Es geht nicht ganz ohne Aufwand. Doch Personalbereiche, die ihre Services mit einem HR-Ticketsystem organisieren und digitalisieren, profitieren langfristig und steigern ihren eigenen Wertbeitrag. Wer dabei auf eine Software auf Basis von No- und Low-Code setzt, schafft den Sprung in eine unabhängige und agile HR-Welt.
Bleiben Sie auf dem neuesten Stand zum Thema „Digitalisierung des Personalwesens” und folgen Sie ESCRIBA auf LinkedIn.
Personalabteilungen, die ihre eigene digitale HR-Transformation erfolgreich bewältigen wollen, brauchen neben einer HR-Software vor allem einen Überblick über ihre Prozesswelt. Erst wenn klar ist, welche HR-Services konkret erbracht werden, wie diese prozessual ablaufen und welche Schnittstellen und Kompetenzen dafür erforderlich sind, kann der Schritt in die Digitalisierung und Automatisierung folgen.
Da wir uns in unserem letzten Beitrag intensiv mit diesen Voraussetzungen beschäftigt haben, kümmern wir uns nun direkt um die passende Technologie, um die HR-Aufgaben zu managen.
Das gesamte HR-Prozesswissen zentral in einem HR-Ticketsystem bündeln
Personaler:innen verfügen über eine große Fachexpertise. Vor allem alte Hasen wissen bei jeder Mitarbeiteranfrage sofort, was sie in welcher Reihenfolge zu tun haben, wen sie einbinden und welche Dokumente sie erstellen müssen. Diesen Wissensschatz gilt es nun in einem zentralen, digitalen System in Form von standardisierten Prozessen und Vorlagen abzubilden. Hierfür eignet sich beispielsweise ein HR-Ticketsystem von ESCRIBA besonders gut. Dabei werden einzelne Arbeitsschritte digital abgebildet und mit Workflows hinterlegt. Sobald ein Dokument benötigt wird, kann es mittels passender Vorlage direkt im Ticket-System erzeugt und versendet bzw. in der digitalen Personalakte abgelegt werden.
Auf diese Weise werden einige Schritte automatisiert und manuelle Tätigkeiten entfallen. Zudem bietet diese Form des digitalen Task-Managements eine hohe Transparenz darüber, welche Aufgaben sich in welchem Prozessstadium befinden, wer welche Arbeitsschritte bisher vorgenommen hat und wer informiert wurde. Dokumente, die zum jeweiligen Fall gehören, werden gemeinsam mit allen anderen relevanten Informationen zentral im Ticket gespeichert. Das ist vor allem für räumlich getrennte Teams oder bereichsübergreifende Prozesse eine große Erleichterung im Alltag.
Worauf Unternehmen bei der Einführung eines Ticketmanagements achten sollten
IT-Ressourcen sind knapp und oft der Grund, warum die Digitalisierung interner Prozesse, etwa in der HR-Abteilung, auf der Strecke bleibt. Ein neues Tool sollte sich deshalb schnell und einfach implementieren lassen und auch mit wenig Aufwand an vorhandene Systeme und Datenbanken anbinden lassen.
Ein weiterer Punkt ist die gute Bedienbarkeit für alle, die mit dem Ticketmanagement arbeiten. Das sind in erster Linie die Personaler:innen, aber auch Mitarbeitende und Führungskräfte müssen berücksichtigt werden. Schließlich erzeugen diese mit ihren Anfragen und Aufträgen den Großteil der Personalaufgaben. Von Vorteil ist demnach ein HR-Ticketsystem mit einem Self-Service-Portal als Frontend für die Belegschaft. Über dieses Portal lassen sich die einzelnen Services übersichtlich auswählen und der Auftragsstatus sowie die Lösung abrufen.
Damit die HR-Services jederzeit und von überall nutzbar sind, ist eine Cloud-basierte Lösung, die auch für mobile Endgeräte optimiert ist, am besten geeignet. Bei der Auswahl der passenden Software sollten Personalabteilungen zudem darauf achten, dass sich diese schnell und einfach an Veränderungen anpassen lässt. Wenn Prozesse geändert, Vorlagen angepasst oder gar neue HR-Services aufgenommen werden sollen, sollte dies idealerweise durch den Personalbereich selbst im Ticketsystem erledigt werden können. So bleibt die ausgelastete IT außen vor und die Personalabteilung gewinnt an Autonomie und Tempo bei der Digitalisierung.
Mithilfe einer No- und Low-Code-Plattform Schritt für Schritt die eigenen HR-Services digitalisieren
Genau diese Vorteile vereint eine No- und Low-Code-Plattform. Software, die auf dem Prinzip von No- und Low-Coding (NLC) basiert, kann viel schneller und bedarfsgerechter entwickelt werden. Zu den Kernfunktionalitäten zählen das Erstellen von Tickets, das Abbilden von mehrstufigen Workflows, eine starke Systemintegration, das Mobile-First-Prinzip und der Betrieb in einer Cloud.
Durch den modularen Aufbau der meisten NLC-Plattformen können Anwendungen nicht nur enorm schnell eingeführt, sondern auch ständig – also unabhängig von Release-Zyklen – flexibel angepasst und erweitert werden. Die Funktionen des No-Codings zielen zusätzlich darauf ab, dass affine Fachanwender – auch Citizen Developer genannt – ohne Programmierkenntnisse selbstständig Änderungen vornehmen und die Funktionen erweitern können. Damit haben HR-Bereiche eine Software, die mitwächst und sich agil an Feedback anpassen lässt.
HR-Ticketsystem als Wertbeitrag der Personalabteilung
Wenn die HR-Prozesse auf einer No-/Low-Code-Plattform laufen, profitieren Personalverantwortliche direkt von den integrierten Reporting- und Monitoring-Funktionen. Diese geben Aufschluss über die Auftragslage und die Bearbeitungszeiten. Werden Workflows zusätzlich mit Service-Leveln verknüpft, können darüber auch automatische Erinnerungen, Weiterleitungen oder Eskalationsprozesse integriert werden. Dadurch sind HR-Führungskräfte in der Lage, den Arbeitsaufwand besser zu steuern, Auftragsspitzen zu bewältigen und die eigene Ressourcenplanung anzupassen.
Die neu gewonnenen Daten aus der Digitalisierung des HR-Portfolios liefern zudem wertvolle Einblicke in Prozesshäufigkeit und -qualität. Hieraus lassen sich Optimierungspotenziale ableiten, beispielsweise die Automatisierung eines besonders oft genutzten Services. Personalbereiche, die ihre Leistungen und Serviceprozesse auf dieser Basis kontinuierlich weiterentwickeln, steigern die Effizienz und Qualität, senken die Kosten und erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit langfristig. Auf diese Weise leistet der HR-Bereich einen positiven Wertbeitrag für das gesamte Unternehmen.
