Das BEM-Verfahren digital lösen

Seit 2004 sind Arbeitgeber nach § 167 Abs. 2 SGB IX verpflichtet, ein strukturiertes Verfahren einzuleiten, wenn Mitarbeitende innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen krankheitsbedingt ausfallen.

Doch das BEM-Verfahren ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht. Richtig umgesetzt ist es ein strategisches Instrument zur Mitarbeiterbindung, Gesundheitsförderung und Risikominimierung. Die Herausforderung liegt allerdings häufig in der praktischen Umsetzung: Wie kann man sicherstellen, dass alle Prozesse rechtssicher dokumentiert, Fristen eingehalten, Beteiligte eingebunden und sensible Daten geschützt werden?

Die Antwort liegt in der Digitalisierung des BEM-Prozesses. Dies bedeutet, analoge Verwaltungsprozesse durch systemgestützte, automatisierte und benutzerfreundliche Lösungen zu ersetzen. Moderne BEM-Software wie die BEM-Zentrale von ESCRIBA schafft neue Wege, um Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit im Gesundheitsmanagement eines Unternehmens zu steigern.

Wann spricht man von einem BEM-Fall?

Ein BEM-Fall liegt dann vor, wenn ein:e Mitarbeiter:in innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten ununterbrochen oder wiederholt länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war. In größeren Organisationen betrifft dies durchschnittlich etwa drei bis fünf Prozent der Belegschaft. Die Gründe dafür sind vielfältig: körperliche Erkrankungen, psychische Belastungen, chronische Leiden oder unfallbedingte Ausfälle.

Für Arbeitgeber ist es entscheidend, solche Fälle frühzeitig zu erkennen und ein entsprechendes BEM-Verfahren strukturiert einzuleiten. Die manuelle Erfassung und Verwaltung solcher Fälle – etwa über Excel-Listen, E-Mails oder Kalender – ist jedoch fehleranfällig, unübersichtlich und datenschutzrechtlich bedenklich.

Daher lohnt es sich, diesen Prozess systemunterstützt und automatisiert zu steuern und zu verwalten. Hierfür ist beispielsweise die BEM-Zentrale von ESCRIBA als Einzelanwendung oder Teil des HR Service Managers eine ideale Lösung.

Was muss man beim BEM-Verfahren beachten?

Ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) muss strukturiert durchgeführt und dokumentiert werden. Die Teilnahme der Mitarbeitenden ist freiwillig und eine Nicht-Teilnahme darf keine nachteilige Auswirkung im Arbeitsverhältnis haben. Dennoch muss man auch die Ablehnung dokumentiert, da sie unter Umständen in einem arbeitsrechtlichen Konfliktfall eine Rolle spielen kann.

Aber die Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements ist nicht nur eine lästige Pflichterfüllung für den Arbeitgeber, sondern bringt auch betriebswirtschaftliche Vorteile. Denn die schnelle und nachhaltige Wiedereingliederung, die Vermeidung erneuter Erkrankung und die langfristige Erhaltung der Arbeitsfähigkeit der Beschäftigten stellen gerade in Zeiten des Fachkräftemangels eine kluge Investition dar.

Gratis Download

Digitalisierung im Personalwesen – Chancen und Herausforderungen

Unternehmen befinden sich in einem globalen Wettbewerb um die besten Talente, während gleichzeitig technologische Entwicklungen neue Chancen, aber auch Herausforderungen schaffen. Doch trotz der zunehmenden Verfügbarkeit digitaler Tools verläuft die Digitalisierung im HR-Bereich oft schleppender als in anderen Unternehmensbereichen. In diesem Whitepaper erörtern wir, an welchen Stellen es hakt und wie sich die Probleme lösen lassen, um HR-Prozesse fit für die Zukunft zu machen. Hier geht es zum Download.

Herzstück des Verfahrens – das BEM-Gespräch

Das BEM-Gespräch ist der zentrale Baustein eines jeden BEM-Falls. Es bietet die Möglichkeit, gemeinsam mit der erkrankten Person, gegebenenfalls unter Beteiligung von Betriebsarzt, Personalabteilung, Führungskraft oder Betriebsrat, Ursachen zu analysieren und Maßnahmen zur Reintegration zu entwickeln.

