Konzerne stehen vor großen administrativen Herausforderungen. Je mehr Mitarbeitende in einem Konzern beschäftigt sind, desto höher ist das Arbeitsvolumen für die Personalabteilungen. Hinzu kommt, dass viele Konzerne aus verschiedenen Teilen mit eigenständigen HR-Abteilungen und -Prozessen bestehen. Dies führt in der Regel zu ineffizienten und uneinheitlichen Arbeitsabläufen. Die Folge ist beispielsweise eine hohe Anzahl nicht harmonisierter HR-Dokumente und Dokumentvorlagen. Wie die Zentralisierung aller HR-Dokumente im Konzern nahtlos realisiert werden kann, zeigt REWE mit einer Softwarelösung von ESCRIBA.
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Mit rund 390.000 Mitarbeitenden und einem Umsatz von 84 Milliarden Euro (2023) ist die REWE Group
einer der größten Arbeitgeber Deutschlands. Systemumstellungen in der IT können da schnell zur heiklen Mammutaufgabe werden. Dies galt es unbedingt zu vermeiden, als bei REWE die bestehenden Lösungen zur Dokumentenerstellung abgelöst werden sollten, da diese nicht mit der Cloud-basierten HR-Software SAP SuccessFactors kompatibel waren.
Bis zu diesem Zeitpunkt hatte die REWE Group zwei unterschiedliche Lösungen für das HR-Dokumentenmanagement im Einsatz, die jedoch beide die Anforderungen der komplexen Unternehmensstruktur nicht vollständig abdecken konnten. Aus diesem Grund wurde eine zukunftsorientierte Softwarelösung gesucht – und mit ESCRIBA EDS gefunden. Dieser Schritt ermöglichte die Zentralisierung aller HR-Dokumente innerhalb der REWE Group, die nun von einem fünfköpfigen Team zentral verwaltet und organisiert werden. Doch wie gelang es?
Die hohen Anforderungen von REWE
Bei REWE stand die konzernweite Harmonisierung der Dokumente im Vordergrund, um effiziente und standardisierte Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Die Herausforderung lag darin, dass in den einzelnen Unternehmensbereichen sehr unterschiedliche Dokumentinhalte verwendet werden. Zudem sind die REWE-Filialen eigenständig, was zu einer enormen Anzahl von Unterschriftenzeilen und damit zu unterschiedlichen Vorlagen mit spezifischen Fußzeilen in den Dokumenten führt. Darüber hinaus stellte REWE hohe Anforderungen an die Performance bzw. Geschwindigkeit bei Mengen-Aufträgen. Denn bei der Erstellung von tausenden Schreiben auf Knopfdruck spielen Schnelligkeit und Effizienz im Backend eine entscheidende Rolle.
Harmonisierung der HR-Dokumente ohne Einbußen
Um insbesondere die vielfältigen HR-Dokumente zu harmonisieren, sollte eine einheitliche Dokumentenmanagement-Software zum Einsatz kommen. Entscheidend war dabei, dass sie sich sowohl in On-Premise-Systeme wie SAP HCM als auch in Cloud-basierte Systeme wie SAP SuccessFactors integrieren lässt. Zudem sollte die neue Dokumentenlösung bestehende Softwarelösungen konzernweit möglichst einfach ablösen. Trotz der Vereinfachung durfte die Funktionsvielfalt nicht eingeschränkt werden. Und sie sollte helfen, Dokumente beispielsweise nach Abrechnungs-, Recruiting- und HR-Themen zu klassifizieren. Das Ziel: eine unternehmensweite Standardisierung der Dokumente.
ESCRIBA konnte die hohen Anforderungen von REWE erfüllen. Um zu zeigen, dass die gesteckten Ziele erreicht werden können, wurde ein Proof of Concept durchgeführt. Dieser diente zunächst als vorgezogenes Projekt zur Dokumentenerstellung in SAP SuccessFactors und SAP HCM integriert. Im Rahmen der Machbarkeitsstudie wurden bereits 60 verschiedene Dokumentvorlagen erstellt. Anschließend erfolgte die Anbindung weiterer Systeme der Konzerntöchter wie zum Beispiel d.vinci. Auf Basis des erfolgreichen Proof of Concept wurde ein sukzessiver Rollout in den einzelnen Regionen der REWE Group vorgenommen. Nach dem Übergang in den Regelbetrieb konnte die übrige konzernweit eingesetzte Software zur HR-Dokumentenerstellung abgeschaltet werden.
Durchgängig digitalisierte Prozesse von der Dokumentenerstellung bis zur Archivierung
Um die gesteckten Ziele bei REWE zu erreichen, wurde ESCRIBA Enterprise Document Services (EDS) an verschiedene HR-Systeme in unterschiedlichen Teilen des Konzerns angebunden. Insbesondere konnte EDS erfolgreich in das bestehende SAP SuccessFactors integriert werden und die bisherige Dokumentensoftware problemlos ablösen. Als großen Vorteil bietet ESCRIBA EDS die Möglichkeit, sehr komplexe Dokumente abzubilden und automatisierte Dokumenten-Workflows zu erstellen. Hinzu kommt die direkte Archivierung in einer elektronischen Personalakte. Somit ist ein durchgängig digitalisierter Prozess von der Dokumentenerstellung bis zur Archivierung gewährleistet.
Die Implementierung von ESCRIBA EDS bietet folgende Benefits:
- Einfache Ablösung bisheriger Dokumenten-Software mit fehlender SuccessFactors-Anbindung
- Konzernweite Standardisierung und signifikante Reduzierung der Dokumentvorlagen
- Daten werden regelbasiert aus mehreren Backend-Systemen nahtlos in Dokumenten zusammengefügt
- Einfachere Workflows bei der Erstellung komplexer Dokumente insbesondere im HR-Bereich
- Hohe Prozesseffizienz, Compliance und Zuverlässigkeit bei der Dokumentenerstellung
„Eine der großen Stärken von ESCRIBA ist es, vielfältige und komplexe Dokumente übersichtlich und einfach zu verwalten. Dank der tiefen Integration in SAP HCM sowie SAP SuccessFactors sind wir in der Lage, den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden in unserem Unternehmen mit den entsprechenden Dokumenten zu begleiten. Die umfangreichen Möglichkeiten zur Individualisierung der Dokumente, die ESCRIBA bietet, versetzt uns in die Lage, optimal auf die vielfältigen Anforderungen und Wünsche unserer Fachabteilungen einzugehen“, sagt Joachim Pleiß, Head of HR-Technology and Solution bei der REWE Group. Mit ESCRIBA EDS gelang die Zentralisierung aller HR-Dokumente. Damit konnten im Jahr 2024 über 380.000 Dokumente und mehr als 40.000 Arbeitsverträge effizient erstellt werden.
Erfahren Sie mehr zur Funktionsweise der Dokumentenerstellung mit ESCRIBA unter „Effizient, automatisierbar und rechtssicher – Digitales Dokumentenmanagement“.
