchenführende Multi-System-Anbindung über den ESCRIBA Integration Server (EIS) die Zusammenführung von Daten aus unterschiedlichen Systemen und Quellen. So können verzweigte und global operierende Unternehmen ihre Daten nicht nur aus Workday, sondern parallel auch aus SAP, Oracle, Dayforce etc. in Dokumenten und E-Akten zusammenführen.

Darüber hinaus bietet ESCRIBA als Channel-Partner von Workday den Zugang zu weiteren Lösungen auf unserer hauseigenen ESCRIBA ECAP NLC|AI-Plattform. Diese basiert auf der effizienten No- und Low-Code|AI-Technologie, die mit Flexibilität, Modularität und Simplizität überzeugt. Dazu zählt das ECAP HR Service Management, als eine der führenden und umfangreichsten Anwendungen zur End-to-End Digitalisierung von Personalprozessen.

Unsere ESCRIBA Apps „Built on Workday”

Aus der Partnerschaft sind zwei Workday-spezifische Apps hervorgegangen, die das Zertifikat „Built on Workday” tragen. Diese sind auch direkt im Workday Marketplace erhältlich. Mithilfe des ESCRIBA Document Automation Connectors können Benutzer Dokumente aus jedem Workday-Geschäftsprozess oder auf Abruf erstellen und anpassen. Der ESCRIBA eFile Automation Connector erleichtert die Verbindung der digitalen Personalakte mit Workday und arbeitet dabei nahtlos mit dem ESCRIBA Document Automation Connector zusammen. Beide Anwendungen wurden von Workday-Fachexperten geprüft und genehmigt.

1. ESCRIBA Document Automation Connector

Der auf ESCRIBA Enterprise Document Services (EDS) basierende ESCRIBA Document Automation Connector ermöglicht Workday-Benutzern das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten direkt aus Workday heraus. Damit bricht ESCRIBA traditionelle Dokumenten-Workflows auf und stellt sie auf eine dynamische Dokumentengenerierung um. Dabei fließen dokumentenspezifische Daten strukturiert und regelbasiert in vordefinierte Vorlagen ein. Anschließend werden Inhalt, Layout und Branding automatisch an die Anforderungen des Unternehmens angepasst.

Ein ausgefeiltes Sicherheits- und Rollen-Management stellt sicher, dass sensible Informationen aus den
Bereichen Recht, Marketing und Personalwesen ordnungsgemäß verwaltet werden. Die Lösung ist zudem skalierbar, wächst mit global agierenden Unternehmen mit und lässt sich mit minimalem
Wartungsaufwand an steigende Anforderungen anpassen. Damit ist dieses HR-Software-Modul ideal zur Ergänzung der bestehenden Workday-Umgebung geeignet.

Funktionen im Überblick

• Nahtlose Workday-Integration: Schnittstellen können individuell zwischen Workday-Nutzern und ESCRIBA konfiguriert werden.
• Regelbasierte Dokumentenerstellung: Passen Sie Dokumente dynamisch mit einer flexiblen Engine an, die die Wartung vereinfacht und komplexe organisatorische Anforderungen unterstützt.
• Globale Lokalisierungsunterstützung: Dokumente können in mehreren Sprachen erstellt werden und gleichzeitig regionale und lokale Anforderungen erfüllen.
• Erweitertes Signaturmanagement: Nutzen Sie den integrierten Signaturmanager, um elektronische Signaturen über mehrere Anbieter hinweg zu ermöglichen.
• Mengen-Dokumentenerstellung: Erstellen und bündeln Sie mehrere miteinander verbundene Dokumente in einem einzigen Workflow, um die Verarbeitung zu optimieren.
• Dokumentenspeicherung: Zusätzlich gewährleistet der ESCRIBA eFile Automation Connector eine sichere und rechtskonforme Speicherung der Dokumente.

Benefits

• Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit: Das lokale Dokumentenmanagement kann zu einem globalen System ausgebaut werden mit lediglich einer Lizenz für verschiedene Unternehmens-Szenarien.
• Verbesserte User Experience: Ermöglichen Sie Endnutzern eine nahtlose Interaktion innerhalb von Workday mit reduziertem manuellen Aufwand und einer effizienteren Dokumentenverwaltung.
• Betriebliche Effizienz: Der Zeitaufwand für routinemäßige Dokumentenaufgaben wird erheblich reduziert, was zu besserer Geschäftskontinuität und Compliance in einzelnen Teams führt.

2. ESCRIBA eFile Automation Connector

Der ESCRIBA eFile Automation Connector unterstützt Benutzer bei der Konfiguration der eFile-Verbindung mit Workday und der optimalen Nutzung aller Funktionen. Somit können Sie Workday-Dokumente entweder ad hoc oder automatisch an die richtige Ablage innerhalb der elektronischen Personalakte (ePA) verschieben. Die Anwendung ist in hohem Maße konfigurierbar und kann spezielle Anforderungen erfüllen, beispielsweise wenn lokale Datenspeicher erforderlich sind.

Die Lösung ermöglicht es Nutzern, festzulegen, wie mit digitalen Akten umgegangen werden soll, wenn Mitarbeiter zwischen verschiedenen Gerichtsbarkeiten wechseln. Zudem bietet sie detaillierten Zugriff auf vorhandene Mitarbeiterdokumente. Über einen automatisch generierten Link können Dokumente auch für einen bestimmten Zeitraum freigegeben werden. So erweitert der ESCRIBA eFile Automation Connector die HR-Software von Workday um sinnvolle Ablagefunktionen.

Funktionen im Überblick

• Haupt-Feature: Eine vollwertige, konfigurierbare eFiling-Lösung mit automatischer oder manueller Verschiebung von Personaldokumenten.
• Einfache Einrichtung: Workday-Tenants können unkompliziert über die Konfiguration mit ESCRIBA verbunden werden.
• Flexibilität: Dank eines speziellen Speichermodells gelingt die lokale Speicherung aller Dokumente in einer Umgebung oder an einem anderen Ort völlig unkompliziert, falls dies aus rechtlichen Gründen erforderlich ist.

Benefits

• Höchste Skalierbarkeit: Erweitern Sie Ihr ursprüngliches eFile-System ganz einfach von einer lokalen zu einer globalen Lösung.
• Benutzerfreundlich: Greifen Sie mit nur einem Klick auf Ihre Dateien zu – gesichert entsprechend Ihren Anforderungen und Ihrer Rolle.
• Rechtssicher: Der ESCRIBA eFile Automation Connector bietet eine sichere und rechtskonforme Speicherung der Workday-Dokumente.
• Kompatibilität: Als zertifizierte „Built on Workday”-Anwendung, wird eine hohe Kompatibilität gewährleistet.

ESCRIBA Connectoren direkt im Workday Marketplace erhältlich

Als zertifizierter Workday-Partner bietet ESCRIBA die HR-Software-Module zur Dokumentenerstellung und digitalen Archivierung in der elektronischen Personalakte direkt im Workday Marketplace an. Damit erhalten Workday-Kunden sofortigen Zugang zu den Connectoren ESCRIBA Document Automation und ESCRIBA eFile Automation. Darüber hinaus können selbstverständlich auch individuelle HR-Software-Anwendungen von ESCRIBA für Workday erstellt werden. Denn dank der No- und Low-Code|AI-Technologie sind alle ESCRIBA Lösungen nicht nur untereinander kompatibel, sondern fügen sich auch nahtlos in die Workday-Umgebung ein. Eine gebündelte Übersicht der ESCRIBA Anwendungen für den HR-Bereich bietet unser HR Service Management.

Häufig gestellte Fragen zu Workday und ESCRIBA