Wichtig ist dabei: Die Teilnahme ist freiwillig. Die Einladung sollte respektvoll, lösungsorientiert und transparent erfolgen. Eine moderne BEM-Lösung unterstützt diesen Prozess, indem sie automatisch rechtssichere Einladungsschreiben generiert, alternative Kommunikationswege (z. B. telefonische Einladung) dokumentiert und Termine koordiniert.

Erfolgt eine Ablehnung des Gesprächs, muss man diese datenschutzkonform dokumentieren. Dies gelingt durch eine digitale BEM-Software wesentlich einfacher und zudem revisionssicher im Vergleich zu einer manuellen Aktenführung.

Die Herausforderungen des BEM-Verfahrens

Die Koordination und Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) ist für BEM-Beauftragte eine komplexe Herausforderung. Vor allem in großen Unternehmen müssen sie eine hohe Anzahl an BEM-Fällen mit jeweils unterschiedlichen Start- und Verlaufsdaten im Blick behalten. Dazu gehört das Versenden von Einladungsschreiben sowie eine nachhaltige Kommunikation mit den einzelnen Personen. All dies muss dokumentiert und archiviert werden. Hinzu kommen die Terminabstimmung und die Einbeziehung unterschiedlicher Beteiligter und Verantwortlicher. Trotz dieser Routinetätigkeiten und formalen Prozessabläufe spielt auch die individuelle und menschliche Betreuung eine wichtige Rolle.

Die klassische Umsetzung des BEM ist in vielen Organisationen nach wie vor papierbasiert oder erfolgt über verteilte, nicht integrierte Tools. Das führt zu einer Vielzahl von Problemen:

• Unübersichtlichkeit bei steigender Fallzahl
• Datenverlust oder fehlerhafte Ablage
• Mangelhafte Kommunikation zwischen Beteiligten
• Fristversäumnisse und rechtliche Risiken
• Fehlende Auswertungsmöglichkeiten

All diese Herausforderungen kann man durch den Einsatz moderner BEM-Tools meistern.

Digitale Lösungen wie die ESCRIBA BEM-Zentrale bieten eine zentrale Fallakte mit allen relevanten Informationen, eine Prozesslogik zur Fristenkontrolle und automatische Erinnerungen, damit Verantwortliche keinen Schritt im Verfahren übersehen. Vor allem bei einer Vielzahl paralleler Fälle ist dies unverzichtbar. Mit der ESCRIBA BEM-Zentrale werden die Routinetätigkeiten im BEM-Verfahren effizient digitalisiert und automatisiert. So bleibt den BEM-Beauftragten mehr Zeit für die persönliche Betreuung.

Wie kann das Betriebliche Eingliederungsmanagement digitalisiert werden?

Bereits die Identifizierung von BEM-Fällen kann automatisch über eine Auswertung der Abwesenheitsdaten aus dem HR-Kernsystem oder der Zeiterfassung erfolgen. Ab der Erfassung übernimmt die BEM-Zentrale die Steuerung und Verwaltung. Der HR-Business-Partner oder BEM-Beauftragte erhält den neuen Fall vorgelegt mit der Aufgabe, dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin die Teilnahme an der betrieblichen Eingliederung vorzuschlagen. Hierfür kann der Beauftragte ein automatisiert erstelltes Einladungsschreiben verwenden. Selbstverständlich ist auch eine telefonische Einladung möglich – oder in Kombination mit einem Schreiben. In jedem Fall ist eine Dokumentation an einer zentralen Stelle z.B. in einer BEM-Fallakte vom Gesetzgeber vorgeschrieben.

ESCRIBA BEM-Zentrale vereinfacht das Verfahren signifikant

Die BEM-Zentrale von ESCRIBA ist ein ideales Tool zur Digitalisierung des betrieblichen Eingliederungsmanagements. Sie lässt sich als Stand-alone-Lösung oder als Modul des „HR Service Managers“ nutzen. Die Lösung ist skalierbar – vom mittelständischen Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden bis zum Konzern mit mehreren Tausend Beschäftigten. Auch mehrere HR-Systeme können gleichzeitig angebunden werden. Und so lässt sich das BEM-Verfahren Schritt für Schritt digitalisieren:

Wird die Teilnahme an der Maßnahme bestätigt, geht es um die Terminfindung für das erste BEM-Gespräch. Ist der Termin gefunden, unterstützen ebenfalls automatisch erstellte Dokumente bei der Vereinbarung und der Einladung zum Termin. Je nach Unternehmensorganisation sind noch weitere Personen oder Bereiche wie z.B. Führungskraft, Betriebsrat, Legal, Sozialunterstützung etc. in den Prozess einzubeziehen.

Durch Terminüberwachung und Wiedervorlage sorgt die BEM-Zentrale dafür, dass kein Termin zum Einladen, Nachfassen und Überprüfen verpasst wird, auch wenn zig oder hunderte BEM-Verfahren gleichzeitig zu betreuen sind. Dies ist wichtig, da der Arbeitgeber sicherstellen muss, dass die Gespräche stattfinden, Vereinbarungen getroffen und Maßnahmen überprüft werden. Das alles sollte dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Auch interessant

Agentic AI für HR – Welche Vorteile bieten KI-Agenten im Arbeitsalltag?

Agentenbasierte KI ist viel mehr als nur ein Hype. Sie ist der Schlüssel zur ganzheitlichen HR-Automation. Sie ermöglicht KI-Agenten, die eigenständig Entscheidungen treffen und Prozesse ausführen, während sie auf Regelwerke, Datenbanken und Dokumente zugreifen. Dadurch verändern sich Strukturen, Rollen und Möglichkeiten im Personalwesen grundlegend. In diesem Beitrag gehen wir auf die wichtigsten Aspekte und Anwendungsbeispiele von agentischer KI sowie von KI-Agenten ein.

So kann man Maßnahmen analysieren und anpassen

Wie bei jeder Maßnahme ist es für alle Beteiligten wichtig zu wissen, ob die Maßnahme erfolgreich war. Wenn ja, ist das Ziel erreicht und alle sind „glücklich“. Der Prozess kann abgeschlossen werden. Wenn nicht, sollte man versuchen, den Grund für den nicht eingetretenen Erfolg zu identifizieren, um gegebenenfalls die Maßnahme anzupassen oder eine andere Maßnahme zu wählen. Der Prozess beginnt wieder von vorne.

Die systemgestützte Durchführung und Verwaltung der BEM-Fälle bieten noch weitere Vorteile: In der Cockpit-Ansicht des Systems hat man stets einen aktuellen Überblick über alle laufenden BEM-Fälle, deren Status und nächste Schritte. Diese Informationen lassen sich auch in Reports auswerten und so kann man z.B. auf einen Blick sehen, wie sich die Anzahl oder auch die Laufzeit der BEM-Fälle im Verlauf der Jahre unternehmensweit oder bereichsspezifisch entwickeln.

Und nicht zu vergessen: Auch diese Daten muss man ggf. wieder löschen. Bei einer systemgestützten Verwaltung kann DSGVO-konformes Löschen wesentlich einfacher umgesetzt werden als dies mit den üblichen manuellen Mitteln wie Outlook-Kalender, Excel-Liste, Fileablage und E-Mail-Kommunikation) jemals möglich ist.

Benefits der ESCRIBA BEM-Zentrale im Überblick

• Flexible Übernahme oder Nutzung der Daten anderer Systeme (z.B. SAP, Workday, Oracle, etc.)
• Anbindung ​mehrerer unterschiedlicher Systeme ​gleichzeitig
• Rückschreiben der Ergebnisse in angebundene Systeme möglich
• Erfassung BEM-berechtigter Mitarbeiter und Start des BEM-Prozesses
• Terminplanung
• Automatisierte​ Erstellung des Schriftverkehrs zwischen Personalabteilung und Mitarbeiter/Mitarbeiterin
• Cockpit zu allen laufenden​ BEM-Prozessen
• Prozessdokumentation und​ Ablage der Dokumente
• Auswertung von Fälligkeiten z.B. Erinnerung, Nichtannahme, Beendigung
• Analyse und Auswertung der BEM-Fälle
• DSGVO-konformes Löschen der Daten nach Abschluss des Prozesses

Folgen Sie ESCRIBA auf LinkedIn, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben.